本次修訂主要結合*新行業標準進行內容更新。**、二章主要從文體角度介紹文書、商務文書以及公文寫作基本規律，第三至八章以文書寫作的典型案例導入有關內容，繫統闡述各類文書寫作的特點、要領，第九章即本書*後一章，以介紹商務文書處理方法為收尾，為學生全面繫統地領會各類文書的處理方法與技巧，提供了有利條件。

姬瑞環，北京電子科技學院副教授，秘書學科帶頭人。國家秘書職業資格鋻定專家委員會委員、中國高教秘書學專業委員會理事、國家秘書職業資格鋻定專家委員會委員、北京市人事考試中心專家組成員、北京高等秘書學院客座教授。主要研究領域為：秘書與辦公室業務、應用語言學、公文寫作、檔案學、毛澤東的寫作藝術等。主講課程包括“公文寫作”“秘書與辦公室業務”“公文與新聞寫作”“辦公室主任業務能力提升”等。出版有《秘書學教程》《商務文書寫作與處理》《常用公文寫作方法與技巧》《講話稿寫作方法與技巧》多部教材。

第一章 文書寫作基礎 1
第一節 認識文書、公文與商務文書 1
第二節 公文寫作述要 9
第二章 商務信函與商務軟文的撰寫 21
第一節 信函寫作概述 21
第二節 商務書信 28
第三節 商務傳真、商務電子郵件 45
第四節 商務軟文 50
第三章 商務禮儀文書的撰寫 62
第一節 商務禮儀文書的寫作要求 62
第二節 禮儀函電 64
第三節 禮儀致辭 71
第四節 禮儀帖卡 77
第四章 商務管理與事務文書的撰寫 88
第一節 商務管理與事務文書概述 88
第二節 商務計劃 94
第三節 商務總結、商務報告 99
第四節 規章制度 107
第五節 備忘短信 111
第五章 商務契約文書的撰寫 122
第一節 意向書、協議書 122
第二節 合同、財產租賃合同 127
第三節 業務洽談紀要、建設項目計劃任務書 135
第四節 招標書、投標書 139
第六章 商情調研文書的撰寫 146
第一節 市場調查報告 146
第二節 市場預測報告 151
第三節 可行性研究報告 155
第四節 經濟活動分析報告 164
第七章 通用公文的撰寫 173
第一節 決定、批復 173
第二節 通知、通報 183
第三節 請示、報告 200
第四節 函、會議紀要 206
第八章 商務文書處理方法 216
第一節 商務文書的制發與傳遞 216
第二節 商務文書的接收與處理 219
第三節 商務信息的歸檔保存 221

閱讀提示
在辦公室工作的人們發現，文書與公事總是如影隨形、相伴相生。隻要你進入辦公 室，就會主動或被動地與各類文書材料打交道，要麼是辦理文書中涉及的公務事項，要麼是辦理公務事項中離不開的文書。起草和處理各類文書材料，是廣大公務員和公司企業文秘人員日常工作的重要內容。本章旨在對文書的特點、功能、種類、格式以及文書起草的主要特征、基本流程、規範要求等方面的基礎知識作簡要介紹，為大家學習和掌握後幾章的內容、承擔好“以文輔政”工作奠定必要的知識基礎。
第一節 認識文書、公文與商務文書
一、認識文書
（一）文書與人們如影隨形
文書是一種客觀事物，文書的制作和使用是一種普遍存在的社會現像。職場中的你、我、他，幾乎每天都與文書面對面，或者直接使用文書辦理有關事務。與機關干部、公司辦公室職員朝夕相伴的，是各種類型的公務文書———請示、報告、通知、通報、公函等。辦公室人員為了制發、處理和管理這些文書而忙碌不停，所謂“辦公”，其實大量的工作是在辦理應用於公務活動中的各類文書。
在廣播電視中，在閱報欄裡，在很多公共場所，人們時常聽到看到名目繁多的各種文書。即便是走在大街上，布告欄裡張貼的公文也時常映入大家的眼簾。過去保存在機關辦公室或鎖在文件櫃中的紅頭文件，已經走到了大家的面前。 以上主要是從公文的角度來說的，其實，還有大量的商務文書和私人文書。比如，商務文書中的合同、協議、信函、報價單、邀請函、招投標書等;再如私人文書中的日記、自傳、年譜及著作手稿、私人書信、私人契約乃至墓志、遺囑等，文書是一個種類繁多的大家族。 概括而言，有人類活動的地方，就一定會有文書的形成和使用;有機關單位或公務企業的處所，就一定會有公文和商務文書的產生和使用。文書是在人類社會實踐活動中形成的，其形成主體既可以是黨政機關，也可以是公司企業，還可以是公民個人。文書具有直接的應用價值，是按照特定格式制作並以書面文字形式為載體的信息記錄。 各單位秘書人員的辛勞與智慧，很大一部分已經固化到文書的字裡行間。
（二）文書形成的社會歷史條件
文書不是從來就有的，而是人類社會發展到一定階段的產物。認識這一點，有助於了解文書的起源和由起源所決定的基本特征。
1.文字的形成和使用是文書產生的必要條件
文書是依賴文字記錄信息的。文字並非與人類同時產生，而是伴隨著人類自身的進步而形成的一種具有特定含義的書寫符號。人們根據某種需要，將文字或刻於甲骨、或銘於鐘鼎、或書於縑帛，乃至後來大量使用紙張記錄事情和表達思想。文字克服了人類早期語言“難以留於異時，難以傳於異地”的局限性，克服了結繩、契刻等記事表意方法標準不一、含義難以限定的局限性，能夠準確地表示人們的思想意圖。可見，如果沒有文字，今天的文書也就無從談起。
2.階級和國家等社會組織的出現是文書產生的充分條件
隨著社會生產力的發展進步，人類歷史上出現了不同利益集團，並最終形成了階級和社會組織的最完備形式——國家。國家統治階級為了表達自己的意志，強化對社會生活的控制與管理，必須找到一種恰當的管理工具——能夠克服時空局限、準確傳達意圖和有效溝通信息的工具。於是，文書就走上了人類現實生活的舞臺，並歷經數千載而綿延不絕，沿用至今。可見，沒有階級和國家的產生，今天的文書同樣無從談起。
斯大林在《馬克思主義與語言學問題》中指出:生產往前發展，出現了階級，出現了文字，出現了國家的萌芽，國家進行管理工作，需要比較有條理的文書。我國民國期間的著名學者徐望之在《公牘通論》中講:“人類有政治之組織，即有法令;有文字之法令，即有公牘。”此處的“公牘”指的就是用於公務的文書。這些論述表明:當人類開始用文字形式記錄實踐過程和結果的那一刻，當人類歷史上出現了階級和國家的萌芽時，作為國家統治階級必然要采用文字形式，表達言行主張，固化思想意圖，並試圖將這些言行主張和思想意圖傳諸後世，在這樣的社會歷史條件下，文書也就應運而生了。
總之，文字的出現和繫統使用，使得文書的產生成為可能;階級和國家的出現，是一種巨大推動力量，使文書的產生和使用變成現實。