何為書面溝通的技術

提到書面溝通的技術，似乎會給人一種質樸且專業性較強的印像。但毫不誇張地講，在商務場合，沒有什麼能力比溝通能力更為重要。究其原因，這個世界有許多優秀的計劃因為缺乏書面溝通的技術而夭折。本書的主旨就是講解如何能讓策劃方案成功通過的技巧，讓大家避免在後關頭功虧一簣。如圖0-1所示，商務人士若要順利完成高難度任務，必須具備如下幾種基本能力：

· 邏輯思考能力——組織語言的能力

· 驗證假說能力——回答疑問的步驟

· 會議設計能力——總結討論的技巧

· 制作商務文本能力——制作商務文本的步驟

本書以“提交方案”為切入點，整理歸納了上述四種基本能力。之所以沒有將如今比較熱門的“解決問題”“分析”“演講”等作為切入點來整理本書的內容，是因為我深切地體會到：“即使做到了有邏輯性地思考問題並解決問題，如果無法順利傳達給對方，就沒有任何意義。即使演講時口若懸河，若沒有實質內容，也沒有用。”

合理思考能力與妥當表達能力對於商務人士而言不可或缺。在兼具二者的同時，還應讓二者保持平衡。

當然，邏輯思考能力和演講能力也非常重要，同樣需要加以鍛煉，但這二者僅僅是手段而已。我們的目的是借由這些能力來思考事物的理想狀態，將其準確傳達給他人，進而促使人們朝著理想的目標行動，推動商務活動順利進行，讓企業、社會、世界變得更加美好。

● 本書的結構

現在介紹一下本書的整體結構。

本書共7章，分別為序章、第1章～第5章、終章（圖0-2）。

每章都由“故事（STORY）”“解說”“總結（要點）”這三個部分組成。

為了讓大家體會到商務現場的真實氛圍，切實了解到問題的所在，我編造了一個貫穿全書的虛構“故事（STORY）”。

“解說”則以故事中發生的事件為題材，詳細介紹了問題及解決方法。

“總結（要點）”則概括了“解說”部分中為重要的內容。

接下來讓我們看一下各章的內容概要。

序章 序章隻有“故事”，沒有“解說”和“總結”。故事中有兩位主人公登場。一位是在京都上賀茂制作所任職的中山先生，另一位則是東京Precena咨詢公司的戶崎先生。在序章裡，上賀茂制作所的社長命令中山先生開展一項新的業務，然而這個業務對中山先生來說相當困難。為了成功開展新業務，中山先生決定向咨詢公司求助。

第1章 面對“必須提交方案”的情形，我們應當如何應對？本章介紹“何為提案技術”，並介紹了提交方案需具備的基本能力。

第2章 運用“邏輯思考能力”條理清晰地整理提案內容。

第3章 運用“驗證假說能力”打消對方的疑問。

第4章 運用“會議設計能力”總結討論的內容。

第5章 運用“制作商務文本能力”準備有說服力的文章和圖表。

終章 中山先生與戶崎先生全力以赴克服了種種困難。等待他們的是怎樣的結局？——終章介紹了故事的結局。

● 書面溝通的技術對誰有益

那麼本書對哪類人有益？適用於哪些場合呢？詳情如下。

1. 商務精英

無論是在公司內部還是外部，經常負責提交方案工作的是商務精英。本書幾乎所有章節都對商務精英有所幫助，其中，第3章“驗證假說能力”和第4章“會議設計能力”尤其有用。因為“驗證假說能力”能夠發現對方的需求，適用於與客戶交涉、與上司探討的場合。除此以外，它還有助於商務精英向下屬下達重點清晰的指令。而會議設計能力的使用頻率則相當高，掌握了這項能力可以很大程度地提高會議的效率。

2. 職場新人

職場新人往往會接到上司的種種指令，他們必須把自己的工作安排妥當。本書第2章“邏輯思考能力”和第5章“制作商務文本能力”尤其適合職場新人。要把自己想說的內容條理清晰地明確傳達給對方，“邏輯思考能力”是必不可少的。總結每日工作、傳達有效信息則需用到“制作商務文本能力”。若是具備了“驗證假說能力”和“會議設計能力”，那當然再好不過。但是這兩種能力使用機會不多，因此安排在較後面的章節介紹。

3. 管理層、經營層

對於管理層、經營層的領導們來說，這本書的意義不是教會他們知識，而是提供給下屬合適的“課本”。有的下屬比較遲鈍，跟他講很多遍仍無法提交出令人滿意的方案，這時就可以把本書交給下屬，繫統地指導下屬學習提案技術，讓他認識到自己的方案究竟哪些地方存在問題。從這個角度來講，整本書都對領導有益。

其中，第2章“邏輯思考能力”和第3章“假說驗證能力”尤其有用。想要讓無法充分表達自己想法的下屬認識到自己到底遺漏了哪些問題、邏輯上存在哪些漏洞，“邏輯思考能力”不可或缺。要讓不懂上司指令的下屬了解論點的內容以及所需的啟發，則會用到“驗證

假說能力”。

4. 求職的學生

求職的學生需要在短時間內對商務活動有所了解，同時學習正確的工作方式。並且，找工作時如何向企業展示自己也是一門重要的學問。從這個意義來講，磨煉書面溝通技術可以幫助學生找到合適的職位。通過閱讀本書的“故事”，正在求職的學生們可以更加清楚地了解商務現場的真實氛圍。第2章“邏輯思考能力”則能教會學生應該如何準確地表達自己的想法。

由此可見，本書適合各類讀者。即使職位發生了變動，依舊可以從本書中找到新的適合的內容。

● 方案為何難以通過

前文中大致介紹了本書的整體結構。在此，我想講講自己對“書面溝通技術”的理解。

在我看來，隻有當思考能力和傳達能力相互調和時，纔能制作出優秀的方案。方案既不是沒有根據的空想，也不是缺乏說服力的強制要求，而是將自己深入思考並認為正確的內容努力傳達給他人。多年以來，我參與了許多戰略咨詢項目，見過了眾多企業的管理課題。現在，我作為日本某上市企業的管理層骨干，實際參與了企業的變革，也了解到了一個公司深層的管理課題。兩種工作讓我發現企業中存在的眾多問題的根源其實就是“缺乏溝通能力”。

我相信，隻要大家都認真努力地思考問題並傳達想說的內容，對方也認真理解方案的內容，那麼無論哪家企業都能越做越強。這個道理同樣適用於全世界。

很多人恐怕都曾經歷過這樣的場景：有著不同背景、不同價值觀的員工們幻想著同事的思考模式應與自己相同，於是他們解說得馬馬虎虎，誤以為雙方已經互相理解並達成了共識。直到後關頭纔發現雙方的意見存在分歧，然而卻為時已晚。有時運氣比較好，工作推進到中途就已發現雙方存在分歧，然而他們卻把產生分歧的責任歸咎到對方身上：“為什麼聽不懂我說的話？都是對方的錯。”

假如做到充分理解對方與自己不同，以建立清晰的邏輯為基礎來思考問題，將思考的結果以簡單易懂的方式傳達給對方，像這樣順利地提出方案，想必就能解決所有分歧。

因為我見過太多商務人士在工作中飽受挫折，所以我真切地希望能夠幫助他們順利地推動商務活動，這也正是本書的寫作背景。當然，我在寫作時就把本書定位為教授商務技巧的實用型書籍。如果本書能幫助大家制作出更好的“方案”，為企業帶來一些變革，為社會帶來一些好的影響，那再好不過。

後，本書的出版有賴於各方面的大力協助和支持。

萬寶至馬達株式會社（Mabuchi Motor Company）的龜井慎二社長和Golbis株式會社 的堀義人董事長給我提供了寶貴的機會與考驗。在此之前，我曾任職於理特咨詢公司（Arthur D. Little），該公司的清水弘先生、小林忍先生、小西賢明先生都曾給予我很多幫助。

麥肯錫公司（McKinsy & Company）的仙石慎太郎先生與我進行了各種討論，為本書的出版提供了寶貴的啟發性意見。Golbis株式會社的吉田素文先生，理特咨詢公司的關伸彥先生、鈴木裕人先生、德尾陽太郎先生，科爾尼管理咨詢公司（A.T.Kearney）的和田由可先生，Corporate Directions株式會社的鈴木宏尚先生，博思艾倫咨詢公司（Booz Allen Hamilton）的宇都宮崇人先生，貝恩咨詢公司（Bain&Company）的池田靖勛先生，摩立特集團（Monitor Group） 的丸上琢也先生以及曾經任職於普華永道（PricewaterhouseCoopers）的稻田有美女士，都幫忙參與了本書的審閱工作。埃森哲公司（Accenture）的木村知百合女士花費大量時間協助我完成了從企劃構思到內容討論、終校正的過程。

英治出版公司的原田英治先生、和田文夫先生曾耐心十足地協助我完成初稿。

除此以外，還有許多人士為我提供了各種幫助。在此致以真誠的謝意。

高田貴久