，有利於充分發揮文件的利用價值。文書處理部門進行歸檔整理可以使文件形成、處理、繫統化整理的全過程都受到嚴格的控制，保持後續形成的同一事由的文件之間的聯繫性，便於文書處理部門日常利用，從而限度發揮文件的價值。

第二，有利於提高歸檔整理工作的質量。文書處理部門的工作人員清楚文件的來龍去脈，了解文件在實際工作活動中的效用和功能。因此，文書處理部門負責歸檔整理可以做到收集完整齊全、分類明確合理，能更好維護文件之間的聯繫，正確區分文件的不同保存價值，科學劃分保管期限，提高文件歸檔整理的效率和質量。

集中整理形式，是指文件歸檔整理工作由機關綜合辦公室負責集中整理。這種形式主要適用於機關內部組織機構層次少，文件形成數量小，綜合辦公室經管整個組織的文件形成、運轉、辦理、整理工作.分散整理形式，即機關辦公室與各組織機構分別承擔歸檔文件整理工作。這種形式適應於機關內部機構層次較多，並相對穩定，各機構自身形成、處理的文件數量大，辦公室與各職能部門均獨立負責本部門職權範圍內的文件工作。復合整理形式，是指集中與分散相結合的整理形式。適應於機關內部有兩層及兩層以上的機構，可以根據駐地、業務分工、文件數量等情況采取集中與分散相結合的歸檔整理形式。