目 錄

Word 效率手冊

第1章  簡化篇

1.1解密段落前的小黑點 …………………2

1.1.1換行與分頁 …………………………… 2

1.1.2孤行控制 ……………………………… 4

1.1.3與下段同頁 …………………………… 5

1.1.4段中不分頁 …………………………… 5

1.1.5段前分頁 ……………………………… 6

1.1.6取消行號 ……………………………… 6

1.1.7取消斷字 ……………………………… 6

1.1.8取消顯示所有格式標記 ……………… 7

1.1.9Word也“看臉” ……………………… 8

1.2文檔結構傻瓜化 ………………………8

1.2.1Word玩“變臉” ……………………… 8

1.2.2利用“小樣”設置標題 ………………
12

1.2.3結構調整就這麼快 …………………… 14

1.3知識擴展 …………………………… 15

1.4小結和練習 ………………………… 16

第2章  美化篇

2.1目錄頁碼很簡單 …………………… 18

2.1.1目錄自動化 …………………………… 18

2.1.2頁碼是怎樣生成的 …………………… 20

2.1.3目錄頁與正文頁不同的頁眉頁腳 …… 24

2.1.4首頁不同的頁眉頁腳 ………………… 25

2.1.5奇偶頁不同的頁眉頁腳 ……………… 27

2.1.6費腦的分欄頁碼 ……………………… 29

2.1.7縱橫頁面混排 ………………………… 32

2.1.8制作封面不算事兒 …………………… 34

2.2排版美化有捷徑 …………………… 35

2.2.1普通“設計濕” ……………………… 36

2.2.2文藝“設計濕” ……………………… 39

2.3各種編號不煩人 …………………… 42

2.3.1標題編號 ……………………………… 42

2.3.2圖表編號 ……………………………… 46

2.3.3注解編號 ……………………………… 48

2.4交叉引用、書簽與超鏈接 ………… 50

2.5知識擴展 …………………………… 53

2.6小結和練習 ………………………… 54

第3章  亮化篇

3.1表格圖表有套路 …………………… 56

3.1.1如何快速美化表格 …………………… 56

3.1.2如何在每一頁顯示表頭 ……………… 57

3.1.3如何快速填制並更新編號 …………… 58

3.1.4如何對表格中的數據進行排序 ……… 60

3.1.5如何對表格中的數據進行計算 ……… 61

3.1.6如何格 ……………………… 62

3.1.7如何制作圖表 ………………………… 63

3.2圖形圖片玩變通 …………………… 65

3.2.1玩轉SmartArt …………………………… 65

3.2.2形狀組合變形記 ……………………… 70

3.3知識擴展 …………………………… 76

3.4小結和練習 ………………………… 77

第4章  進化篇

4.1面子工程輕松合並 ………………… 80

4.2長篇大論就這麼“控” …………… 85

4.3查找替換就這麼牛 ………………… 90

4.4知識擴展 …………………………… 95

4.5小結和練習 ………………………… 96

Excel 效率手冊

第5章  數據存儲

5.1如何養成好習慣 …………………… 98

5.1.1拒絕格 ……………………… 98

5.1.2名詞縮寫帶來的麻煩 ……………… 103

5.1.3統一日期格式 ……………………… 107

5.1.4數據與單位分離 …………………… 112

5.1.5不使用無意義的空格 ……………… 115

5.1.6保護工作表中的公式不被修改 …… 116

5.1.7數據備份很重要 …………………… 120

5.2如何快速錄入數據 ……………… 120

5.2.1輸入序列數字 ……………………… 121

5.2.2填充日期序列 ……………………… 122

5.2.3錄入身份證號碼 …………………… 123

5.2.4批量為城市添加省份 ……………… 125

5.2.5使用“自動更正”功能快捷輸入長字符串 …………
127

5.2.6特殊符號輸入 ……………………… 130

5.3如何強調異常值 ………………… 131

5.3.1標記成績優秀的學生 ……………… 131

5.3.2標記前5名的成績 …………………… 134

5.3.3為項目進度標記進度條 …………… 135

5.3.4標示重復項目 ……………………… 137

5.3.5將語文成績大於數學成績的標示出來 … 140

5.4小結和練習 ……………………… 142

第6章  數據處理

6.1如何將不規範數據源轉換成規範數據源
……………………… 144

6.1.1將記事本的數據導入Excel ………… 144

6.1.2去除錯誤值 ………………………… 149

6.2如何用邏輯函數進行條件判斷 … 150

6.2.1IF函數判斷稱呼 …………………… 150

6.2.2IF函數嵌套判斷專業代號 ………… 153

6.2.3IF函數嵌套的鞏固 ………………… 154

6.2.4AND函數滿足多條件獲取錄取情況 … 155

6.3如何用數學與統計函數進行數據彙總 …………………… 157

6.3.1自動求和妙用 ……………………… 158

6.3.2SUMIF（COUNTIF）函數對科目進行單條件求和與計數 …………… 161

6.3.3SUMIFS（COUNTIFS）函數對部門、科目進行多條件求和與計數 ……… 163

6.3.4SUMPRODUCT函數實現加權得分 ……………………………… 165

6.3.5TRIMMEAN函數去除值與小值後求平均值 ……………… 166

6.4如何借助查找與引用函數在萬千數據中獲取對應值 …………
167

6.4.1VLOOKUP函數根據姓名查找職業 … 168

6.4.2VLOOKUP函數根據姓名按順序查找多列對應值 …………… 169

6.4.3VLOOKUP函數根據公司簡稱獲取電話 …………………………… 172

6.4.4VLOOKUP函數模糊匹配獲取等級 … 173

6.5如何借助文本函數進行字符拆分與合並 …………………
174

6.5.1LEFT、MID、RIGHT函數提取部分字符 ……………………… 175

6.5.2FIND函數輔助提取部分字符 ……… 176

6.5.3使用“&”將內容合並起來 ………… 177

6.6小結和練習 ……………………… 179

第7章  數據分析

.......

第8章  數據展現

......

PPT 效率手冊

第9章  軟件篇

......

第10章  制作篇

......

第11章  設計篇

.....

第12章  練習篇

.....

第13章  輸出篇

.....

前言

本書根據三位作者的職場經歷改編而成，是一本有趣、有料更有效的辦公應用軟件參考書。

本書共分13章，圍繞師傅帶徒弟這條主線來寫。主要內容可分成三大部分：1～4章（Word）、5～8章（Excel）、9～13章（PPT），通過師徒一對一教學的形式，將與讀者日常辦公息息相關的問題和難點娓娓道來、層層解析，讓讀者在風趣、輕松、愉快的氛圍中學到Word、Excel、PPT的核心功能和經典應用技巧，從而快速掌握Word、Excel、PPT的精髓。

熟練應用Word、Excel、PPT軟件不僅能夠提高工作效率，同時也能獲得同事、朋友的認可，並因此而獲得自信心，本書Excel篇的作者盧子就是這樣的典型人物。他從2007年開始學習Excel，從當初連打字都不會到如今成為別人眼中的高手。很多朋友對他的經歷很好奇，經常問：“你當初是如何學習Excel的？”這個問題不是三言兩語就能夠說明白的，因此纔有了“Excel效率手冊
早做完，不加班”繫列叢書的誕生。該繫列叢書出版以來得到了20萬讀者的支持，對於隻有高中學歷的他而言，簡直就是奇跡！這一繫列叢書和其他工具類圖書的不同點就是，通過講故事的形式將Excel呈現在讀者面前，讓讀者輕松、愉悅地學好Excel，告別以往枯燥的講解方式。

本來該繫列叢書到此也就畫上完美的句號，奈何讀者們一直強烈期待增加Word和PPT的不加班繫列圖書，盧子認為自己的Word和PPT技能一般，所以遲遲不敢動筆。本著為讀者負責的態度，盧子輾轉結識了深諳Word之道的MindOffice和精通PPT的紳士貓，並由此萌生了三人合作寫本書的念頭，這本書有別於其他Word、Excel、PPT的圖書，是用老師教學生的形式來寫的，而不是每個人的學習之路。因為編者相信，人都會成長，通過學習，學生也能當老師。編者更相信，讀者朋友們能夠借助本書學好Word、Excel、PPT，並因此提高工作效率，告別加班。

近，你很可能使用Word、Excel、PPT做過些什麼吧？用Word的編輯功能，Excel的數據分析功能抑或是用PowerPoint制作了一份報告。我想這可能不是一次非常愉快的經歷，你可能被Word、Excel、PPT虐了，當然也許你已被虐了千百遍，但是現實的你還是要在情不得已的情況下接受那句“Word、Excel、PPT虐我千百遍，我待她卻如初戀……”。誰叫Word、Excel、PPT對於你來說，可能猶如農民手中的鋤頭，是一個無法放下的工具。

在當今工作環境中，Word、Excel、PPT成為大部分工作的附屬工具，不管你在寫字樓，還是在醫院，或是需要計算人員工資，還是上臺演講報告，Word、Excel、PPT可能是你的選擇。也許你曾經認為Word隻是用來敲幾個字，Excel隻是弄一份表格，PowerPoint隻需要弄個模板把字復制並粘貼進去。而到如今你卻不這樣認為了，旁邊的同事用Word批量制作請柬；前臺的小姑娘用Excel可以快速知道你在上個月取過多少快遞；和自己一起進來的小個子女生，因為PowerPoint做得好，很快成為公司的兼職培訓講師。

在這裡，我們想強調的是學習方法，這是感受溫情和愛的學習方法。剛開始學習Word、Excel、PPT的時候，要善於向身邊的同事及朋友請教問題。同時也要學會自學，畢竟沒有人可以幫助你一輩子。學到新知識要及時跟同事、朋友、網友分享，這樣你將會獲得別人的好感，以後別人有好的方法也會告訴你。

蕭伯納就曾經說過:“倘若你有一個蘋果,我也有一個蘋果, 而我們彼此交換這些蘋果, 那麼你和我仍然是各有一個蘋果。但是, 倘若你有一種思想,我也有一種思想, 而我們彼此交換這些思想, 那麼,

我們每人將有兩種思想。”

其實，辦公軟件不僅用於工作，更可用於生活，比如，可以用Excel記賬、玩遊戲，用Word打印工資條、多人協同編制大項目文檔，用PPT制作培訓課件、宣傳片等。當然，學習Word、Excel、PPT不是以炫耀技能為目的，而要以合適的方法，在合適的時間，對合適的人做合適的事。無招勝有招，這纔是Word、Excel、PPT的境界。

後，直接說出我們的感謝：

感謝Word、Excel、PPT，我們共同的“戀人”。

感謝那些為我們提供技術支持的老師和朋友，讓我們的Word、Excel、PPT能錦上添花。

還要感謝您，拿起這本書的讀者——您的閱讀，將我們對Word、Excel、PPT的愛傳向更廣闊的世界。

當然，還得感謝以下參與本書編寫的人員：鄭曉芬、李應欽、邱顯標、龔思蘭、鄧丹、陸超男、楊明輝、劉宋連、鄧海南。

編者

升級版說明

“Excel效率手冊
早做完，不加班”繫列叢書自2014年4月出版以來得到了20萬讀者的支持。其實這套書寫得並不完美，有很多地方寫得不夠通俗易懂，也寫得不夠全面。長時間在售後群跟讀者交流溝通後，征集了讀者大量的反饋意見，從而對本書進行升級。升級篇的特點就是采用了大量圖解讓書籍更加通俗易懂，還增加了大量知識擴展，對相關知識點進行補充說明。以前是站在自己的角度看問題，現在是站在讀者的角度看問題。

第 6 章  數據處理

數據處理是對數據的采集、存儲、檢索、加工、變換和傳輸的過程。

數據處理的基本目的是從大量的、可能是雜亂無章的、難以理解的數據中抽取並推導出對我們來說是有價值、有意義的數據。

舉個簡單的例子，家裡各種各樣的東西一大堆扔在一個角落，這些東西因為沒有區分顯得非常亂，看不出哪些是有用的，哪些是沒用的。如果抽出時間，將這些東西整理區分，重新擺放。在整潔的環境中，則可以快速地找到對你有價值的東西。家裡的東西亂了要整理，數據亂了也要整理，經過整理，留下對我們有用的數據，其他都剔除。

6.1如何將不規範數據源轉換成規範數據源

很多時候，數據並不僅僅存在於Excel中，有可能來自網站、數據庫、文本……需要將數據導入到Excel中，然後進一步處理纔可以使用。

6.1.1將記事本的數據導入Excel

盧子：以前的數據都是直接在Excel中輸入的。如圖6-1所示，如果是在記事本中輸入的，你懂得如何導入到Excel中嗎？

木木：這個太簡單了。

STEP 01 如圖6-2所示，打開記事本，選擇裡面所有的內容，按組合鍵Ctrl C。

圖6-1在記事本中輸入的數據圖6-2復制內容

STEP 02 如圖6-3所示，打開Excel，格A1，按組合鍵Ctrl V就搞定了。

圖6-3粘貼內容

盧子：現在這些數據是在同格，你知道怎麼分開嗎？

木木：這個借助分列功能就可以分開吧。

STEP 01 如圖6-4所示，選擇區域A1:A15，切換到“數據”選項卡，單擊“分列”按鈕，彈出“文本分列向導”對話框，選中“分隔符號”單選按鈕，單擊“下一步”按鈕。

STEP 02 如圖6-5所示，選中“其他”復選框，輸入中文狀態下的逗號（，），單擊“完成”按鈕。

圖6-4文本分列向導第1 步

圖6-5文本分列向導第2 步

怎麼回事呢？如圖6-6所示，員工編號前面的0消失了，“帳號”列中的內容變成6.26346E 16。

圖6-6數字出現異常

盧子：因為“員工編號”與“帳號”兩列都需格設置為文本格式纔行，否則就出錯。

STEP 01 重復剛纔的操作，在“文本分列向導”第2步設置後，單擊“下一步”按鈕，進入第3步，選中“員工編號”這一列，然後選中“文本”單選按鈕，如圖6-7所示。

圖6-7將員工編號設置為文本格式

STEP 02 如圖6-8所示，選中“帳號”這一列，然後選中“文本”單選按鈕，單擊“完成”按鈕。

圖6-8將賬號設置為文本格式

通過這小小的改變，如圖6-9所示，員工編號與賬號就恢復正常了。

圖6-9導入後數據正常了

木木：原來分列還有這樣的功能，學習了。

6.1.2去除錯誤值

盧子：這樣雖然將數據分開，但裡面還是包含了一些錯誤值“#N/A”，這些看起來很不美觀。如何去除這些錯誤值呢？

木木：哈哈，別的不會，替換這一招我用得非常熟練。

STEP 01 選擇任意錯誤格後，復制。

STEP 02 如圖6-10所示，按組合鍵Ctrl H打開“查找和替換”對話框，將錯誤值粘貼在“查找內容”下拉列表框中，然後單擊“全部替換”按鈕。

圖6-10將錯誤值替換為空

如圖6-11所示，替換後，錯誤值就全部變成空白了。

圖6-11替換後的效果

盧子：木木好樣的，查找和替換以後對你而言，再無難題！實際上替換掉這些錯誤值後還得重新確認，

補充正確的信息，這樣得到的纔是完整的信息。

6.2

如何用邏輯函數

進行條件判斷

你是廣東的嗎？

你是學財務的嗎？

你是Excel愛好者嗎？

……

每天都會接觸到很多類似的問題，都圍繞著“是”或者“不是”展開。“是”在Excel中用TRUE表示，“不是”在Excel中用FALSE。而TRUE與FALSE就是邏輯函數，也就是說，我們每天都在跟邏輯函數打交道。

6.2.1IF函數判斷稱呼

盧子：如圖6-12所示，這是一份學生成績表，如何根據性別判斷稱呼，性別為男的顯示“先生”，性別為女的顯示“女士”？

木木：條件判斷不就是IF函數嗎，很簡單。

STEP 01 如圖6-13所示，選中格，在編輯欄中輸入下面的公式。

=IF(C2="男","先生","女士")

圖6-12學生成績表

圖6-13輸入IF 函數

STEP 02 如圖6-14所示，按Enter鍵後，格自動生成“先生”。把鼠標指針放在格的右下角，出現“ ”時，格。

如圖6-15所示，填充公式後，所有稱呼都顯示出來。

盧子：不錯，我再補充一下用法，你就當復習，溫故而知新。

如圖6-16所示，IF函數有三個參數，每個參數都有不同的含義，隻有明白了其中的含義，纔能準確地設置公式。

圖6-14雙擊填充公式

圖6-15填充公式後的效果

圖6-16IF 函數語法

剛剛的判斷也可以改成下面的公式。

=IF(C2="女","女士","先生")

木木：再復習幾次，我都可以當老師了，哈哈！

6.2.2IF函數嵌套判斷專業代號

盧子：剛剛性別隻有兩種情況，非男即女。現在專業代號有三種，“理工”顯示LG，“文科”顯示WK，“財經”顯示CJ。單個IF函數是無法直接完成的，你知道怎麼做嗎？

木木：函數嵌套我還不會，教教我怎麼做吧。

盧子：函數有意思的地方就是嵌套，每個參數都可以嵌套不同的函數，從而變成非常強大的公式。與組合積木差不多，通過小小的積木，組合成龐大的模型。

=IF(E2="理工","LG",IF(E2="文科","WK","CJ"))

如圖6-17所示，當格中是“理工”時顯示LG，否則就顯示後面的IF(E2="文科","WK","CJ")。

圖6-17IF 函數分步解讀

執行了次判斷後，再執行第二次判斷。

當E2是“文科”時顯示WK，否則就顯示CJ。

木木：聽起來還是有點模糊。

盧子：我再用一個示意圖來表示，你一看就懂。

如圖6-18所示，其實IF函數就跟找女朋友一樣，首先是判斷美丑，如果是美女再進一步判斷是否聊得來。

圖6-18找女友示意圖

木木：原來你們男人都是這樣，看臉的。

盧子：其實女人也差不多，經常都聽見女人說這麼一句：你是個好人，如圖6-19所示。

圖6-19好人圖

木木：哈哈，沒錯，盧子，你是個好人！

盧子：每次聽到這句話都有一種欲哭無淚的感覺。不說這個了，繼續回到IF函數的運用上。

6.2.3IF函數嵌套的鞏固

盧子：利用前面的知識，獲取總分。來源為“本地”，總分為原始分加30；來源為“本省”，總分為原始分加20；來源為“外省”，總分為原始分加10。

木木：我試試，這個我應該會做。

STEP 01 在格中輸入公式。

=IF(G2="本地",H2 30,IF(G2="本省",H2 20,H2 10))

STEP 02 把鼠標指針放在格右下角，出現“ ”時，格，填充公式。

依樣畫葫蘆，搞定！

盧子：寫得不錯，但這個公式還可以進一步簡化。這裡就涉及數學中的合並同類項，就是將相同的內容提取出來，對表達式進行簡化，如圖6-20所示。

圖6-20合並同類項

其實Excel中的公式跟數學中的表達式也有點類似，可以做同樣的操作。“H2 ”這個是同樣的，所以可以提取出來，終公式為：

=H2 IF(G2="本地", 30,IF(G2="本省",
20,10))

木木：原來這樣，那我數學不好是不是不能學好公式？

盧子：數學好對學好公式有一點作用，但也不是的。再說，實際工作中隻要能解決問題就行，不要執著於公式的簡化。簡化公式這個隻在學習的過程中可以用，實際上不提倡！

木木：這樣還好，要不然我都沒信心了。