第—部分 徹底放下工作與人生中“無用的八成”

第—章 仔細找出身邊的“無用之事”

01 學會像工作效率高的人一樣放下某些工作

02 在決定“要做哪些事情”之前，先決定“不做哪些事情”

03 隻做“真正必須要做的事情”

04 “空間、時間、人”與工作的密切關繫

05 清點工作，判斷其“當下是否有必要”

06 想要避免“因找東西浪費時間”？從扔東西開始

07 減少無用的物品後，你纔知道你曾浪費了多少時間

08 發現那些被浪費的時間後，就能發現無用的行動與無用的人際關繫

09 找到自己人生中“重要的兩成”，並徹底放棄其餘“無用的八成”

本章·要點總結

第二章 剔除身邊那些“無用之物”

01 桌面上隻擺放少量的必需品

02 不使用抽屜和收納箱

03 文件看完即扔，從根本上杜絕打印和復印

04 把所有文檔內容濃縮在一張A4紙內

05 不在電腦桌面上放任何文件或文件夾

06 放棄郵件開頭的寒暄語

07 包裡的物品永遠放在同一位置

本章·要點總結

第三章 從根源上杜絕“被浪費的時間”

01 出門前不糾結於穿搭

02 不要立即回復郵件

03 在郵件標題中注明正文內容，正文部分也要盡量簡短

04 減少選擇，從根本上讓自己“無須選擇”

05 徹底排除那些分散自己注意力的因素

06 放棄“等待的時間”

07 放棄無意義的人脈和不重要的聚會

本章·要點總結

第四章 清理掉大腦中“無用的情緒”

01 放下自負和虛榮

02 放下無意義的執著

03 放下個人喜惡

04 放下多餘的顧慮——忖度

05 放下“業界常識”和“沒有先例”

06 放下慣有的方式

本章·要點總結

第五章 放棄妨礙工作的“無用之言”

01 不說“我個人認為……”

02 不說“好像是……”“感覺是……”

03 不說“這樣不是很好嗎？”

04 不說“暫且”

05 不說“讓我考慮一下”“讓我研究一下”“讓我調整一下”

06 不說“我很忙”

07 不說“非常抱歉”“對不起”

本章·要點總結

第二部分 徹底打磨“關鍵的兩成”

第六章 改變語言的使用方式

01 問問“為什麼”，查明原因

02 想想“如果”，轉換自己的思維

03 想想“應該怎麼做”，再決定下一步的行動

04 尋根究底，俯瞰全局

05 激勵自我，擼起袖子加油干

06 使用數字和專有名詞，準確地說話

本章·要點總結

第七章 優化時間使用法

01 制作時間表，讓時間分配可視化

02 以“30分鐘”為一個時間單位安排日程

03 向全員公開自己的全部日程安排

04 提前設定會議議程

05 召開商討會時要當場得出結論

06 提前準備文檔的制作模板，以便在各種情況下迅速復用

本章·要點總結

後記

培育能力的事必須繼續不斷地去做，又必須隨時改善學習方法，提高學習效率，纔會成功。

——作家、教育家  葉聖陶

效率是做好工作的靈魂。

——英國政治家、文學家  切斯特菲爾德

世界上隻有兩種物質：高效率和低效率；世界上隻有兩種人：高效率的人和低效率的人。

——愛爾蘭劇作家  蕭伯納

工作中重要的提高效率。

——英國劇作家、政治家  約瑟夫·艾迪生

想要避免“因找東西浪費時間”？從扔東西開始

    我意外地發現，其實“找東西的時間”也算是一種時間上的浪費。某項調查結果表明，人們每天平均要花10分鐘來找東西。這樣算下來，光是在找東西這一件事上，一個月就要花5個小時左右，一年大約要花60個小時，相當於有兩天半的時間一直在找東西。這可真是太可惜了。

    必須花時間去找東西的理由很簡單——就是因為“東西太多了”。家裡和辦公室裡到處都是東西，真正需要的東西混雜在諸多無用的東西之中，所以到了真正要用某個東西的時候，怎麼也找不出來。

    那麼，為什麼一個人的物品會越變越多呢？簡單來說，就是因為光買不扔。特別是在當今時代，我們不僅可以在實體店裡購物，還可以在網上輕松購物，和以前相比，購物的次數顯著增加了，相應地，自己擁有的物品數量也在不斷增加。但如果你買了一些東西，同時也相應地扔掉了一些東西，這樣物品的總量就不會增加了。

    但扔東西這件事情看似簡單，其實很難。在日本，各種垃圾的回收日都是固定的，所以必須分開處理各種可燃垃圾、不可燃垃圾、易拉罐、瓶子、大件垃圾以及可回收垃圾，等等，非常麻煩。另外，想把書以及其他用不到的東西拿到二手市場上賣掉，或者在網上賣掉，也需要很多手續，十分麻煩。盡管麻煩，但如果不扔掉一些用不到的東西，我們自己的住處就會變得越來越擁擠，花在找東西上的時間也會越來越多。

    近“整理收納”“斷舍離”“極簡主義”等詞語非常流行，把不需要的物品通通扔掉，讓生活變得更簡單，這種純粹的生活方式備受關注。但突然要丟掉很多東西，想必大部分人都很難做到吧。所以，我的建議是，每天都扔掉一點兒東西。

    工作、學習、運動，很多事情隻要每天孜孜不倦地堅持下去，都會一點點地進步。幾年、幾十年累積下來，每個人都能完成很多事情。同樣地，如果把扔東西當作一項任務，每天堅持下來，總有一天會看到顯著的效果。

    我每天也會要求自己扔一定數量的東西。心情不好的時候就隻扔一點兒東西，差不多兩到三件物品；時間富裕、心情舒暢的時候，我有時會一口氣扔掉100件東西。多年來，我一直保持著這種習慣，得益於此，我擁有一個整潔清爽的工作環境和生活空間。生活空間整潔干淨，整個人的心情也會舒暢輕松許多，工作和生活也會進行得更加順利。另外，把必要的東西放在固定的位置上，這樣我們就無須浪費時間來找東西，也就可以把這些原本用來找東西的時間用在做其他更有意義的事情上了。

    此外，和減少實際的物品一樣，我們也需要減少電腦和手機裡無用的信息。如果電子設備中存儲了大量無用的信息，要找到必要信息時就需要花費大量的時間。有人覺得“直接使用檢索功能不就好了嗎？”但回憶檢索關鍵字的時間本身就是不必要的時間，而且很多情況下我們終也無法檢索到自己想要的信息。所以我建議大家從一開始就不要存儲太多的信息。定期檢查電子設備上的文件和應用程序，如果某個文件不需要了，某個應用軟件不使用了，那就果斷刪除和卸載了吧。

POINT

    減少無用物品，不浪費時間去找東西，一年就可以下60個小時（兩天半）的時間。

徹底排除那些分散自己注意力的因素

    想要高效利用時間時，或是想要在較短時間內完成工作時，重要的一點就是要“集中注意力”。為此，我們必須徹底排除會分散自己注意力的因素。這些干擾因素大多是通過視覺與聽覺來分散我們的注意力的。

    首先，讓我們來談談視覺方面的干擾因素。

    在第二章的“01 桌面上隻擺放少量必需品”中我也說過，為了集中注意力，我們必須做到在視線範圍內隻擺放一些必需品，不要讓一些不必要的多餘物品出現在眼前，這一點非常重要。例如，用電腦辦公時，盡量讓自己的眼前隻有電腦屏幕，文件、文具、日歷、馬克杯等物品都要放在遠離視線的位置上。如果自己的視線中有工作對像以外的東西，那我們就很容易因為看到它們而導致注意力中斷。即使每次僅僅留意了0.1秒，累積起來也會造成相當大的時間損失。

    我這個人比較神經質，在公交車上看書時，如果周圍人用手機玩起了遊戲，我就會很在意對方的手指動作，導致自己無法集中注意力看書。如果對他人的動作太過在意，我就會把書簽夾在眼鏡腿裡，讓自己看不到對方的手指動作。如果有人類專用的賽馬戴的馬眼罩（限制賽馬視野的馬具），那我肯定會買入。

    接下來，讓我們來談一談聽覺方面的干擾因素。

    當我集中精力工作時，比起視覺上的干擾因素，聽覺上的干擾因素更能影響我。我幾乎不怎麼接打電話，也關閉了手機的通知功能，所以當我在家或者在事務所工作時，我幾乎不會被外界的聲音打擾到。問題主要發生在我去事務所以外的地方工作的時候。比如，當我在公交車裡看書的時候，我會很在意周圍人的對話聲，從而導致自己無法集中注意力。每當此時，我就會使用耳塞。本來在準備稅務師考試時，為了在喧囂聲中也能集中注意力學習，我纔開始使用耳塞的，但如今已經成了習慣，怎麼也改不掉了。現在的耳塞也在不斷更新換代，隔音能力也越來越強了。如果你也因為太過在意身邊的聲音而無法集中注意力，那推薦你使用一下隔音耳塞。

POINT

    為了集中注意力工作，不要在視線範圍內擺放無關的物品，此外你還可以根據個人情況使用耳塞來隔絕外界的雜音。

以“30分鐘”為一個時間單位安排日程

    前一節中介紹的“時間表”是以兩個小時為一個時間單位劃分的，其實在制作時間表時沒必要拘泥於此。

    如果你覺得把時間區間劃分得更細一些更適合自己，那你完全可以按照自己的需求劃分。時間區間的劃分單位越小，“deadline”的效果就越好，工作效率也會更高。例如，你可以以30分鐘為一個時間單位制作時間表。將時間區間劃分得比較小，制作時間表的時間成本就會比較高，做起來也會比較麻煩。但如果你能切實地按照時間表的規劃工作，那你的工作效率會越來越高。大家不妨試一試這個方法，哪怕稍微嘗試幾天，你都能感受到自己工作效率上的變化。

    我曾聽朋友談到過“番茄工作法”這種時間管理法。“集中精力工作25分鐘後，休息5分鐘”，然後重復進行這種循環。現在手機應用市場上也有很多類似“番茄鐘”的App，大家不妨一試，也許會有新的發現呢。

    決定好“時間表”的劃分區間後，我們一起來思考一下安排日程的方法吧。例如，當你有訪問客戶或是客戶來訪的安排時，或是需要在辦公室辦公時，你可以以30分鐘或是以30分鐘的倍數為基數安排日程。

09：00—10：30  在辦公室辦公

10：30—11：00  和部門負責人面談

11：00—12：30  在辦公桌上辦公

12：30—13：00  出門，經過半小時的路途後到達客戶①附近的位置

13：00—13：30  午餐

13：30—14：00  和客戶①開會

14：00—14：30  路途中

14：30—15：00  和客戶②開會

15：00—15：30  路途中

15：30—17：00  返回辦公室，繼續辦公

    上面的日程表就是按照30分鐘的時間單位安排日程的實例。如果和客戶①的開會時間超出既定計劃，就會造成和客戶②開會時遲到，所以一定要嚴格按照時間計劃，確保在30分鐘內結束會議，而且在路途中的時間也不能超過30分鐘。

    和剛剛介紹的“時間表”規則一致，按照30分鐘的時間單位安排日程時，我們會確定每件事情結束的時間，所以遵守時間計劃是重中之重。

    例如，和客戶①開會原本可能需要一個小時，但因為我們設定了“30分鐘內結束”的目標，所以具體開會前就需要做好談話要點的梳理與準備。如果可能，我們還可以提前向客戶說明本次的會議時間是“13：30—14：00”。

    如果能夠像上述這樣，在規劃日程時事先確定好事情的結束時間，那我們肯定能夠超高效地工作，而且工作的速度會越來越快。

    如果你覺得以30分鐘為一個時間單位，操作起來難度較高，那你可以將時間單位延長為1個小時，或者可以穿插安排30分鐘和1個小時的工作任務。

    總而言之，首先我們要確定時間的劃分單位，然後按這個時間劃分單位安排所有的日程。這樣一來，我們能夠自由支配的時間也會顯著增多。建議大家一定要去試一試這個方法。

POINT

   將每天的日程按照30分鐘的時間單位進行劃分，增加緊張感，找到使用時間的小竅門後，你的工作速度也自然會有所提升。