《高校涉外秘書專業繫列教材：涉外秘書實務》的編寫，遵循三個原則：實用；由淺入深；訓練聽、說、讀、寫、譯能力。實用是指本書內容緊緊圍繞涉外秘書的主要業務，如接聽電話、接待來訪、安排上司工作日程和商務旅行、籌辦會議以及處理郵件、傳真，擬寫社交書信、貿易信函、經濟合同等，具有直接的指導作用。由淺入深是指本繫列教材的布局先從最簡單的運用英語接聽電話等開始，繼而逐步深入，做到由易到難，循序漸進。訓練聽、說、讀、寫、譯能力，指本書內容既有接聽電話、接待來訪等以訓練聽說能力為，也有電傳和傳真、擬寫社交書信、貿易信函、經濟合同等以訓練讀寫譯為，還有籌辦會議、應聘等綜合訓練聽、說、讀、寫、譯能。

緒論
第一章 辦公室管理
第一節 辦公室的種類
第二節 辦公室的布置
第三節 辦公室的美化

第二章 接打電話的藝術
第一節 接打電話的要領
第二節 處理打給上司的電話
第三節 用英語接打電話

第三章 處理郵件
第一節 收到郵件的處理
第二節 發出郵件的處理
第三節 電子郵件的處理

第四章 印章管理
第一節 印章的作用和種類、式樣
第二節 印章的產生和使用
第三節 印章的停用、銷毀和介紹信管理

第五章 上司工作日程安排
第一節 編制工作計劃表
第二節 安排約見
第三節 安排涉外約見舉例

第六章 上司商務旅行安排
第一節 制訂商務旅行計劃
第二節 預訂、預購機票、車票
第三節 預訂賓館
第四節 商務旅行其他事宜辦理

第七章 辦理出入境事宜
第一節 出國手續
第二節 出國準備事宜
第三節 辦理出境檢查

第八章 接待來賓
第一節 接待要領
第二節 接待有約而來者
第三節 接待無約而來者
第四節 接待重要賓客

第九章 協助上司處理社交事宜
第一節 邀請與答復
第二節 贈禮、祝賀與感謝
第三節 其他社交活動
第四節 主持節目

第十章 舉辦宴請活動
第一節 宴請準備
第二節 桌次、席次的排法
第三節 宴請活動程序和禮儀

第十一章 會議服務（上）
第一節 會議的種類和作用
第二節 會前秘書工作
第三節 發送會議通知

第十二章 會議服務（下）
第一節 會場布置
第二節 會間服務
第三節 會間秘書的文字工作
第四節 會後服務

第十三章 協助上司談判
第一節 談判概述
第二節 談判謀略
第三節 談判準備過程中的秘書工作
第四節 談判開始後的秘書工作

第十四章 文件處理和檔案管理
第一節 “三資”企業文書檔案工作概述
第二節 “三資”企業文件處理程序
第三節 “三資”企業的檔案管理
第四節 電子文件管理

第十五章 溝通與協調
第一節 溝通概說
第二節 有效的溝通方法
第三節 協調工作概說
第四節 協調的原則、方法和技巧

第十六章 信息工作
第一節 信息的特征和種類
第二節 涉外秘書信息工作
第三節 信息處理程序
第四節 網站的信息管理

第十七章 調查研究
第一節 調查研究概說
第二節 涉外秘書和調查研究
第三節 調查方法
第四節 研究方法