如果其他溝通方式行不通，我們還可以召開一個會議。會議已經成為職場上交換信息、分享觀點的標準默認形式。我們通常不考慮其他形式，即便其他形式可能會節約時間，並達成更多目標。
    今天我們要為一周的課程做一些準備，探討為什麼要開會，包括正式或非正式的會議，挖掘我們一定要與人會晤的原因。我們會分析每個案例中的會議是如何實現目標的，也將討論沒必要舉行的某些會議。
    在今天的課程中，我們也會探討，人們花了多少時間來開會，而與會者感覺有多少時間被浪費掉了。此外，我們還要了解，如何判斷會議是實現商業目標的途徑，抑或其他形式更好。在理想狀態下，會議是一種契機，讓人們為了已有的共同利益或是為了發展共同利益而集合起來。會議結束時，一些事情應該有所改觀——參會者可能就新事物達成共識，或者發現了新事物，或者改變了曾經的看法。無論這個會議的目的如何，它都應該產生立竿見影或是遠期的改變。一個會議應該：
    ·擁有目標。
    ·將有共同利益的人們集中起來，以實現這個
    目標。
    ·產生改變。
    一個好的會議是聚焦在行動上的。它不是一個簡單的清談俱樂部，而是一個能夠改變現狀、具有生產力的機制。就如好的生產線能夠高效地制作出高質量的產品一樣，好的會議也能夠產生有效且高效的、焦點明確的行動。
    ·詢問參會者是否要使用幻燈片或其他補充資料。如果有，請他們提前發給你。如果對方的補充資料很重要，需要其他參會者提前閱讀的話，請在會前一周就提前發放。
    ·給對方一個截止日期和聯繫人信息，請他在此之前確認出席。即便隻是為了確認餐飲安排，這一條也很重要！
    在實際操作中，在敲定會議日程和發出邀請之前，就要選好會場地點。你應該考慮以下因素：
    ·熟悉度。
    你和參會者以前用過這個會場嗎?
    ·地理位置。
    是就地開會還是去其他場地?就地開會讓人覺得熟悉，也不費勁。大家都知道會場的位置，而且使用電話、復印機和公司的專業資源比較方便，連接上室內的網絡繫統也很便利。然而，參會者可能會覺得有其他同事在周圍，會分散注意力。如果會議地點就在參會者自己的辦公室，你會發現會議問歇後就很難再把他們召集起來，因為他們會說“我去看一下郵件”或“去處理一個緊急情況”，然後就離席，結果他們要麼不回來了，要麼就是“錯過”了會議的重點。如果到其他場地去開會，參會者能看到對此會議的成本投人，便會引起更高的重視程度和嚴肅性。外包的餐飲服務也能夠帶來一種新鮮感。由於參會者不會輕易地去查收郵件或者中途離席，你會發現他們的參與程度更深。然而，去其他場地舉行會議必然要比就地開會的花銷更大。很多機構不會給雇員補貼從家到辦公室開會的交通費，但是如果是去其他場地開會就不一樣了。若選擇後者，你要做好足夠的預算。
    會議場地離參會者的位置有多遠?他們來會場比去上班更遠嗎?開會時間太早、交通擁堵、公共交通不便利都會滋生疲憊感和糟糕的情緒。理想的狀態就是開會時，參會者保有清醒的頭腦和良好的精神面貌。P27－34