目    錄





第1篇  數據庫基礎

第1章  初識Access 2013 3

1.1  認識Access
2013 4

1.2  Access 2013的新功能 4

1.3  Access 2013中刪除和修改的功能 8

1.4  Access 2013工作界面 11

1.5  認識Access的對像 17

1.6  綜合實戰--DIY自己的功能區 21

1.7  高手甜點 23

第2章  出色的數據庫設計 25

2.1  數據庫基本概念 26

2.2  關繫型數據庫 26

2.2.1  為什麼創建多個表
26

2.2.2  使用多個表 27

2.3  數據的規範化 27

2.4  數據庫的設計步驟和方法
27

2.4.1  總體設計 28

2.4.2  設計表 28

2.4.3  設計字段 29

2.4.4  設計關繫 29

2.4.5  優化設計 29

2.4.6  創建窗體 30

2.5  高手甜點 30





第2篇  數據庫基本操作



第3章  操作數據庫 35

3.1  創建新數據庫 36

3.1.1  創建一個空白數據庫
36

3.1.2  利用模板快速創建數據庫 37

3.2  數據庫的基礎知識 38

3.2.1  打開數據庫 38

3.2.2  保存數據庫 39

3.2.3  關閉數據庫 41

3.3  管理數據庫 41

3.3.1  備份數據庫 41

3.3.2  查看數據庫屬性 42

3.4  綜合實戰--操作數據庫 43

3.5  高手甜點 45



第4章  數據表的基本操作 47

4.1  創建新數據表 48

4.1.1  使用表模板創建數據表
48

4.1.2  使用字段模板創建數據表 49

4.1.3  使用表設計器創建數據表 50

4.1.4  在新數據庫中創建新表
52

4.1.5  在現有數據庫中創建新表 53

4.1.6  使用SharePoint列表創建表 53

4.2  添加字段和類型 54

4.2.1  數據類型概述 54

4.2.2  添加字段 55

4.2.3  更改數據類型 57

4.3  設置字段 58



4.3.1  字段屬性概述 58

4.3.2  修改字段屬性 60

4.4  修改數據表與數據表結構
61

4.4.1  利用設計視圖更改表的結構 62

4.4.2  利用數據表視圖更改表的

結構 62

4.4.3  數據的有效性 63

4.4.4  主鍵的設置、更改與刪除 68

4.5  建立表之間的關繫 69

4.5.1  表的索引 71

4.5.2  創建表關繫 73

4.5.3  查看與編輯表關繫
78

4.5.4  實施參照完整性 80

4.5.5  設置級聯選項 82

4.6  編輯數據表 82

4.6.1  向表中添加與修改記錄
83

4.6.2  選定與刪除記錄 83

4.6.3  更改數據表的顯示方式
84

4.6.4  數據的查找與替換
85

4.6.5  數據的排序與篩選
87

4.7  設置數據表格式 92

4.7.1  設置表的行高和列寬
92

4.7.2  設置字體格式 93

4.7.3  隱藏和顯示字段 94

4.7.4  凍結和取消凍結 95

4.8  綜合實戰--創建"學生"表和

宿舍"表 95

4.9  高手甜點 98

第5章  數據庫查詢操作 99

5.1  查詢概述 100

5.2  創建查詢 100

5.2.1  簡單查詢 101

5.2.2  交叉表查詢 103

5.2.3  查找重復項查詢
103

5.2.4  查找不匹配項查詢
105

5.2.5  用設計視圖創建查詢
106

5.2.6  查詢及字段的屬性設置
109

5.2.7  設置查詢條件 110

5.3  創建操作查詢 112

5.3.1  生成表查詢 112

5.3.2  更新查詢 114

5.3.3  追加查詢 117

5.3.4  刪除查詢 118

5.4  SQL特定查詢 121

5.4.1  SQL概述 121

5.4.2  SELECT查詢
123

5.4.3  數據定義查詢 124

5.5  創建高級查詢 125

5.5.1  參數查詢 126

5.5.2  交叉表查詢 127

5.6  綜合實戰1--更新員工工資

情況 131

5.7  綜合實戰2--查詢各部門男女

員工分布情況 133

5.8  高手甜點 134





第3篇  界 面 設 計



第6章  設計窗體 139

6.1  初識窗體 140

6.1.1  什麼是窗體 140

6.1.2  窗體的作用 140

6.1.3  窗體的視圖與結構
140

6.2  創建普通窗體 142

6.2.1  使用"窗體"工具創建

窗體 142

6.2.2  使用"分割窗體"工具

創建分割窗體 144

6.2.3  使用"多項目"工具創建

顯示多個記錄窗體 144

6.2.4  使用"窗體向導"創建

窗體 145

6.2.5  使用"空白窗體"工具

創建窗體 149

6.3  創建主/次窗體 150

6.3.1  利用向導創建主/次窗體 150

6.3.2  利用子窗體控件創建主/次

窗體 150

6.3.3  用鼠標拖動建立主/次窗體 153

6.3.4  創建兩級子窗體的窗體
155

6.3.5  創建包含嵌套子窗體的

窗體 157

6.4  使用窗體操作數據 159

6.4.1  查看、添加、刪除記錄
159

6.4.2  篩選、排序、查找記錄
160

6.5  設置窗體格式 163

6.6  綜合實戰--部門員工信息查看

窗體 169

6.7  高手甜點 172

第7章  使用控件和窗體操作 173

7.1  認識控件 174

7.1.1  控件概述 174

7.1.2  控件類型 174

7.2  使用窗體控件 174

7.2.1  文本框控件 176

7.2.2  標簽控件 179

7.2.3  復選框、選項按鈕和切換

按鈕控件 180

7.2.4  選項組控件 181

7.2.5  選項卡控件 183

7.2.6  列表框和組合框控件
186

7.2.7  按鈕控件 189

7.2.8  圖像控件 190

7.2.9  圖表控件 191

7.3  設置窗體和控件的屬性
193

7.3.1  設置窗體的屬性
193

7.3.2  設置控件的屬性
199

7.4  綜合實戰--創建圖書信息錄入

窗體 201

7.5  高手甜點 204

第8章  使用Access報表展示數據 207

8.1  初識報表 208

8.1.1  報表的功能 208

8.1.2  報表的視圖與分類
208

8.1.3  報表的結構 210

8.1.4  報表與窗體的區別
210

8.2  創建報表 210

8.2.1  使用報表工具創建報表
211

8.2.2  使用報表向導創建報表
212

8.2.3  使用空白報表工具創建

報表 215

8.2.4  創建標簽類型報表
216

8.2.5  使用報表設計創建報表
218

8.2.6  建立專業參數報表
220

8.3  報表中的數據運算 223

8.4  制作高質量的報表 227

8.4.1  創建主/次報表 227

8.4.2  創建彈出式報表
230

8.4.3  創建圖表報表 230

8.5  報表的打印 232

8.5.1  預覽報表 232

8.5.2  打印報表 233

8.6  綜合實戰--創建員工工資彙

總報表 234

8.7  高手甜點 237







第4篇  編 程 技 術



第9章  使用宏 241

9.1  初識宏 242

9.1.1  宏生成器介紹 242

9.1.2  宏的功能和類型
244

9.1.3  宏設計視圖 244

9.1.4  宏和宏組 245

9.2  宏的創建與設計 246

9.2.1  創建與設計獨立宏
246

9.2.2  創建與設計嵌入宏
248

9.2.3  創建與設計數據宏
251

9.2.4  創建含有子宏的宏組
253

9.3  宏的基本操作 255

9.3.1  添加操作 255

9.3.2  移動操作 256

9.3.3  刪除操作 257

9.3.4  復制和粘貼宏操作
257

9.3.5  向宏添加If塊 257

9.3.6  向If塊添加Else或Else

If塊 258

9.3.7  展開和折疊宏操作或塊
259

9.4  宏的運行與調試 259

9.4.1  調試宏 260

9.4.2  運行宏 262

9.5  宏在Access中的應用 264

9.5.1  使用宏打印報表
264

9.5.2  使用宏發送Access對像 265

9.5.3  使用宏實現數據的導出
266

9.6  宏的安全設置 267

9.6.1  解除阻止的內容
268

9.6.2  信任中心設置 269

9.7  綜合實戰--使用宏創建快捷

菜單 269

9.8  高手甜點 272

第10章  VBA編程語言 273

10.1  認識VBA 274

10.1.1  VBA概述 274

10.1.2  VBA程序與宏的關繫 274

10.1.3  VBA的編寫環境
275

10.1.4  將宏轉換為VBA代碼 277

10.2  VBA語法簡介 279

10.2.1  數據類型 279

10.2.2  變量、常量和數組
282

10.2.3  VBA中的運算符與

表達式 285

10.2.4  常用的標準函數
288

10.2.5  程序語句 291

10.3  創建VBA程序 294

10.4  過程與模塊 301

10.4.1  模塊和過程概述
301

10.4.2  創建過程 301

10.4.3  VBA程序模塊
307

10.5  綜合實戰--創建生成彩票號碼

的代碼 309

10.6  高手甜點 310

第11章  處理錯誤與異常 313

11.1  理解錯誤 314

11.1.1  編譯錯誤 314

11.1.2  邏輯錯誤 315

11.1.3  運行錯誤 315

11.2  使用VBA的調試工具 316

11.2.1  VBA的調試工具
316

11.2.2  VBA程序調試
317

11.3  錯誤處理 321

11.3.1  什麼是錯誤處理
321

11.3.2  設置基本的錯誤捕捉
322

11.3.3  VBA Error語句 322

11.4  高手甜點 324





第5篇  高 級 應 用



第12章  將Access與SharePoint

搭配應用 327

12.1  認識SharePoint
328

12.1.1  SharePoint Services概述 328

12.1.2  什麼是SharePoint
Portal

Server 328

12.1.3  了解SharePoint網站 329

12.2  在SharePoint網站共享數據庫 330

12.3  通過鏈接至SharePoint列表共享

數據庫 331

12.3.1  遷移Access數據庫 332

12.3.2  查看SharePoint網站上的

列表 333

12.3.3  導出到SharePoint網站 333

12.4  訪問SharePoint網站中的表 335

12.5  高手甜點 336

第13章  數據的導入和導出 339

13.1  什麼是外部數據 340

13.2  導入數據 340

13.2.1  從其他Access數據庫

導入 341

13.2.2  導入電子表格數據
344



13.3  導出數據 347

13.3.1  數據導出的各種類型
347

13.3.2  導出到Access其他

數據庫 347

13.3.3  導出到電子表格數據
349

13.3.4  Access與Office軟件的

合作 351

13.4  高手甜點 353

第14章  數據庫安全及優化 355

14.1  Access數據庫的安全 356

14.1.1  創建數據庫密碼
356

14.1.2  刪除數據庫密碼
358

14.2  優化和分析數據庫
359

14.2.1  備份和恢復數據庫
359

14.2.2  壓縮和修復數據庫
360

14.2.3  分析表 362

14.2.4  分析性能 365

14.3  數據庫的打包、簽名和分發 367

14.3.1  創建簽名包 367

14.3.2  提取並使用簽名包
369

14.4  設置信任中心 369

14.5  綜合實戰--設置數據庫的安全 371

14.6  高手甜點 374





第6篇  項 目 實 戰



第15章  Access項目開發實戰--

人事管理繫統 377

15.1  繫統設計概述 378

15.2  需求分析 378

15.3  模塊設計 378

15.4  數據表設計 379

15.5  數據表的表關繫設計
382

15.6  操作界面設計 384

15.6.1  "主切換面板"窗體 384

15.6.2  "登錄繫統"窗體 388

15.6.3  "新員工登記"窗體 390

15.6.4  "員工信息查詢"窗體 392

15.6.5  "員工工資查詢"窗體 394

15.6.6  "員工考勤記錄查詢"

窗體 395

15.6.7  "員工加班查詢"窗體 395

15.6.8  "求職者信息登記"

窗體 396

15.6.9  "求職者信息查詢"

窗體 396

15.7  查詢設計 397

15.7.1  "員工工資"查詢 397

15.7.2  "員工考勤記錄"查詢 399

15.7.3  "員工加班"查詢 400

15.8  報表設計 401

15.8.1  "員工信息查詢"報表 401

15.8.2  "員工工資查詢"報表 403

15.8.3  "員工考勤記錄查詢"

報表 405

15.8.4  "員工加班查詢"報表 405

15.8.5  "企業工資發放"報表 405

15.8.6  "企業員工出勤記錄"

報表 407

15.8.7  "儲備人纔信息查詢"

報表 408

15.9  程序設計 408

15.9.1  公用模塊 408

15.9.2  "登錄繫統"窗體代碼 409



15.9.3  "主切換面板"窗體代碼 413

15.9.4  "新員工登記"窗體代碼 417

15.9.5  "員工信息查詢"窗體

代碼 418

15.9.6  "員工工資查詢"窗體

代碼 418

15.9.7  "員工考勤記錄查詢"

窗體代碼 419

15.9.8  "員工加班查詢"窗體

代碼 419

15.9.9  "求職者信息登記"窗體

代碼 419

15.9.10  "求職者信息查詢"窗體

代碼 419

15.10  繫統設置 419

15.10.1  設置自動啟動"登錄

繫統"窗體 419

15.10.2  解除限制 421

15.11  繫統運行 421

15.12  實例總結 424

15.13  答疑和技巧 425

15.13.1  關於初的繫統方案

設計 425

15.13.2  關於表設計
425

15.13.3  字段格式和窗體控件

關繫 425

15.14  擴展和提高 425

15.14.1  創建繫統對像
425

15.14.2  完善開發文檔
426

前    言

"網站開發案例課堂"繫列圖書是專門為網站開發和數據庫初學者量身定做的一套學習用書，由劉玉紅主編，千谷網絡科技實訓中心的高級講師編著，整套書涵蓋網站開發、數據庫設計等方面。整套書具有以下特點。

前沿科技

無論是網站建設、數據庫設計還是HTML5、CSS3，我們都精選較為前沿或者用戶群的領域推進，幫助讀者認識和了解動態。

權威的作者團隊

組織國家重點實驗室和資深應用專家聯手編著該套圖書，融合豐富的教學經驗與優秀的管理理念。

學習型案例設計

以技術的實際應用過程為主線，全程采用圖解和同步多媒體結合的教學方式，生動、直觀、全面地剖析使用過程中的各種應用技能，降低難度，提升學習效率。

為什麼要寫這樣一本書

Microsoft Office Access是由微軟發布的關聯式數據庫管理繫統，是目前中小型企業中應用多的數據庫。本書針對 Access 2013技術的初學者，全面講解Access 2013數據庫的知識和技巧，提高職業化能力，從而幫助讀者解決公司需求問題。

本書特色

1. 零基礎、入門級的講解

無論您是否從事計算機相關行業，或是否接觸過Access 2013數據庫，都能從本書中找到起點。

2. 超多、實用、專業的範例和項目

本書在編排上緊密結合深入學習Access 2013數據庫技術的先後過程，從Access 2013數據庫的基本操作開始，帶領大家逐步深入地學習各種應用技巧，側重實戰技能，使用簡單易懂的實際案例進行分析和操作指導，讓讀者讀起來簡明輕松，操作起來有章可循。

3. 隨時檢測自己的學習成果

每章首頁中，均提供了學習目標，以指導讀者重點學習及學後檢查。



4. 細致入微與貼心提示

本書在講解過程中，在各章中使用了"注意提示技巧"等小欄目，可使讀者更清楚地了解相關操作、理解相關概念和輕松掌握各種操作技巧。

5. 高手甜點

本書中加入"高手甜點"的內容，主要是講述項目實戰中的經驗，使讀者能快速提升項目操作能力，成為一名數據庫設計高手。

6. 專業創作團隊和技術支持

本書由千谷網絡科技實訓中心提供技術支持。您在學習過程中遇到任何問題，可加入QQ群221376441進行提問，專家會在線答疑。

Access 2013數據庫"學習途徑

本書以學習Access 2013數據庫的制作流程來分配章節，從初的數據庫基本概念開始，然後講解Access 2013數據庫的基本操作、界面設計、編程技術和高級應用等。同時在後的項目實戰環節特意補充了人事管理繫統開發實戰，以便更進一步提高大家的實戰技能。





超值光盤

1.  20小時全程同步教學錄像

涵蓋本書所有知識點，詳細講解每個實例及項目的過程及技術關鍵點，比看書更輕松地掌握書中所有的Access
2013數據庫設計知識，而且擴展的講解部分使您得到比書中更多的收獲。

2. 超多容量王牌資源大放送

贈送大量王牌資源，包括Access案例結果文件、教學幻燈片、本書精品教學視頻、Access 2013快捷鍵大全、窗體和控件常用屬性速查手冊、Access常用函數速查手冊、數據庫工程師面試技巧、Access常見錯誤及解決方案、Access數據庫經驗及技巧大彙總等。

讀者對像

* 沒有任何Access 2013基礎的初學者。

* 有一定的Access 2013基礎，想精通Access
2013的人員。

* 有一定的Access 2013基礎，沒有項目經驗的人員。

* 正在進行畢業設計的學生。

* 大專院校及培訓學校的老師和學生。

創作團隊

本書由劉玉紅、郭廣新編著，參加編寫的人員還有周佳、付紅、李園、王攀登、侯永崗、蒲娟、劉海松、孫若淞、王月嬌、包慧利、陳偉光、胡同夫、梁雲亮和周浩浩。

在編寫過程中，我們盡所能地將好的講解呈現給讀者，但也難免有疏漏和不妥之處，敬請不吝指正。





                                                    編  者

第2章

出色的數據庫設計

數據庫設計是建立數據庫及其應用繫統的技術，是信息繫統開發和建設中的核心技術。由於數據庫應用繫統的復雜性，為了支持相關程序運行，數據庫設計就變得異常復雜。因此的設計不可能一蹴而就，而隻能是一種“反復探尋，逐步求精”的過程。通過本章的學習，讀者需要熟悉如何設計出色的數據庫，盡量避免因前期的考慮不周而造成不必要的操作。

本章目標(已掌握的在方框中打鉤)

 了解數據庫的基本概念

 了解關繫型數據庫的基本應用

 熟悉數據的規範性

 掌握數據庫的設計步驟和方法

2.1  數據庫基本概念

在信息化社會，充分有效地管理和利用各類信息資源，是進行科學研究和決策管理的前提條件。而對於這些大量的數據信息，如果使用手工方式進行管理，不僅效率低下，而且錯誤不斷。這時就需要用到數據庫，通常把它做成一個存儲數據的倉庫。例如，在一個學校，需要管理成千上萬名學生的信息，這些信息組成一個數據庫——學生信息管理數據庫。其中，每個學生的姓名、家庭住址、電話、入學時間、學號等信息都是這個數據庫中的數據。同時，在這個數據庫中，還可以隨時添加或修改學生的信息。

由此可知，數據庫可以定義為數據的集合以及針對數據進行各種基本操作的對像集合。也稱為Database，簡稱DB。數據庫作為存儲數據的倉庫，倉庫中的數據需按一定的規則存放，以便用戶對數據進行訪問或修改。

一個Access數據庫是由表、查詢、窗體、報表、宏和模塊等數據庫對像構成的，這些對像都存儲於一個擴展名為.accdb的單獨文件中。其中，表作為主要的數據存儲倉庫來使用，而查詢、窗體或報表則提供了數據的訪問途徑，用戶可以添加或提取數據，並通過有效的方法呈現出數據。另外，大多數開發人員還需向窗體或報表中添加宏或VBA代碼，使應用程序功能更加全面。

2.2  關繫型數據庫

第1章已經介紹過，Access
2013是一種關繫型數據庫管理繫統，而關繫型數據庫即建立在關繫模型基礎上的數據庫。關繫模型是目前流行的數據庫模型，它的數據結構簡單清晰，是一個二維表的集合，每個表格就是一個關繫。這意味著在Access 2013數據庫中，一個表中的數據與另一個表中的數據是有關繫的。

2.2.1  為什麼創建多個表

一些初級用戶在數據庫中創建表時，總是希望創建一個能夠包含全部信息的巨型表。例如，創建一個圖書館的圖書管理表，其中包含了圖書信息(圖書編號、書名、作者、出版社、單價等)、圖書類別信息(類別名稱、可借天數、超期罰款等)及每本圖書的借閱信息(借閱ID、學號、借閱日期、歸還日期等)，隨著圖書館不斷購入新的圖書，該表中的數據會迅速增加，並且包含了許多無法管理的數據。

由此可知，創建這種巨型表後，維護起來會非常困難。隨著數據的不斷增加，繫統效率隨之降低，容易出現數據輸入錯誤，同時會出現大量重復數據或空白數據。例如，若一本書有多次借閱信息，在記錄不同的借閱信息時，該條信息前面的圖書信息和圖書類別信息將會大量重復。

為了解決以上問題，可以創建多個包含少量信息的表，每個表中都有一個主題，表中的字段都是圍繞該主題所創建。創建多個表並建立各個表之間的表關繫後，同樣可以將這些表當成一個表使用，但並不會出現上述問題。

2.2.2  使用多個表

2.2.1小節介紹了為什麼需要在數據庫中創建多個表，本小節將介紹如何使用這些表。例如，在“圖書管理”數據庫中建立了兩個表：“圖書類別信息”表和“圖書信息”表。其中，“類別編號”字段為“圖書類別信息”表的主鍵，需在“圖書信息”表中添加該字段作為其外鍵，通過該字段，創建這兩個表的關繫，將它們關聯起來。

創建關繫後，可以將這兩個表當成一個表看待，方便用戶查看某一類別下的所有圖書信息，而不必重復查看每個表的記錄。同樣地，在每次購入新書時，隻需更新“圖書信息”表的內容。

由以上例子可以看出，由於特定主題的所有信息都在一個表內，所以將數據分布到數據庫中多個表內可以使繫統變得更易於維護。創建了關繫後又很方便地將它們相互關聯起來，這樣既了數據的存儲空間，又減少了數據的冗餘，使數據組織非常條理化。

2.3  數據的規範化

在設計數據庫時，確保數據正確存儲到表中是重要的步驟。使用良好的表結構，極大地方便了應用程序的其他設計內容，例如窗體、報表等。其中，將數據正確存儲在多個表中的過程稱為對數據的規範化。在繫統設計中應用數據規範化規則是數據庫設計成功的保證。

通常情況下，規範化分為五個階段。大多數據庫設計都要求使用前三個階段，而其中階段是基礎和常用的。對於大部分數據庫設計而言，滿足階段已經足夠了。

規範化規則又稱為範式，規範化的個階段稱為範式，要求數據表符合以下的規則：表中素都隻能包含一個值，並且表中不能包含重復的數據。

第二範式的規則為：將不直接依賴於表主鍵的數據都移到另一個表中。通俗來講，是指拒絕巨型表，創建多個表，使每個表都有其特定的主題。

第三範式的規則為：要求刪除所有可以從本表其他字段或數據庫其他表中獲得數據的字段。即表中不應包含計算得來的數據。

以上三個範式其實就是設計表和字段時應遵循的原則。在後面將詳細介紹，這裡不再贅述。

2.4  數據庫的設計步驟和方法

設計數據庫的目的實質上是設計出的數據庫模式，使之能夠有效地存儲數據，滿足用戶的實際需求。在初始設計數據庫時，難免會發生錯誤或遺漏數據的現像。完成初步設計後，利用示例數據對其進行測試，Access很容易對原設計方案進行修改，可是在輸入大量數據之後，再想修改就比較困難。正因為如此，在開發完整的數據庫繫統前，應確保設計方案的合理性。

2.4.1  總體設計

創建數據庫之前，個步驟是確定數據庫的用途，專業術語稱為“需求分析”。即開發者需要確定希望從數據庫中得到什麼信息。例如，學生信息管理是學校管理工作中的主要環節之一，涉及學生的基本信息管理、住宿管理、成績管理、課程管理等方面。隨著每年新學期的開始，學生的信息也在不斷地發生變化。為了提高學生管理的效率，可以創建一個“學生信息管理”數據庫。

在創建此數據庫之前，需要確定其完成的功能，包括以下幾點。

l   能輸入和修改學生的基本信息，例如學號、姓名、性別、出生日期、專業等。

l   能輸入和修改學生每學期的課程信息，例如課程名稱、授課老師、上課時間等。

l   能輸入和修改學生各學期各門課程的成績信息，例如學期名稱、課程名稱、相應成績、是否及格等。

l   能輸入和修改學生的住宿信息，例如宿舍號、宿舍電話、宿舍人數等。

l   能夠查詢學生的平均成績、好成績、差成績等信息。

l   生成標簽報表，打印每個學生的基本信息。

l   設置登錄名和密碼登錄繫統，查詢以上信息。

從以上的例子可以看出，在確定數據庫的用途時，希望數據庫提供的一繫列信息也隨之顯示出來。由此，可以確定在數據庫中存儲哪些事件，以及每個事件屬於哪個主題。這些事件與數據庫中的字段相對應，事件所屬的主題則與表是對應的。

當然，構建繫統所需要的大多數信息都來源於終的用戶，這意味著開發者可以和他們進行交流探討以了解得更加全面。同時，在實際創建數據庫之前，開發者不妨先在紙面上草擬一些希望數據庫生成的報表，或者收集當前用來記錄數據的表格，還可以參考某個設計得很好且與當前要設計的數據庫相似的數據庫，從而確保設計出合理的方案。

2.4.2  設計表

這是數據庫設計過程中重要的一個環節，也是難處理的一個步驟。因為表對像是整個數據庫的基礎，也是查詢、窗體和報表對像的基礎。表結構設計得好壞會直接影響數據庫的性能。一個良好的數據表設計應該具備以下兩點。

l   表不應包含備份信息，表之間不應包含重復信息，從而減少冗餘數據。否則不僅會浪費空間，還會增加出錯的可能性。

l   每個表應該隻包含關於一個主題的信息。

由此可知，開發者可以將信息劃分為各個獨立的主題，每個主題都可以設計成為數據庫的一個表。例如，在“學生信息管理”數據庫中可以劃分為學生、課程、成績等，因此可以設計“學生信息”表、“課程”表、“成績”表、“班級”表、“宿舍”表等，如圖2-1所示。

2.4.3  設計字段

每個表中都應包含同一主題的信息，即表中的字段應圍繞這個主題而創建。在設計表中的字段時，應注意以下幾點。

l   字段應涉及所有需要的信息。

l   以小的邏輯部分存儲信息。例如，學生姓名通常分為兩個字段存儲，“名字”和“姓氏”。

l   不要創建相互類似的字段。例如，在“供應商”表中，如果創建了“產品1”和“產品2”字段，就很難查找所有提供某一特定產品的供應商。

l   不應包含派生或計算得到的數據。例如，如果有“單價”和“數量”字段，就不要額外再創建一個“總價”字段存儲這兩個字段值的乘數。該數據完全可以通過建立查詢來實現。

l   明確有性的字段。

Access為了連接保存在不同數據表中的信息，數據庫中的每個數據表必須設置主鍵字段。例如，在“學生信息”表中設計“學號”“姓名”“性別”“出生日期”“籍貫”等字段，其中，設置“學號”字段為主鍵，如圖2-2所示。

2.4.4  設計關繫

Access數據庫中的數據保存在不同的表中，因此必須要有一些方法能夠連接這些數據，使之作為一個整體使用。通過建立表間的關繫即可解決此問題。

例如，在“學生信息管理”數據庫中，來查看一個學生的基本信息和他所住宿舍的信息。因為一個學生隻能有一個宿舍，而一個宿舍可以有多位學生，因此在“宿舍”表和“學生信息”表之間建立一對多關繫後，就可以把這兩個表中的數據結合在一起查詢，如圖2-3所示。

數據庫表關繫要求關繫中所涉及的兩個表內有的字段，如果表中沒有的字段，則數據庫引擎無法正確連接並提取相關的數據。這時，就需要向表中添加一個額外的字段，讓該字段作為與其他表形成關繫的點。

2.4.5  優化設計

在設計完需要的表、字段和關繫後，應檢查設計並盡量找出任何可能存在的不足。因為改變當前數據庫的設計要比改變已經輸入數據的表容易得多。

開發者應在每個表中輸入充足的示例數據，以方便檢查設計。可以創建各種查詢，通過得到的結果來檢查數據庫中的關繫，還可以創建窗體和報表的草稿，檢查顯示的數據是否符合期望，從中查找不需要的重復數據，並對其進行修改。

另外，許多表結構在當時使用效果非常好，但常常會因為用戶修改或添加數據而崩潰。開發人員在使用過程中會發現，經常需要重新設計表的結構來適應這些變化。並且表結構發生變化時，所有相關的內容也會發生改變。因此，預測這些變化可以減少問題的發生。

2.4.6  創建窗體

經過優化設計後，如果當前的表結構符合期望，就可以在表中添加所有的數據，接著進行窗體的設計。在Access數據庫繫統中，開發者和使用者往往是分離的，而窗體更多地需要站在使用者的角度進行設計。因此，設計一個操作方便、美觀的界面在數據庫設計中占有相當重要的地位。

窗體以表或查詢為數據源。設計窗體之前，若當前存在的表不滿足需求，開發者還需創建查詢來作為數據源。

設計窗體時需要在屏幕上放置以下三類對像。

l   標簽和文本框控件：以方便輸入數據。

l   其他特殊控件：例如按鈕、列表框、復選框等。

l   提升窗體效果的圖表對像，例如顏色、線條、矩形等。

設計窗體時，將上述控件放置在窗體中的相應位置，並設置對應的事件屬性，即設置對應的宏。至此，一個簡單的數據庫繫統就設計完成了。若要完成更復雜的功能，設計相應的VBA模塊對像即可。

2.5  高
手 甜 點

甜點1：什麼是良好的數據庫設計原則？

為了獲得一個良好的數據庫設計，必須遵循以下基本的原則。

(1) 避免重復數據；

(2) 確保信息的正確性和完整性。

甜點2：簡要介紹當前數據庫繫統所支持的主要數據模型。

數據庫繫統的一個核心問題是數據模型。根據組織數據庫中數據的結構類型的不同，數據庫繫統所支持的主要數據模型有層次模型、網狀模型和關繫模型等幾種。其中，層次模型和網狀模型統稱為非關繫模型，它們在早期開發數據庫時使用。

在非關繫模型中，實體用節點表示，每個節點代表一個實體，實體間的聯繫用節點之間的連線表示。其中，層次模型利用樹型結構來表示各類實體及實體間的聯繫，它要求隻有一個節點而沒有父節點，除此之外的其他節點都隻能有一個父節點，這使得層次數據庫繫統隻能處理一對多的實體關繫。而網狀模型是一種比層次模型更具普遍性的結構，它去掉了層次模型的兩個限制，但因此變得復雜且數據獨立性較差。

對於關繫模型，它的數據結構簡單清晰，無論是實體還是實體之間的聯繫都用關繫(二維表)來表示，具有更高的數據獨立性，簡化了程序員的工作和數據庫開發建立的工作。