Chapter 1 商務英文書信 Writing Business Letters

1 什麼是商務寫作？003

2 如何寫好商務文書？004

­ DISCUSSION & EXERCISE 1005

3 三種商務書信格式006

4 信封的寫法013

5 商務信件基本要素015

6 書信範例格式套用023

­ DISCUSSION & EXERCISE 2024

7 範例分析026

­ DISCUSSION & EXERCISE 3029

8 成功的寫作策略：以讀者為中心032

9 撰寫、檢查和修改035

10 商務寫作的原則：AIDA 和8C036

11 如何寫出好的開頭與結尾？041

12 如何確定恰當的語氣？042

­ DISCUSSION & EXERCISE 4044

Chapter 2 傳真與電子郵件 Writing Faxes and Email

1 如何撰寫商務傳真？053

2 如何撰寫商務電子郵件？057

3 電子郵件禮儀061

­ DISCUSSION & EXERCISE 5062

Chapter 3 備忘錄 Writing a Memo

1 撰寫備忘錄有哪些原則？069

2 如何撰寫備忘錄？073

­ DISCUSSION & EXERCISE 6078

Chapter 4 報告 Writing a Report

1 什麼是報告？083

2 撰寫報告的導言部分085

3 撰寫報告的討論部分091

4 撰寫報告的結果部分094

5 撰寫報告的結論部分097

6 撰寫報告的建議部分099

­ DISCUSSION & EXERCISE 7102

Chapter 5 請求信與回復信 Letters of Request and Letters of Response

1 如何撰寫請求信？109

2 回復請求信：答應對方的請求119

3 回復請求信：婉拒對方的請求122

4 請求信與回復信常用說法125

­ DISCUSSION & EXERCISE 8128

Chapter 6 詢價與報價 Inquiries and Offers

1 如何撰寫詢價信？137

2 什麼是報價信？145

3 詢價信與報價信常用說法152

­ DISCUSSION & EXERCISE 9155

Chapter 7 訂單與回復 Orders and Responses

1 訂單和訂貨信161

2 回復信167

3 訂貨信與回復信常用說法174

­ DISCUSSION & EXERCISE 10176

Chapter 8 付款相關書信 Payment

1 信用調查信183

2 一般的付款方式189

3 撰寫催款信197

4 付款相關書信常用說法204

­ DISCUSSION & EXERCISE 11208

Chapter 9 投訴與回復 Complaints and Responses

1 如何撰寫投訴信？215

2 如何回復投訴信？221

3 對不合理的投訴進行回復227

4 投訴信與投訴回復信常用說法229

­ DISCUSSION & EXERCISE 12231

Chapter 10 推銷信 Sales Letters

1 什麼是商務關繫？239

2 推銷信244

3 跟進信258

4 推銷信常用說法260

­ DISCUSSION & EXERCISE 13264

Chapter 11 其他商務書信 Other Types of Business Correspondence

1 貨運相關書信：說明貨運條件的信件271

2 貨運相關書信：通知發貨的信件276

3 保險相關書信278

4 公告公司地址變更的信件283

5 宣布公司合並的信件284

6 投標與出價相關書信286

7 投標邀請信294

8 意向書296

9 中標通知書297

10 其他商務書信常用說法298

­ DISCUSSION & EXERCISE 14302

Chapter 12 求職書信 Job-Hunting Communications

1 招聘廣告309

2 求職信313

3 撰寫英式簡歷318

4 撰寫美式簡歷325

5 求職書信常用說法334

­ DISCUSSION & EXERCISE 15338

Chapter 13 人力資源相關書信 Human Resources-Related

Communications

1 錄用通知書347

2 未錄用通知書351

3 同意任職信353

4 婉拒任職信355

5 解雇通知書356

6 辭職信361

7 人力資源相關書信常用說法364

­ DISCUSSION & EXERCISE 16368

Chapter 14 介紹信 Reference Letters

1 撰寫介紹信377

2 請求撰寫介紹信381

3 介紹信常用說法384

­ DISCUSSION & EXERCISE 17387

Chapter 15 邀請函 Invitations

1 如何撰寫商務邀請函？393

2 撰寫非正式邀請函400

3 邀約演講404

4 接受正式的邀請406

5 婉拒正式的邀請408

6 感謝對方所做的演講410

7 發出邀請和回復邀請常用說法411

­ DISCUSSION & EXERCISE 18414

Chapter 16 道歉信 Letters of Apology

1 如何撰寫道歉信？423

2 為延遲發貨道歉425

3 為發出有瑕疵的貨物道歉426

4 為賬目錯誤道歉428

5 道歉信常用說法430

­ DISCUSSION & EXERCISE 19

Chapter 17 祝賀信 Letters of Congratulations

1 如何撰寫祝賀信？439

2 祝賀升遷440

3 祝賀圓滿完成任務441

4 祝賀公司擴展442

5 祝賀任職周年紀念443

6 祝賀信常用說法444

­ DISCUSSION & EXERCISE 20446

Answer Key ­ 450

商務寫作是商業領域使用的書面交流方式，包括信函、電子郵件、傳真、備忘錄、報告、個人簡歷等各類文書的寫作，用於個人對個人（公司內部同事之間）或公司對公司（不同公司之間）。商務文書的功能在於進行溝通，無論是更改企劃、取消會議、雇用新員工，還是訂購產品，都可以經由商務文書與他人進行溝通，從而幫助完成或執行某個決策，又或者傳遞某些信息。

本書的目的在於幫助商務人士在短時間內了解、掌握商務文書寫作的要領，高效完成實際工作中商務文書寫作的任務。

商務文書並不像很多人想像的那樣復雜難寫，因為各類商務文書都有相對固定的格式。一封好的商務文書應做到語言簡練、層次分明、主旨清晰、重點突出。

本書具有以下特點：

◆ 講解詳細，內容實用

詳細介紹每種商務文書的寫法、重點與注意事項，講解並示範如何做出請求、詢價、下訂單、付款、推銷、求職、邀請與祝賀，以及如何做出得體有禮的回復，幫助讀者掌握處理各種商務事宜的能力。

◆ 圖解書信格式，直觀清晰

采用圖解說明，清晰地呈現書信格式，幫助讀者理解和應用。

◆ 範例多，尤其注重長篇文書的寫作

在商務溝通中，有的情境比較簡單，寫三五句話就能解決問題；有的情境則比較復雜，可能需要寫兩三頁。本書提供了120 餘篇商務文書範例，並注重選取比較復雜的商務情境，以示範長篇文書的寫法，從而使讀者在處理各種問題時都能夠做到遊刃有餘。

◆ Key Terms 列出每章的關鍵詞語

本書共17 章，每章講解一個類型或主題的商務文書的寫作。在每章正式開始講解前，先介紹重點詞語，提綱挈領地幫助讀者快速了解該章重點並加深對商務術語的理解。

◆ Discussion & Exercise 提供有針對性的討論與練習

每章結尾針對該章所講解的商務文書知識，進行重點討論與練習。讀者可以此評估學習效果，自測是否已經充分理解該章主題與重點內容，溫故而知新。書後附有答案與詳細解析，幫助讀者理解對錯緣由，有效避免重犯同類錯誤。

相信本書可以幫助廣大讀者掌握各種商務文書的格式與寫法，成為大家工作上不可或缺的好幫手