以“文書工作”和“檔案管理”兩大部分，撰述了秘書工作中常見的相關內容。從文書的概念、撰制、處理、歸檔，到檔案的源流、收集整理、鋻定保管、檢索利用，乃至聲像、電子等現代化檔案的專門管理利用等，均有明了易懂的敘述。並根據課堂教學和工作實踐的需要，以大量實例，作為標準和示範，幫助理解，指導操作。每章之後，還附有相關思考題目。
《秘書文檔管理》編寫者均為長期從事高校秘書學專業教學的資深教師，有的還被特聘為有關專業資格認證機構的指導專家，故其所述內容，除能貼近、切合教學實際之外，對業內相關人員的培訓提高及資格認定等，也都具有專家性的指導作用。

上編 文書工作
第一章 文書概述
第一節 文書和文書工作
第二節 文書的構成要素及特點和作用

第二章 文書的撰擬與制發
第一節 公務文書的種類
第二節 行政公文的格式
第三節 文書的撰擬
第四節 公務文書的審核和修改

第三章 文書的處理
第一節 行文制度
第二節 文書辦理
第三節 文書管理

第四章 文書的整理與歸檔
第一節 文書整理歸檔的含義與意義
第二節 文書整理歸檔工作的改革
第三節 文書整理的範圍和要求
第四節 文書整理歸檔的方法和步驟
第五節 非紙質文件的整理與歸檔
第六節 “文件生命周期”理論和“文件連續體”理論

下編 檔案管理
第五章 檔案概述
第一節 檔案的概念
第二節 檔案的價值與作用
第三節 檔案種類劃分

第六章 檔案工作
第一節 檔案工作內容和性質
第二節 檔案工作基本原則
第三節 檔案機構

第七章 檔案的收集與整理
第一節 檔案收集工作
第二節 檔案整理工作

第八章 檔案的鋻定、保管與統計
第一節 檔案鋻定工作
第二節 檔案保管工作
第三節 檔案的統計和登記

第九章 檔案檢索、利用與編研
第一節 檔案檢索工作
第二節 檔案利用
第三節 檔案的編研

第十章 專門檔案的管理
第一節 人事檔案的管理
第二節 會計檔案的管理
第三節 聲像檔案的管理

第十一章 電子文件與電子檔案
第一節 電子文件及其收集與積累
第二節 電子文件的歸檔、保管和利用
附錄
一、歸檔文件整理規則
二、國家標準：文書檔案案卷格式
主要參考文獻

3.擬稿。是指秘書協助領導起草公文。撰寫公文是一項非常嚴肅、細致的文字工作。起草公文時，秘書就應努力做到“嚴肅、準確、精練、快速”，使公文在草稿階段就達到一定的質量要求，為以後的進一步修改、定稿打下良好的基礎。
4.登記。是指文稿送審之前的制文登記，包括給公文編號、劃分密級、抄錄三個環節。其中抄錄是指把公文的標題、印發份數、密級編號等項目，記錄到制發公文的登記簿上，這是一項非常細致的工作，秘書應認真、負責地完成。
5.審核。是指在送文稿給領導人簽發之前，由秘書部門對其進行審核，以幫助領導審閱和修改公文的時間和精力。文稿的審核其實質是對文稿質量包括內容、文字、體式三方面的全面把關。關於具體如何審核、修改文稿，將在第三章作進一步的闡述。
6.簽發。是指領導人對秘書部門審核過的文稿進行最後審定並簽署發文意見和簽字。它標志著文稿由送審稿轉化為定稿，文件由此生效。因此簽發公文意味著領導人代表機關對公文從內容到形式的全部負責，這是一項非常嚴肅的工作。
7.復核。是指領導人簽發之後，在繕印之前，再由秘書部門作最後的復核，以確保公文的質量。
三、公文制發的過程和要求
公文定稿經簽發、復核後即送文印部門印制，這意味著公文運轉處理進入制發階段。公文的制發過程主要包括繕印、校對、用印、發文登記、封發五個環節（詳細內容參見第三章第二節）。
1.繕印。是指根據簽發後的定稿制作正本的過程。繕印的方法通常有打字、排版、印刷、復印、謄抄等。領導人親筆書寫的公文信函，可在領導人同意的情況下復印或謄抄作為副本保存。