編者依據《中等職業學校電子商務專業教學標準》要求，根據中職院校實際教學情況，編寫了本教材。本教材具有前瞻性、現代性、繫統性、標準性、實用性、新穎性。本書以中職學校教學理念與教學方法為指導，以中職學生就業方向———“企業”為教材撰寫背景，以商務人員實際工作任務為載體，旨在培養學生職業崗位“辦文”實務操作技能，全面提升商務文書寫作能力，體現了創新性、實用性、操作性的特點。全書包括認識文書與商務文書、公文寫作基礎知識、怎樣撰寫通用文書、怎樣撰寫商務契約文書、怎樣撰寫商務函電與商務軟文、怎樣撰寫商務禮儀文書、怎樣撰寫商務管理與事務文書七章內容。

姬瑞環，北京電子科技學院副教授，秘書學科帶頭人。國家秘書職業資格鋻定專家委員會委員、中國高教秘書學專業委員會理事、國家秘書職業資格鋻定專家委員會委員、北京市人事考試中心專家組成員、北京高等秘書學院客座教授。主要研究領域為：秘書與辦公室業務、應用語言學、公文寫作、檔案學、毛澤東的寫作藝術等。主講課程包括“公文寫作”“秘書與辦公室業務”“公文與新聞寫作”“辦公室主任業務能力提升”等。出版有《秘書學教程》《商務文書寫作與處理》《常用公文寫作方法與技巧》《講話稿寫作方法與技巧》多部教材。

第一章 認識文書與商務文書
第一節 認識文書
第二節 認識商務文書
第二章 公文寫作基礎知識
第一節 公文寫作的特點與功能
第二節 公文寫作要素與要求
第三節 公文的文體特征
第四節 公文寫作的基本步驟
第三章 怎樣撰寫通用文書
第一節 通知、通報
第二節 請示、報告
第三節 函、紀要
第四章 怎樣撰寫商務契約文書
第一節 意向書、合同、協議書
第二節 招標書、投標書、業務洽談紀要
第五章 怎樣撰寫商務函電與商務軟文
第一節 商務函電
第二節 商務書信
第三節 商務傳真、商務電子郵件
第四節 商務軟文
第六章 怎樣撰寫商務禮儀文書
第一節 商務禮儀文書
第二節 禮儀函電
第三節 禮儀致辭
第四節 禮儀帖卡
第七章 怎樣撰寫商務管理與事務文書
第一節 商務管理與事務文書概述
第二節 商務計劃
第三節 商務總結與述職報告
第四節 規章制度
第五節 備忘短信
參考文獻

一、文書的家族體繫
文書是前述事物的總的稱謂。為了深入認識文書，需要將文書劃分為不同的類別加以 說明。
（一）文書的分類
1.按照文書的形成者不同，劃分為私人文書和公務文書
（1）私人文書。私人文書是專門用於私人事務的文書。公民個人、家庭或家族在辦理私人事務過程中，凡是為了直接應用，按照約定俗成的格式制作和使用的書面材料，都屬於私人文書的範疇。私人文書包括日記、自傳、家譜、年譜、著作手稿、私人書信、私人契約、墓志、遺囑等。其擬制方法和使用要求基本遵循約定俗成的原則，沒有法律意義上的規定。
（2）公務文書。公務文書簡稱公文，是各級各類機關和社會組織在辦理公共事務過程中形成和使用的書面材料。例如:發布政令、傳達指示、答復意見、部署工作時，就要使用命令、決定、通知、批復等領導指揮類文書;向社會各界公布應當周知或遵守的事項時，要使用公告、通告等公布周知類文書;向上級機關彙報工作、請求指示和批準、詢問、商洽、答復有關事項時，要使用報告、請示、公函等報請商洽類文書;等等。
2.按照公文的使用範圍，劃分為通用公文與專用公文
（1）通用公文。通用公文是指一般機關單位在辦理公務過程中普遍使用的文書。
（2）專用公文。專用公文是指在一定的業務範圍內由專門的機關或業務部門形成和使用的文書，如外交文書、司法文書、會計文書、計劃文書、統計文書、保險文書、稅收文書、商務文書等。專用公文在內容、形式、擬制、處理和保管要求等方面，與通用文書相比，具有其自身的特點。
3.根據公文辦理時限，劃分為特急件、急件
（1）特急件。特急件是指內容特別緊急，要求在最短時間內傳遞與處理的文件。
（2）急件。急件是指內容緊急，要求迅速傳遞、處理或在規定的時限內辦理完畢的文書。
凡有明確辦理時限要求的公文，應按照公文格式規定，在公文眉首右上角和文書封套上標示辦理時限，提醒領導及有關部門迅速傳遞和辦理，以免耽誤工作。
4.根據公文行文關繫，劃分為上行文、下行文、平行文
（1）上行文。上行文是指下級機關向所屬上級機關報送的公文，如請示、報告等。 （2）下行文。下行文是指上級機關向所屬下級機關下達的公文，如決定、通知、通 報、批復等。
（3）平行文。平行文是指不相隸屬機關之間往來的公文，如公函等。上行文、下行文和平行文反映了機關之間不同的工作關繫。機關對外行文，必須正確區分收文機關與發文機關之間的行文關繫，選擇不同文種，並注意語言和語氣得體。在文書的大家族中，目前，書面形式仍然是占據主流的形式。不過，隨著科學技術的發展進步，非紙張形式的文件材料正在迅速崛起。尤其是在電子商務、電子政務高速發展的趨勢下，可以斷言，文書的大家族將會有更多的成員閃亮登場，文書制作、管理和使用的現代化大潮正在闊步向我們走來。