《文書學（第四版）（新編21世紀檔案學繫列教材）》是“十二五”普通高等教育本科國家級規劃教材、北京高等教育精品教材。在繼承前三版教材精華的基礎上，本教材繼續突出理論性和實用性，並且與同類教材相比，具有以下三方面獨樹一幟的顯著特點：
（1）新穎性。本教材基於現代辦公環境，依據黨和國家有關文件管理的新標準、法律法規，全面升級教材內容，不僅吸納新研究成果、講解新前沿知識，還配備新的例文、案例和附錄，並將新的信息技術融入公文的制作、處理等流程中。
（2）立體性。為更好地滿足教與學的需求，本教材除配套提供各章節詳盡的教學PPT之外，還同步配備豐富多彩的網絡資源庫，為讀者打造數字時代的立體教材和教學網站（http：//wenshuxue.crup.cn），既為教材內容的擴展延伸與實時更新提供平臺，也是對讀者的增值服務與回饋。
（3）交互性。本教材不僅一如既往地根據廣大讀者的反饋不斷升級內容、完善形式、服務，還在配套網站上新增三重交互功能：一是提供思考練習題和案例分析的參考答案要點，幫助讀者實時自我評估；二是讀者可參與網絡資源庫建設，教學相長、共建共享；三是與常用社交媒體鏈接，滿足讀者之間的互動以及教學群體的社交需求。
本教材是新中國成立以來素有“文書學”課程、教材誕生地和播種機之美譽的中國人民大學三代教育專家不懈努力的成果結晶，在全國同類教材中具有領先地位，是高校課堂教學、單位崗位培訓、個人自學成纔的良師益友。

王健，中國人民大學信息資源管理學院教授，中國人民大學首屆“十大教學標兵”，全國文獻工作標準化技術委員會委員；美國密歇根大學高級訪問學者，國際檔案理事會教育培訓指導委員會副主席；全國MPA核心課程“公文寫作”師資培訓班授課專家。主要研究方向為文書學、電子文件管理。

徐擁軍，管理學博士，中國人民大學信息資源管理學院教授、博士生導師，《檔案學通訊》雜志社執行總編輯，中國人民大學人文北京研究中心/北京市人文北京研究基地（北京市哲學社會科學研究基地）執行主任，教育部高等學校檔案學專業教學指導委員會秘書長。主要研究方向為檔案學基礎理論、知識管理、公文寫作。

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第一篇 現代辦公環境中的文件與文件工作
第一章 現代辦公環境中的文件家族
第一節 文件的概念、特點與功能
第二節 公文的種類與稿本
第三節 文件生命周期理論
第二章 現代辦公環境中的文件工作
第一節 文件工作概述
第二節 文件工作的組織與管理
第三節 文件工作人員的培養
第四節 文件工作的發展趨勢
第三章 文件工作的基本規則
第一節 文件工作基本原則
第二節 行文要則
第三節 文件工作制度

第二篇 公文寫作規範與技巧
第四章 公文寫作要領導航
第一節 公文寫作目的與特點
第二節 公文寫作的基本流程
第三節 公文寫作的基本要求
第五章 公文用語規範與技巧
第一節 公文文體特征
第二節 公文表達要求
第三節 公文修辭與專用詞語
第四節 公文常見要素的表述方法
第六章 公文格式規範
第一節 公文格式的特點
第二節 公文格式要素及其編排規則
第三節 公文格式模板設計
第七章 常用公文撰寫舉要
第一節 決議、決定、命令（令）
第二節 公告、通告、公報
第三節 意見、通知、批復
第四節 請示、報告、議案
第五節 通報、函
第六節 會議記錄、紀要、簡報
第三篇 OA平臺上的公文處理
第八章 公文處理概述
第一節 公文處理程序概述
第二節 OA環境中的文件、檔案一體化管理
第三節 公文處理流程再造
第九章 公文處理流程
第一節 發文處理流程
第二節 收文處理流程
第三節 收發文管理環節
第四節 網絡環境中的公文流轉
第十章 辦畢文件的處置
第一節 辦畢文件的去與留
第二節 案卷級整理方法
第三節 文件級整理方法
第四節 “雙套制”歸檔

附錄１ 黨政機關公文處理工作條例
附錄２ 黨政機關公文格式
附錄３ 歸檔文件整理規則
附錄４ 電子文件歸檔與管理規範
附錄５ 標點符號用法
附錄６ 校對符號及其用法
附錄７ 相關標準、法律法規
參考文獻
關鍵術語索引

第一章現代辦公環境中的文件家族

第一節文件的概念、特點與功能

一、文件的概念

文件是社會組織或個人在各項活動中形成的、具有特定效用的憑證性信息記錄。

在我國的理論著述和日常工作中，“文件”一詞常與“文書”“公文”通用。

從詞源上來看，“文書”一詞出現最早，在《漢書·刑法志》中有“文書盈於幾閣，典者不能遍睹”的記載；“公文”一詞最早見於《後漢書·劉陶傳》“但更相告語，莫肯公文”；“文件”一詞出現於清末，在《內閣屬官官制》中有“掌本閣公牘文件”的記載。有趣的是，上述記載針對的都是公文。

“文書”與“文件”是兩個十分相近的概念，其區別主要源於詞源的產生歷史與約定俗成的使用慣例。我國清代以前沒有“文件”一詞，故常把歷史上形成的文件稱為“文書”，而多把當代形成的稱為“文件”（特別是新型載體，如“電子文件”）；此外，“文書”一詞由於使用較早，因此產生了一些引申含義，如可指代從事相關工作的人員，我國軍隊繫統中至今仍沿用“文書”這種職業稱謂。

“公文”概念包含於“文件”概念之中。從形成者和使用範圍的角度來看，文件可分為公文與私人文件兩大類。公文指社會組織在公務活動中形成的具有法定效力和規範體式的憑證性信息記錄；私人文件指個人、家庭、家族在處理自身事務的活動中形成的信件、筆記、書稿、契約、證書、遺書、家（族）譜等憑證性記錄材料。“公文”概念的提出主要是為區別於私人文件，無論是國外還是國內，公文均是文件的主流。這也是文書學教材幾乎所有內容均圍繞公文展開的原因所在。

文件作為記錄的方式和管理的工具很早便產生於各國，不僅有公文和私人文件之分，現行文件與歷史文件之分，也有狹義文件和廣義文件之分。各國基於不同的視角對文件定義的表述不盡相同，總體而言，可將其概括為廣義和狹義兩種定義類型。

（一）廣義型的文件定義

廣義型的文件又稱泛指型定義，文件的形成者不局限於特定的範疇，而是涵蓋了所有的公私機構、組織和個人；文件的外延覆蓋了文件的整個生命周期，既包括現行文件也包括已轉化為檔案的歷史文件；文件的類型和載體幾乎無所不包，表述更為抽像、概括；文件定義的屬概念大多采用“信息”或“信息記錄”，突出文件的信息屬性，將文件管理納入更為廣泛的信息管理領域。

文書學是一門以文書和文書工作為研究對像的應用性學科。文書和文書工作作為存在於各類機構的一種普遍的社會現像，與機構各類活動同步產生、運行，發揮著特殊功效，成為各類機構開展行政管理活動和業務活動不可或缺的重要工具、信息通道和運行支柱。文書和文書工作伴隨著人類的文明史歷經數千年的發展，如今又與社會一同踏入電子時代、進入現代辦公環境、跨上網絡平臺。在歷久彌新的發展與演進過程中，文書學的研究範疇、研究焦點和研究方法一直與社會和機構的改革創新同步發展，“文書”和“文書工作”的習慣性稱謂也漸漸為現代慣用語“文件”和“文件工作”所取代。
文件是社會組織或個人在各項活動中形成的、具有特定效用的憑證性信息記錄。文件家族有公務文件（以下簡稱公文）和私人文件之分，無論是國外還是國內，公文均是文件的主流，這也是文書學教材中的內容通常主要圍繞公文展開的原因所在。本教材定位於公文的管理，順應當代人的語言習慣（特別是隨著新型載體文件如電子文件的出現），書中多用“文件”“公文”，“文書”一詞較少使用。
文件工作是指應機構開展各類業務活動的需要，醞釀生成文件直至辦理完畢予以有效管理的全部活動，包括文件的撰制、傳遞、運轉、處理、整理編目、檢索查閱、歸檔保存等各項管理活動。
在現代辦公環境中，特別是伴隨著電子文件的大量湧現以及近年數字轉型的全球背景的出現，在外部環境與自身發展規律的雙重影響下，文件與文件工作呈現出一繫列新特點，面臨諸多新挑戰。文件的種類、處理方式、管理理念與管理方法，文件工作的內涵外延、管理規則、組織形式，文件工作人員的知識結構和素質要求等都相應地發生了一繫列變化乃至劇變。無論是理論研究人員還是一線工作人員，無論是行政管理人員還是業務人員，無論是身處決策層、管理層還是身處操作層，都必須了解和把握文件與文件工作的發展趨勢，研究新領域，拓展新思維，學習新知識，掌握新技能。無論是專職負責還是間接協同，文件與文件工作都是機構依法行政、開展業務活動的重要工具，具有全員參與和全程管理的特點。
對現代辦公環境中文件與文件工作的研究與探討，既是現代文書學研究的邏輯起點，也是本教材的定位基點。總體而言，本教材具有前沿性、權威性、新穎性、實用性、生動性、互動性等諸多特點。
本教材基於現代辦公環境，根據新世紀特別是2012年以來黨和國家關於公文處理的一繫列最新規範，吸納前沿研究成果，融入現代管理理念，全面升級、完善內容，力爭滿足校內專業教學需要，同時滿足社會上特別是黨政機關現代公文寫作與處理繫統培訓的用書需求。本教材繫2005年（第一版）、2011年（第二版獲“北京高等教育精品教材”稱號）、2015年（第三版）同名教材的修訂版，根據十幾年來教材使用過程中來自高校師生、校外崗位培訓主管及學員的鼓勵與建議，保留了原教材的精華，對篇章結構和相關內容進行了更新、調整、補充和升級，納入了更多關於現代辦公環境中所需知識和技能的講授內容。2020年新《檔案法》的頒布，對作為檔案管理前端的文件管理提出了新的要求，這也是本版教材修訂的重要依據之一。
本教材以培養高級行政管理人纔為基點，通過換腦筋（置身現代辦公環境，基於電子政務及OA平臺）、更新知識（講授最新管理理念和最新規範）、培養動手能力（培養各單位急需的“筆杆子”和文件管理人員）等全方位舉措，培養具有復合型知識結構和實際工作能力、滿足大量社會需求的高質量人纔。
本教材的編寫原則是，力爭通過內容的創新、知識的更新、顯著的實用性，緊貼電子政務環境，借鋻其他學科及國外教材靈活多樣的表現形式，克服教材內容固有的枯燥和傳統教材的“獃板”，吸引學生，讓學生在“我想看”“我願學”的氛圍中掌握知識。最新的理念、規範、實用技巧，大量取自一線實踐部門的豐富案例及文例點評，旨在滿足校內學生缺乏實踐，校外在崗人員未經繫統培訓、不了解最新規範和正確方法而產生的雙重需求。
本教材共分為三篇，全面展示了文書學的最新理論研究成果、政策規定和方法技能。教材內容、文例、案例均力爭選用最新研究成果和最新資料。
第一篇，現代辦公環境中的文件與文件工作。闡釋文件的特點與功能，文種及其選擇規範，電子文件以及電子時代文件生命周期理論的發展；現代辦公環境中文件工作的新特點與新趨勢，新範疇與新領域，新規則與新內涵；文件人員的角色定位與職能拓展，文件工作機構的設置與變遷；等等。
第二篇，公文寫作規範與技巧。闡釋公文寫作的要領、基本要求、步驟與關鍵環節，公文格式最新規範、用語技巧，附大量實例，輔以點評，全方位闡釋常用公文的撰寫方法。