《電子文件管理100問》由馮惠玲教授帶領中國人民大學電子文件管理研究中心團隊主要成員合作完成。他們抱有共同的治學理想，持續多年關注電子文件管理問題，在這個領域攻關跋涉，他們各有專長，真誠合作，先後組織開展多項電子文件管理基礎理論研究；參與制定多項國際國內電子文件管理、電子文件長期保存的規章制度、標準規範；先後向國家及有關部門提交研究報告，得到中央領導的重要批示；承擔了多項國家、省/部、市級、國際科研基金立項項目以及政府機關、企事業單位委托項目；獲得了十餘項省部級以上獎勵；出版專著、教材數十部，論文百餘篇。

本書由馮惠玲教授帶領中國人民大學電子文件管理研究中心團隊主要成員合作完成。他們抱有共同的治學理想，持續多年關注電子文件管理問題，在這個領域攻關跋涉，他們各有專長，真誠合作，先後組織開展多項電子文件管理基礎理論研究；參與制定多項國際國內電子文件管理、電子文件長期保存的規章制度、標準規範；先後向國家及有關部門提交研究報告，得到中央領導的重要批示；承擔了多項國家、省/部、市級、國際科研基金立項項目以及政府機關、企事業單位委托項目；獲得了十餘項省部級以上獎勵；出版專著、教材數十部，論文百餘篇。

概述篇
1什麼是電子文件
2電子文件有哪些特點
3電子文件的要素是什麼
4什麼是電子文件生命周期
5電子文件的常見種類有哪些
6電子文件與計算機文件的關繫
7電子文件與電子檔案的關繫
8電子文件的作用是什麼
9電子文件作為法律證據的依據是什麼
10電子文件管理的基本目標是什麼
11電子文件管理理念是什麼
12電子文件管理的基本原則是什麼
13電子文件管理有哪些基本內容
14我國電子文件管理經歷了哪些階段
15我國電子文件管理現行體制是什麼
16近期我國電子文件管理的主要任務有哪些
17近年來我國主要開展了哪些電子文件管理工作
管理業務篇
18電子文件管理主要業務活動有哪些
19電子文件的形成包括哪些工作內容
20電子文件形成過程的管理要求是什麼
21如何識別電子文件
22什麼是電子文件的版本
23為什麼需要開展電子文件的版本控制
24如何進行電子文件的版本控制
25什麼是電子文件的分類
26電子文件分類的作用是什麼
27什麼是電子文件分類方案
28電子文件分類的方法是什麼
29建立電子文件分類方案應當遵循什麼原則
30什麼是電子文件的捕獲
31什麼是電子文件的歸檔
32電子文件的歸檔方式包括哪些
33確定電子文件歸檔範圍的原則是什麼
34電子文件歸檔範圍應該包括哪些內容
35歸檔電子文件的質量要求有哪些
36什麼是雙套制歸檔
37電子文件的歸檔時間是如何規定的
38什麼是電子文件的移交
39什麼是電子文件的鋻定
40什麼是電子文件的處置
41什麼是電子文件保管期限與處置表
42電子文件價值鋻定的主要方法包括哪些
43電子文件銷毀的方法主要有哪些
44電子文件長期保存的主要影響因素有哪些
45電子文件保存的基本要求有哪些
46主要有哪些電子文件長期保存策略
47如何利用更新策略保存電子文件
48如何利用遷移策略保存電子文件
49如何利用仿真策略保存電子文件
50如何利用封裝策略保存電子文件
51應采取哪些管理舉措來實現電子文件長期保存
52電子文件長久保存格式的要求是什麼
53如何進行電子文件格式管理
54如何選擇電子文件的保存載體
55磁介質載體的保護應注意哪些方面
56光介質載體的保管有何具體要求
57電子文件的檢索與利用應遵循哪些原則
58電子文件檢索與一般信息檢索有何區別
59電子文件檢索方法有哪些
60電子文件提供利用的常見方式有哪些
61檔案館如何開展電子文件的利用工作
技術與安全篇
62有關電子文件的管理繫統有哪些
63業務繫統應具備哪些電子文件管理功能
64ERMS與一般檔案計算機輔助管理繫統的差別
是什麼
65ERMS的實現方式有哪些
66ERMS核心功能是什麼
67為什麼要對ERMS開展標準符合性測試
68ERMS建設的主要過程包括哪些步驟
69電子文件長期保存繫統應具備哪些功能
70如何理解電子文件長期保存繫統的信息模型
71數據
72素
73數據的語義和語法
74什麼是電數據
75電子數據是如何形成的
76電數據的作用是什麼
77什麼是電數據方案
78電數據管理應包括哪些內容
79電數據管理應該采取何種組織分工
80電子文數據的關聯關繫有哪些
81電子文數據的模型是什麼
82長數據的模型是什麼
83如何設數據方案
84影響電子文件安全的主要技術因素有哪些
85影響電子文件安全的主要自然與社會因素有哪些
86影響電子文件安全的主要管理因素有哪些
87如何開展電子文件安全風險評估
88如何進行電子文件綜合安全管理
89什麼是電子文件的認證
90電子文件形成單位如何開展電子文件的訪問
權限控制
91電子文件的備份策略包含哪些內容
92電子簽名在電子文件管理中起什麼作用
標準篇
93我國電子文件管理標準體繫框架是什麼
94我國相關電子文件管理標準有哪些
95我國電子文件管理標準制定主要進展如何
96國際標準化組織出臺了哪些電子文件管理標準
97國際標準ISO15489的主要內容有哪些
98國際標準ISO23081的主要內容有哪些
99國際標準ISO16175主要內容是什麼
100我國GB/T29194—2012的主要內容有哪些
101美國DoD50152的主要內容是什麼
102歐盟標準MoReq2的主要內容是什麼
103澳大利亞VERS的標準體繫主要內容是什麼

1什麼是電子文件
準確而全面理解電子文件的內涵和外延，是對其展開科學管理的前提。理解電子文件的概念，最重要的字眼在“文件”而非“電子”上。
國際標準ISO15489—1:2001《信息與文獻文件管理第1部分：通則》（已被采納為國家標準GB/T261621—2010）312條款指出：“文件”是指“機構或個人在履行其法定義務或開展業務活動過程中形成、接收並維護的作為憑證和具有查考作用的信息”。在這個概念的基礎上，我國頒發的規範性文件《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號）又結合了電子文件的特性，定義如下：“電子文件，是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。”上述兩個概念一脈相承，後者對機構和電子文件信息的具體形式予以了細化。因《電子文件管理暫行辦法》的適用範圍是機關、團體、企事業單位和其他組織，故而將個人文件排除在外。本書主要闡述的對像也是組織機構的電子文件。
通過上述概念，我們可以作出如下理解。
（1）電子文件是電子化業務活動的產物
判斷計算機中的信息或數據是否為電子文件的首要標志是這些信息或數據是否應業務需要、在業務活動中產生。比如，網絡辦公會產生電子公文，計算機輔助設計（computeraideddesign，CAD）會產生CAD文件，網上購物會產生電子訂單、電子劃賬文件等。
（2）電子文件是內容穩定的信息憑證
其穩定的內容忠實地記錄了特定的業務活動的過程和結果，因而電子文件也被譽為“業務憑證”，這樣的業務憑證一般要由固化的形式來支持。在管理工作中，通常需要采取一定的措施來固定文件的內容和形式，如將doc格式轉化為pdf格式就是一種比較簡單的固化方式。
（3）電子文件的信息表現方式是多樣化的
隻要是在業務活動中產生的信息記錄，無論其信息表現方式如何，都屬於電子文件。其具體表現方式包括但不限於文字、圖表、圖像、音頻、視頻等。
2電子文件有哪些特點
（1）信息的非人工識讀性
電子文件第一次使用了人工不可識讀的記錄符號——數字代碼，即人無法直接識讀和理解的經過復雜編碼的“比特”。此外，數字信息在傳輸、存儲中有時會經過壓縮、加密等處理。隻有通過計算機特定的程序解碼、解壓或解密，纔能人工識讀它。
（2）繫統依賴性
電子文件的制作、處理，以至歸檔後的全部管理活動都必須借助於計算機繫統纔能實現，不兼容的計算機和應用軟件生成的文件在交換使用時會遇到很大困難。當生成一份文件的軟件而運行該軟件的操作繫統和硬件更新換代以至與原繫統不兼容時，我們隻有采取格式遷移、仿真等措施，纔能確保該份文件的可讀性。
（3）信息與特定載體之間的可分離性
電子文件中的信息不再對原記錄載體“從一而終”，不再具有物理意義上的固定實體狀態，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的載體上同時存在或相互轉換，卻不影響其內容的真實。
（4）信息的易變性
操作的方便性使得文件信息的改動較為容易，比如氣像觀測圖形在不同的時間段會有不同的結果。此外，電子文件載體性能的不穩定性，新的信息編碼方案、存儲格式、繫統軟件的不斷出現，都可能導致原有文件信息在讀取時產生變化。信息的易變性對於電子文件的識別、真實性維護都提出了挑戰。
（5）信息存儲的高密度性
電子文件的信息存儲密度大大高於以往各種人工可識讀的信息介質。隨著技術的進步，數字介質的存儲密度還將繼續加大。根據國際商業機器（IBM）公司2011年的預計，到2020年，1U機架硬盤的容量可能達到1PB，即可以容納現在1250個相同規格硬盤的容量。
（6）多種信息媒體的集成性
電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以有機組合，圖、文、聲、像並茂，能夠更加真實地再現當時的活動情況，從而強化文件對社會活動的記憶和再現功能。
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