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………………

第一章 提升寫作能力——秘書的筆底有乾坤
文字表達能力是一個稱職的秘書最基本、最重要的能力，也是實現自我其他能力的基礎。可以這麼說：個人寫作的能力高低，是衡量秘書工作是否合格的重要標準。如何提升秘書的寫作能力，本章中提出了一些具體的意見與方法。
1．公文寫作，把握“六應三不應”
公文是秘書進行上傳下達時的主要工具，更是調動方方面面積極性、完成各項任務的重要保證，同時也是規範成員行為的重要準則。正因公文具有這樣的重要性，進行公文寫作便成為了秘書個人工作的一大主要方面。
曾任國務院副總理的餘秋裡對秘書的公文寫作能力極為看重，有時候，他會將秘書寫好的公文拿到手邊進行仔細的修改。修改時，他很注意以下幾個方面：公文中的內容是否與中央的精神相符合；引用的材料是否正確；提出的解決問題措施是否有力；用語是否恰當，不語句是否通順。
餘秋裡反復強調：公文一定要實實在在，不能隻講空話，應通俗易懂，不要搞花裡胡哨的東西，這些也正是秘書在公文寫作過程中應盡力達到的目的。
鋻於公文寫作本身所具有的程式化，我們總結了以下公文寫作過程中最有用的寫作技巧與方法。研究公文寫作的方法與技巧具有極其重要的現實意義與推廣價值，這些成文技巧並非通過空想與臆造而形成的東西，而是人們在長期公文寫作實踐經驗的基礎上，總結出來的、帶有規律性的方法與規則。以下就是在現實工作你有可能會運用到的公文寫作“六應三不應”：
（1）應明確公文寫作目的，確立內容與主旨
公文是應實際工作需要而制發的，是為了解決現實問題而進行的，因此，公文寫作之初，首先第一步工作就是要對行文目的進行明確，使公文主旨得以確立：
·為什麼要寫這篇公文？
·該公文是寫給誰來閱讀的？
·寫這篇公文的目的是什麼？
隻有明確了這三個問題，秘書纔下筆行文，否則便很容易出現寫不下去或者“下筆千言、離題萬裡”的情況。
（2）應了解不同的公文種類，選擇適用的行文方式
現行公文種類繁多，主要包括了命令、決定、指示、通告、通知、通報、報告、請示、批復、會議紀要、等不同類型。不同文種的公文功能各異，適用的範圍也有所不同，因此，在寫作公文之前，應先進行文種選擇。隻有選對了適用的文種，纔有可能使公文的效用得到盡可能大的發揮。
（3）應理清寫作思路，遵循思維規律
公文寫作具有較為明顯的程式化特點，同一文種、同一類型的公文寫作，其思路大致是相同的，它們都需要遵循共同的思維程序與規律，而這些規律的存在，也令公文的寫作與構思形成了定式的基礎，如：
·祈使類公文的目的與作用是使受文者得知：發文者想要做某事，並要求受文者有具體的幫助、執行或遵從，所以，其寫作思路就是，為什麼做——做什麼——怎麼做。像命令、決定、請示、批復、意見與大部分的通知、通告類祈使性公文都可以運用此類方法進行構思。
·告知類的目的與作用是為了讓受文者知道某事的發展或結果，而不要求有所行動，所以，其寫作思路便為，為什麼做——是什麼——怎麼樣。像公告、報告、通報一類的公文可以運用此方法進行寫作。
絕大部分的公文寫作都可以將思路分成這樣前後相互關聯的三個步驟，該法也可被稱之為“三段思維法”。當然，這隻是就大類而言的，若是具體到了某一文種或是某一小的類型，寫作的思路還可以劃分得更細。
（4）應遵循結構模式，進行邏輯寫作
一般公文寫作邏輯可概括為緣由——事項——要求（或結語）三部分，這三部分的常見寫作方法如下所示：
·開頭部分主要說明發文的目的、原因、開宗明義，提起下文，讓讀者知道為什麼要發文。
·事項部分則主要圍繞行文的基本意向來展開內容，進行情況的詳細敘述、問題的分析、決策的制定，並給出解決問題的方法、相關措施與具體的實施原則，讓受文者明白自己應如何做。
·結尾處則要提出要求、期望與號召，常用一些帶有強調式、總結式的模式作為正文的結束。
（5）應按公文慣用語，進行明確表達
公文屬於實用類文體，寫作時效性一般要求比較嚴格，寫作者不能如同搞創作一樣，進行文筆渲染與誇張，而是應使用規範化、定型化的公文專用語，以準確的語言來表述公文內容，並力求增強公文的簡單、莊重語言風格。
·開頭常用語包括“根據……”、“為了……”、“由於……”、“當前（目前）……”、“經……研究”等；
·過渡常用語有“現通告如下”、“特作如下決定”、“擬采取如下措施”、“為此……”、“綜上所述……”等；
·結尾的常用語主要有“特此批復”、“特此通知”、“以上報告，請審閱”、“請認真貫徹執行”等。
（6）應選擇好書寫材料，保持紙面整潔
公文書寫材料一般包括公文載體材料與公文字跡材料兩部分：
·公文載體材料：最好使用單頁十六開紙（190×265毫米），並在紙張左側留出裝訂線，橫寫橫排。書寫時應保持字體工整清晰，不可過於潦草，若是改動過多使稿面過於凌亂的話，則應重新謄抄，
·公文字跡材料：應盡量使用黑色的碳素毛筆與鋼筆，而不是使用鉛筆與圓珠筆。另外，不管是抄寫文件底稿還是打印文件，都不可使用復寫紙。
作為企業、機構權力代言的公文，表達什麼、強調什麼，以及其如何表達、如何強調等，都並非兒戲，更必須要地嚴肅與嚴謹的態度，嚴格地按照要求與客觀事實寫作，來不得半點馬虎。
2．多學多練，進行寫作基本功訓練
秘書寫作能力的高低決定著個人服務質量的好壞，而決定寫作能力的關鍵在於基本功的好壞。在日常生活中，秘書工作者是否能夠從最基本的東西學起，將有關寫作的一些小事做好，將會直接影響其日後寫作質量的高低。
寫作公文入門是許多新秘書普遍關注的問題，以下是能夠幫助訓練個人寫作基本功的一些要訣：
（1）按範文進行模仿
其實，人的許多本領與知識最初都是靠模仿獲得的，初寫公文，模仿是一個較為便捷的途徑。公文的內容雖然各有不同，但是其結構、框架、文章層次與運用語言上有著大致的相近模式，初學者在剛開始時，大可以采用“拿來主義”，進行模仿，並不斷地在學習範文內容的基礎上獲得自我寫作心得。
某機關秘書小李在剛進單位時，領導讓他將先進表彰大會上的兩篇經驗材料當成先進事例寫成公文，但是，最初小李並沒有接觸過公文，情急之下，他隻好從過去的報紙中找了兩篇稿子進行模仿。雖然後來上司對其中的一些錯誤又進行了指正與批評，但是卻對小李的筆風大為認可。
同類材料一般在模仿幾次之後便能熟能生巧，從而學會逐漸創造，形成自己的東西。因此，剛接觸公文的秘書人員不妨在平日裡積累一些所在機構中經常使用的範文，這樣，你在寫作時會更具有針對性與實用性。當然，這種模仿僅僅是在最初時應用的寫作方法，在一段時間之後，秘書人員必須要學會依靠自己獨立成文。
（2）跟著機構中的“高手”進行學習
某公司準備召開新員工動員大會，需要給總經理起草一個講話稿。該講話稿由辦公室主任牽頭，帶著公司中的幾位秘書一起起草。在最開始時，主任先是要求各人看資料，並考慮這個講話稿應該怎麼寫。
某個剛進入公司的秘書寫作講話稿並不多，所以，在老秘書們的具體的談話過程中，他將對方的意見與建議一條條地全部列了下來。隨後，主任要求每人寫出一份演講稿。沒有想到，新秘書竟然按老秘書們的講話內容寫出了一篇極其出色的稿件。
由此可見，向老秘書們學習也是訓練基本功的有效途徑。每一個秘書機構中都會有善於書寫公文的高手，公文初寫者應自覺將他們當成老師，不斷地學習他們的寫作方法，研討他們的寫作技巧，在對方不忙碌的時候，還應向對方進行請教。在這一過程中，既要向他們學習具體的寫作技巧與方法，同時還要學習他們分析問題的具體著眼點與立足點，並在學習的過程中逐漸地提出自己的意見，形成自己的風格。
（3）進行資料的積累
魯迅曾言，不管是什麼事，若是不斷地收集材料，積累十年之後，總會成為該方面的學者。這一事實充分地說明，在寫作過程中，積累資料有著極其重要的作用。
中國著名科學家錢學森不僅對其長達20多年的學術論文與插入進行了極佳的保存，同時還總是不斷地收集大小會議的言、簡報等，據他的季回憶，在平日裡，錢老在幾十年的工作中，僅簡報就裝了多達600多個的檔案袋，塞滿了好幾個書櫃，而他在作報告或是寫論文時，也從來不會找秘書找資料。
好公文從來不是憑空想像出來的，而是對已有資料進行二次的加工梳理之後得來的。在進行資料積累時，秘書人員應注意，資料不在多，而貴在精。資料的主要來源應來自於各類報刊資料、網絡電子信息資料、各類記錄會議講話等。
總體來說，資料收集應做到以下“三用”、“四有”
三用：用少量時間看大量的文章，用不同的途徑獲得多種的資料，用最快的速度掌握最新的信息。
四有：腦中有目標，遇到問題知道從哪裡找資料；手中有本子，專門制作資料摘記本或是情況彙集本；家中有地方，以專門放置一些必要的基本資料與工具書；靈感有記錄，當有突然迸發的思想火花時，應及時記錄下來。
（4）從“豆腐塊”寫起
所有的大作家從都是從小文章開始寫起的，新秘書也應遵循“由少到多、由小大到、由簡單到復雜”的規律，從一些簡單的公文或者其他的小文章入手。例如，先鍛煉著寫一些通知或是請示一類難度並不大的公文，這樣便能讓自己熟悉與了解基本的公文寫作要領。
接下來，再逐漸地鍛煉自己寫作一些計劃、會議紀、事跡材料等內容，打下堅實的公文寫作基本。在具備了基礎之後，再著手寫一些如總結、意見與決定一類難度較大的公文材料。
（5）堅持勤學苦練
中國南北朝時期的文學家劉勰曾經擔任過仁威南康王的秘書，同時還兼任了東宮的幕僚，雖然平日裡公務繁忙，但其在寫作上卻從來沒有偷過懶，每日堅持寫作的同時，還堅持創造了《文心雕心》，也正是因為自己的筆耕不輟，其在宮廷文書上的嚴謹已經到了令人驚嘆的地步。
寫公文是一項實踐性極強的動手活動，僅憑口頭闡述是無法達到目的，想要寫出優秀的公文，就必須要堅持勤學苦練，一點一滴地從基礎做起，讓自己每日鍛煉。唯有如此，方能讓自己對公文寫作的內容真正地做到手到擒來、下筆如有神。
沒有誰的公文寫作能力是一朝便筆上生花的，作為秘書這一職業中的主要工作內容，寫作能力的高低決定了你在該職業領域中將會獲得多大的發展空間。多學多練，你纔有可能做成為領導倚重的“筆杆子”。
3．注意細節，提升公文寫作準確性
風起於青萍之末，禍患常隱於微小。細節裡的巨大威力往往在無形間被擴張到無以復加的地步。對於經常與文字打交道的文秘人員而言，細節裡面不僅有天使，更有魔鬼，關注每一個細節，在公文中杜絕一切小問題，方能成為一個合格的秘書工作者。
一家大型投資公司在為客戶進行某項工程的投資資格審核工作，在該次審核中，由江然負責起草該項目的進展計劃、運行特點、有可能出現的問題以及具體的工作措施。江然在對客戶報來的材料進行了歸納與整理之後，綜合分析，寫出了《××工作投資資格簡析》，並至行政處經理那裡進行審核。
在行政經理看過之後，他指出，材料中的“在該項工程中，我公司計劃投資7”數字不準確，並要求江然進行進一步的核實。當江然再次翻看客戶送來的材料時，猛然發現，上面清楚地寫著“在該項工程中，我公司計劃投資75”——江然的粗心大意，將“75”寫為了“7”，一小數點之差，就讓他為該項目憑空增加了681.3萬的投資。“差之毫釐、失之千裡”，江然在心裡慶幸：幸好經理看出了錯誤，不然事情就大了！
準確性是公文寫作的生命線，自古便有“公文煉字”之說，而在現代企業與機構中，公文準確性更顯得尤其重要。在公務活動中，公文不僅要盡量使用規範化的書面語言，而且要做到準確無誤。所謂準確，就是指公文要使用恰如其分的語言來表達公文的內容，令人一看就知道公文的中心思想與基本精神在何處。可以說，一篇公文的準確程度如何，直接關繫到其價值的大小與質量的優劣。
公文寫作準確性的基本要求主要有以下四個方面：
（1）策見要準確
策見即指政策、見解，它是公文的統帥與靈魂所在，具體而言，即指公文要反映與體現出基本的觀點與立場，在文中所提到的措施、見解與辦法與所作的結論必須要做到準確明晰，而非模稜兩可。
要做到策見準確，便要求秘書在公文中對文章所持的觀點與態度必須要切合實際，並要以恰如其分的語言來進行表達，同時，必須要符合國家的相關方針與政策，更要與領導意圖與指導精神相契合，隻有公文策見一針見血，方能確保公文擁有強大的指揮與執行效力。
（2）事實要準確
事實是指在公文中用來說明與證實觀點的事件與情況，要做到事實表述的準確，就要求寫作者對相關事實的描述從實際出發，做到實事求是，如實地描述事情的發展、經過與過程，不可添枝加葉，更不可搞“合理想像”，誇大事實。一些細微的問題，如相關的時間、名稱、人物言論、數字、引言甚至是標點符號的引用，都應該保持確鑿無疑，不容出現差錯。
此外，事實的準確還要求寫作者在舉例需要用那些具有代表性與典型性的事實，而所舉事例要與行為觀點或結論之間存在必然相關性。那種以偏概全、以個別事件代表普遍事件的公文往往無法令人信服。
（3）邏輯應準確
公文的準確性還應體現在邏輯構思上，正常的邏輯順序是：先明確“是什麼”，再講“怎麼樣”，再講“為什麼”，最後再講怎麼辦。比如：
“情況、特點、問題”回答的是“是什麼”；
“收獲、成績、做法”回答的是“怎麼樣”；
“原因、經驗、教訓”回答的是“為什麼”；
“措施、希望、要求、號召”等回答的是“怎麼辦”。
在具體的寫作過程中，這幾個問題不可平均用力，而是應根據公文內容的不同有所側重。若是經驗材料，則應講實“怎麼樣”，講透“為什麼”，少講“是什麼”和“怎麼辦”；若是通報，則需要多講“是什麼”，對“為什麼”和“怎麼辦”進行精講。
準確的語言是公文的生命，公文用字，講究字字千鈞。不管是“吟安一個字，捻斷數莖須”的古訓也好，還是“一字入公文，九牛拉不出”的囑咐也罷，都可以從中看出，寫作公文必須要進行反復的斟酌與推敲，以期達到得體、確切的表達效果。
4．惜墨如金，將公文寫短的小技巧
為文簡短，以最少的文字，寫出最優秀的文章，是國人歷來提倡的優良文風。古人作文時，皆以短而精為貴，明璋便曾經明確向自己的大小官員提出要求：“許陳審實、不許繁文。”這種追求公文簡短的作風在中國革命家中也頗受認可。
彭真是我國傑出的國務活動家，有一次，他受命要在全國政法工作會議上作報告，時間從上午的9點半一直到下午的1點鐘，在三個多小時的演講時間裡，彭真同志一直站著講，沒有休息。
在講完之後，他又將多達3萬字的記錄稿提煉成了8000多字的講話“要點”。在正式印刷之前，他又進行了反復的推敲，一直修改了多達9遍之多，最終纔印成了正式的文件。
這種事情在彭真同志的一生中有過很多次，他曾經主持起草過很多法律法規。在起草這些法律法規時，他總是會反復地進行推敲，以求在最短的篇幅中呈現出最準確、最清楚的法律條款。
公文行文貴簡潔。所謂簡，即要做到簡明扼要的精粹，所謂潔，即語言文字要洗練、純淨。潔是對簡的補充與強調，其意指，在追求惜墨如金的基礎上，使公文做到“文約而事豐”。想要做到這一點並不容易，在實踐工作中，秘書應具體為“四要四不要”
（1）要突出重點，不要面面俱到
公文皆有其主題在內，這一主題是公文的靈魂，統帥著整個材料，同時也是寫作的中心與重點。想要使公文簡短，必須要首先明確主題，使重點突出。如寫年終總結時，秘書應隻如實將主要工作與具有指導意義的經驗與教訓總結出來，而不應事無巨細地和盤托出。
這就要求秘書人員在寫作前要深入調查，力求全面掌握情況、詳盡地占有材料，然後使用辯證的眼光，做好去粗取精，選取典型，舍棄不必要的材料，以求形成公文的鮮明觀點。
（2）要開門見山，不要過分裝飾
公文是進行意見與問題陳述的文件，它要求結構平實，直陳其事，不管是何種類型的公文，都應開門見山，以形成總體概念，使讀者注意。公文最忌的就是過分短話長說，因此在進行公文的草擬時，開頭應該將一些通用型的口號、原則精神與不必要的引經據典減少或是刪去，在向上級報告與請求的文件中，減少相關的道理陳述，在向下級進行工作部署的文件中，減少相關重要性的陳述，以求縮短公文出水篇幅，提升其效用與質量。
（3）要言簡意賅，不要浮文虛辭
古人寫公文，力求“意則期多，言惟求少”，現代公文同樣如此，公文是需要及時閱讀、執行與發生效應的，有些還需要在公眾場合進行宣讀與張貼，所以，其行文更應追求言簡意賅，多使用有力而干脆的短句，使段落的意思與事情的緣由得到濃縮，做到用最短的文字表達出最豐富的內容。
（4）要反復推敲，不要草率定稿
反復推敲是使公文中的字句達到刪繁就簡的具體過程，特別是公文具有極強的政策性與思想性，再加上其實踐性又極強，所以，秘書人員更應進行謹慎的定稿。
在公文修改時，秘書人員應從以下兩言面入手：
◆圍繞公文中心思想定稿，將那些與主題無關的空話、套話與廢話刪去，把多餘的、非典型的材料刪除，以求令公文主題更鮮明，更突出。
◆對公文語言進行逐字錘煉，解決行文啰嗦、文字粗糙的問題，令公文語言變得更加精煉，使篇幅變得更加簡短。
當然，在進行將公文寫短的同時，秘書人員也應注意，防止出現“為短而短”的現像，避免出現因為過度追求簡潔，而導致文字艱澀難懂、意思表達不清的現像。