當今社會，會議作為一種集中人的智力來討論議題的活動形式已隨處可見，而且開會議題在現代企事業單位的發展中顯得越來越重要。《職業教育文秘專業教育用書：會議實務》首先對會議進行了總的介紹，然後逐步、逐項地進行詳細的闡述，以會前、會中、會後的順序講述了會議中復雜的會務工作，又對會議的主持人、與會人員的工作事項進行了詳細的分析、介紹。

金炳良，1988年畢業於南開大學，高級講師，上海市行政管理學校文秘專業主任。上海市秘書學會會員，理事；上海市中等職業學校文秘專業教學標準開發中心組成員；上海市中等職業學校文秘專業中心組成員。

項目一 了解會議工作
任務一 為什麼要召開會議
任務二 召開什麼類型的會議

項目二 會議前的準備
任務一 會議要素的確定
任務二 制訂會議的籌備方案與會議應急預案
任務三 制發會議通知
任務四 其他會議文件的準備
任務五 會場布置
任務六 制作會議證件
任務七 會議議程的擬定
任務八 其他準備工作
任務九 書寫開幕詞和講話稿

項目三 會中服務及工作
任務一 接站、報到、發放材料
任務二 會議信息的收集
任務三 會議選舉工作
任務四 會議記錄和會議簡報
任務五 會議決議和閉幕詞
任務六 會中其他服務工作

項目四 會議後的組織工作
任務一 會議的傳達與催辦
任務二 會議文書的立卷歸檔
任務三 會議送別工作
任務四 清退會議文件
任務五 整理會場
任務六 會議成本的決算
任務七 會務工作的總結
任務八 會議紀要

《職業教育文秘專業教育用書：會議實務》：
這裡所研究的會議文件形成的基本程序，是就秘書個人或秘書班子撰寫會議文件而言；而且，為了保持所研究的問題的完整性，把會議召開後有關會議文件形成的程序一並介紹。
會議文件形成一般有如下環節。
（一）提出起草會議文件的任務
會議領導者根據會議活動的客觀需要，向會議秘書提出起草會議文件的任務。確定起草哪幾種會議文件，必須遵循“會議文件要精簡”的原則。會議領導者一經確定會議文件，會議秘書要視作自己的重要任務去完成。
（二）起草會議文件初稿
會議秘書在充分準備的前提下起草會議文件初稿。起草會議文件初稿一般按照以下步驟進行。
1.調查研究
特別是體現會議主要精神的有關文件，要聽取相關方面的部門、單位的意見。
2.收集有關的信息資料
如歷來文獻、有關規定、國內外動態、典型經驗、突出問題等。
3.醞釀構思並形成提綱
要在收集大量材料的基礎上，形成新的認識、新的思想，並使觀點和材料統一，使會議文件的腹稿條理化、清晰化。
4.再次領會會議領導者的意圖
向會議領導彙報提綱，並請會議領導對提綱提出意見，使將要起草的會議文件更符合會議領導的意圖。
（三）修改會議文件初稿
根據與會人員的意見修改會議文件初稿。除會議通知、會議請柬在會議召開前早已下發外，大部分會議文件的初稿都需在會議活動中加以修改。如開幕詞，往往在預備會議上聽取修改意見；如果不開預備會議，也要在部分有關人員中聽取修改意見。與會人員的意見往往是分散的，要加以集中整理，分析比較，充分吸收正確的意見。
（四）形成正式的會議文件
經具有法定職權的會議領導或有關領導審核、簽發，纔能形成正式的會議文件印發。會議秘書起草的會議文件，不經領導簽發，不能作為正式文件下發。會議文件的簽發人，必須是與會議活動相對應的領導。例如，廠長辦公會議，有權簽發人是該廠廠長；學術會議，有權簽發人是該學會會長。有些文件，如簡報，可由會議領導授權的會議秘書組負責人簽發。有權簽發人簽發後，纔形成會議正式文件。除有些文件另外規定生效時間外，此簽發時間即為文件生效時間。二、會議文件形成的基本原則
從會議文件形成的基本程序中，我們可以看到，形成會議文件必須遵照如下原則。（一）應在會議領導者的主持下進行，體現會議領導者的意圖會議秘書在撰寫會議文件的過程中，會形成自己的思想和認識，這些思想和認識必須與會議領導者的意圖保持一致。如果與會議領導者的意圖發生分歧，可以向會議領導者提出建議，但如果會議領導者不予采納，則不能強加在會議文件中。
（二）充分吸取與會人員的正確意見，準確反映會議精神會議領導者的意圖是在會議活動中不斷豐富和發展的，因此，會議秘書在修改文件初稿、形成正式文件時，要根據會議領導者的指示，充分聽取與會人員的各種意見，並把正確的意見吸取進會議文件中。
（三）應與會議的內容相符合，與會議領導者的職權劃分相對應
會議文件內容中所提出和決定的問題，應該是本次會議有權討論、處理的問題，對此範圍以外的問題，會議文件不能涉及。會議文件的最後定稿權，屬於相應的領導者，其他人如果沒有該領導者授權，不可自行定稿印發。三、會議文件件寫作的基本要求
會議文件寫作除了需要遵循寫作的一般要求外，還有其特殊的要求。
（一）擺正寫作與會議的辯證關繫
這是對寫作態度的要求。這個要求包含兩層意思：一是就作用而言，會議秘書寫作的會議文件，對會議有很大的推動作用，但是會議文件畢竟是會議主要精神的結晶，是為會議服務的。因此，會議秘書在寫作文件時要把握好“推動”與“服務”的關繫，既要“高瞻遠矚”，反映現代的、先進的、正確的思想觀念，又要善於“瞻前顧後”，考慮到會議的實際內容，當時當地的實際情況，不可把超越會議實際內容、實際情況的思想觀念強加在會議文件中。二是就對像而言，會議秘書在寫作時，很難避免把自己的思想觀念滲透進會議文件中，但會議文件畢竟不是作者自己的署名文章.而隻能是會議出席者共同的思想觀念的反映。因此，會議秘書必須處理好“執筆者”與“與會者”的關繫，寫作時既要深思熟慮形成思想認識，又要實事求是反映客觀現實。
（二）行文格式應符合有關規定
這是對寫作文體的要求。會議文件屬於公文，它和其他公文一樣，在人們長期的寫作實踐和使用中，根據需要，不斷改進，不斷提煉，逐漸形成固定的格式。這些格式約定俗成，已成為規範。規範化的格式不僅保證了會議文件在形式上的統一要求，也保證了會議文件的簡潔明了和使用的便利有效。因此，會議秘書必須懂得有關的文體知識，按規範化的格式行文，而不可隨心所欲，自搞一套。寫作會議文件，要正確書寫標題、編號、稱呼、正文、署名和日期、附件、密級等。
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