章 溝通更簡單（工作交流篇）

1. 委托工作不再口頭約定 …………………………………………………………… 2


2. 提醒並跟進工作 ……………………………………………………………………… 4


3. 明確工作任務 …………………………………………………………………………… 8


4. 正確使用“報聯相” ………………………………………………………………10


5. 理清彙報關繫 ……………………………………………………………………………14


6. 提高交流質量 ……………………………………………………………………………18


7. 避免被轉接電話打斷工作 …………………………………………………………22


8. 保持注意力集中 ………………………………………………………………………24


9. 規範辦公郵件使用規則 ……………………………………………………………28


10. 提高閱讀郵件的效率 ………………………………………………………………32


11. 善用即時聊天軟件 …………………………………………………………………36

第二章 消除無用的壓力（人際關繫篇）

12. 避開公司內部的派條鬥爭 ………………………………………………………42


13. 避免“老大與小弟”的職場關繫 ……………………………………………44


14. 拒絕酒場、k歌和二次會…………………………………………………………46


15. 不要將時間和精力浪費在寫賀卡上 ………………………………………48


16. 不要隻和自己部門的人來往……………………………………………………50


17. 避免與客戶的人情往來 …………………………………………………………52

第三章 事半功倍（工作會議篇）

18. 正確認識工作會議 …………………………………………………………………58


19. 不要以參加者的職位高低決定會議結論 …………………………………62


20. 明確會議目的和目標 ………………………………………………………………64


21. 明確會議中的責任分配 …………………………………………………………66


22. 開會方式要符合會議目的 ………………………………………………………70


23. 做好會前準備 …………………………………………………………………………72


24. 固定開會方式 …………………………………………………………………………76


25. 會議討論要有深度和廣度 ………………………………………………………78


26. 會議決定要付諸實施 ………………………………………………………………80

第四章 麻煩的工作不見了（日常事務篇）

27. 提高信封和發票的書寫效率……………………………………………………86


28. 將紙質信息快速數字化 …………………………………………………………90


29. 使用電腦快速核對數據 …………………………………………………………94


30. 使用模板快速書寫資料 …………………………………………………………98


31. 掌握截屏技巧 ……………………………………………………………………… 100


32. 在電腦中預存常用的詞句和地址 ………………………………………… 104


33. 將名單和名片數字化 …………………………………………………………… 108


34. 共享工作進度和任務 …………………………………………………………… 112


35. 共享知識和經驗 ………………………………………………………………… 116


36. 定型工作做到規範化和模板化 …………………………………………… 120


37. 逐步改善工作中的問題 ……………………………………………………… 122


38. 發現錯漏及時修改 ……………………………………………………………… 124


39. 避免重復犯錯 ……………………………………………………………………… 126


40. 使用電腦辦公軟件提高並可視化生產效率 ………………………… 130

第五章 全程集中注意力（工作環境篇）

41. 處理掉工作中的紙質資料 …………………………………………………… 136


42. 養成信息數字化的習慣 ……………………………………………………… 138


43. 掌握電腦屏幕閱讀小技巧 …………………………………………………… 142


44. 使用電子備忘錄 ………………………………………………………………… 146


45. 落實無紙化辦公 ………………………………………………………………… 148


46. 減少個人物品和資料 …………………………………………………………… 152


47. 減少辦公耗材 ……………………………………………………………………… 156


48. 將物品擺在能找到的地方 …………………………………………………… 158


49. 合理安排工作 ……………………………………………………………………… 160

第六章 消滅“忙”“沒完成”（時間管理篇）

50. 有效利用零碎時間 ……………………………………………………………… 164


51. 多駁回工作 ………………………………………………………………………… 168


52. 合理設置工作期限 ……………………………………………………………… 172


53. 減少意外狀況 ……………………………………………………………………… 176


54. 刪減多餘的工作 ………………………………………………………………… 180


55. 敢於做決斷 ………………………………………………………………………… 182


56. 做好任務管理 ……………………………………………………………………… 186

第七章 免費提高公司電腦的運行速度（電腦設置篇）

57. 減少電腦運行負擔 ……………………………………………………………… 192


58. 減少非必要的啟動項、常駐軟件 ………………………………………… 196


59. 刪除不使用的軟件 ……………………………………………………………… 200


60. 減少不必要的電腦軟件更新………………………………………………… 202


61. 調整鍵盤、鼠標設置 …………………………………………………………… 206


62. 改善電腦軟、硬件辦公環境………………………………………………… 208

後   記  ……………………………………………………………………………………… 236

前       言

誰也不發言，什麼也決定不了的會議。收到的抄送郵件和自己沒一點關繫。一邊心裡抱怨“用電腦不就行嗎”，一邊繼續手寫材料。不斷重復同樣內容的“報聯相”。公司發的電腦開機奇慢無比……

我們工作的辦公室裡，到處都充滿著“無效工作”。

近我常常聽到人們說更新工作方法和提高生產效率的必要性，但是從沒聽過公司和個人具體該怎麼改變，更沒聽過有哪家公司變出了什麼成效。

人們為什麼無法停止做無效的工作呢？ 是個人意志問題，還是公司體制作祟？

大概也有很多人會想：“我知道這些事情都沒用啊，但多年的習慣和公司文化實在改不了呀。”

但是重要的原因是，人們往往並不知道眼前的工作是無效的，也就是說，人們並沒有意識到無效工作正在身邊肆意橫行。

在本書中，我將列出我認為的62項無效工作，並舉例說明擺脫這些無效工作的方法。

為什麼我可以告訴各位減少無效工作的方法呢？其實，我曾經通過減少無效工作挽救了瀕臨破產的公司。

現在我經營著好幾家公司，其中一家咨詢公司“Canaria”利用數字化的力量變革了工作方式和組織形式；而另一家“Black Cats Cube”（黑貓魔方）是通過組織解謎活動來增加企業和地區活力的策劃公司。

一開始，我是Canaria的外聘高管，公司瀕臨破產。

當時的Canaria並不是咨詢公司，而是一家制造整攝影機角度和功能的儀器制造商，辦公室裡堆滿了紙張、文具、零部件和 廢料。

這裡簡直可以說是無效工作的大本營和總巢穴。

我下定決心鏟除所有無效工作，堅持不懈地展開了行動。從整頓辦公室到寫郵件的方法，從開會方式到利用信息技術，我和各個 領域的無效工作展開了鬥爭。

然後漸漸產生了良性循環：公司的開支、庫存、加班、電費都減少了，而辦公室空間和年輕職員則不斷增加。

不久業績也恢復了，當員工們反應過來的時候，欠款也都結清了。在這個過程中，我所做的並不是宏觀意義上的“改革”，隻是 徹底摒棄了無效工作而已。

多虧了無效工作的減少，我用手頭剩下的時間和資金開展了新的業務，其中值得驕傲的成果就是我經營的另一家公司——解謎策劃公司黑貓魔方。

該公司一成立就馬上用到了減少無效工作的經驗，因此沒有陷入新公司常有的混亂狀態，穩定地發展起來。六年之後的今天，黑貓魔方已經在解謎活動策劃業界小有名氣。

曾是制造商的Canaria現在也進化為幫助企業減少無效工作的咨詢公司。

現在的我無論是工作上還是生活上都沒什麼壓力，非常幸福。即便經營著多家公司，也基本是6點下班，然後把時間投入到自己感興趣的鐵人三項、聚餐等提升自我和人際關繫的活動上。

雖然很花時間，但可以說減少無效工作拯救了我的人生。

本書中提到的各種方式方法也都基於我的這些經驗。當然，現在信息技術的發展日新月異，這方面的方法我也一直在更新，請大家放心。

實際上，辦公室裡的浪費和無效工作存在各種各樣的形式，有看得見的，也有看不見的。

這些無效工作會浪費時間、金錢和空間，破壞個人和公司的資源，給員工帶來壓力。即便減少了一些無效工作，隻要一松勁，它們又會蔓延開來。因此，我們需要定期“大掃除”，不斷地減少無效工作。

因而本書的理念是，徹底釐清潛藏在辦公室及日常工作中的無效內容，並介紹對付它們的方法，讓這世界上的人們不再為同一件事煩心。

但是，過度緊張也會導致情緒低落，所以我采用圖鋻的形式，通過各種各樣的插圖引起大家的共鳴，像“捉蟲”一樣，讓大家感 受到發現並抓獲蟲子（解決問題）的喜悅。

請大家充分地享受這份閱讀的喜悅吧。

那麼，各位做好準備了嗎？

快快和我一起朝辦公室的森林進發，踏上消除無效工作的冒險之路吧！