通過“避免失誤”，消除工作和人生的“失敗”

本書旨在化解如下問題:

經常丟三落四

遲到

再三確認可紕漏依然存在

數據管理不善

過多的“算是說過”“算是問過”

想必很多人都懷揣著類似的煩惱。任何人都會失敗。每個人在成長過程中都會犯錯。不過，有些人年復一年重復同樣的錯誤，而有些人卻受人信任，“他很少犯錯”。

為什麼會有這樣的差別？是纔華和能力的問題嗎？

並非如此。任何失誤都可以通過小“方法”輕而易舉地避開。而能否有效利用這些方法……正是消除工作和人生的“失敗”，獲得周圍人的信任的秘訣所在。

前本書共分為“時間和日程管理”“收拾整理”“手賬、筆記、備忘的竅門”等11個主題，介紹“零失誤工作法”。我從事顧問已近20載，對這一職業生涯中所積澱的知識經驗進行一次總動員，盡可能多地將方法彙集起來介紹給讀者。自認為本書的內容繫統、全面，可稱得上是一部關於“零失誤的大全集”。

您可以從您認為“自己經常犯這種錯誤”的主題依次讀下去。本書中“零失誤”的方法之一便是“不必從第1 頁開始閱讀書和資料”。首先要明確對於自己而言重要的信息，而非從頭開始閱讀。這是高效利用信息的訣竅。

另外，本書後附帶“失誤索引”。可以根據“丟三落四”“遲到”“工作逾期”等有關失敗的關鍵詞來查找到改善的措施。請您務必要嘗試一下。

新挑戰由此而生！

失誤將會剝奪我們的“生產性”和“效率性”。整日犯錯的人比不犯錯的人背負了更加沉重的負擔。

如果能夠卸下這些重擔，您的人生將會變得更加暢快、更加幸福。因為您的內心將獲得解放，不必再為“是不是又犯了什麼錯”“指出他的錯誤會不會惹他生氣”而惴惴不安。隻要勇敢地面對失敗，就能夠積極迎接挑戰。

希望本書“零失誤”的方法能夠拋磚引玉，讓您的工作和人生更為多姿多彩。

希望本書對您有所裨益。

中島孝志

零失誤1

計劃安排要分為“未定”“暫定”“確定”三個階段

#“放鴿子”# 日程“撞車”

並不是所有的計劃都是板上釘釘。有的是“等待回復”，還有的是“正在協調”。務必要將待定事項也一絲不苟地寫在日程表上，否則可能會造成日程安排“撞車”。

計劃包括“未定”“暫定”“確定”三個階段。“未定”表示月內或周內正在征詢對方意願，“暫定”表示已經圈定備選日期正在等候對方選定，“確定”表示已經預約成功。一旦忘記了未定和暫定計劃，也就是把待定事項拋在了腦後，又重復安排了其他的計劃，這樣在工作安排上就會出現“放鴿子”或“撞車”的情況。

※“未定”和“暫定”也要放進日程表

未來兩三天的計劃肯定是忘不了的，但如果是要管理一個月以後、半年以後的計劃，想必就力不從心了。因此，未定和暫定也要認認真真地記在日程表上。

不過，記是記下來了，但卻無法區分待定和確定，所以不同的階段要用“顏色區別”。鴿子”# 日程“撞

比方說，“確定”用黑色，“未定”用紅色，“暫定”用藍色。像這樣用顏色加以區別，再根據階段進程逐步調整顏色。如果是用手賬記事，可以用三色圓珠筆來寫，如果用的是日程管理APP 或其他軟件，那麼選用帶有能夠給計劃設置顏色功能的軟件就可以了。

零失誤2

以“30 分鐘為單位”安排日程

# 時間分配錯誤

時間白白流逝是一個令人痛心疾首的錯誤。其他錯誤尚可亡羊補牢，唯有時間一去不返。

要養成精心統籌安排的好習慣，杜絕浪費時間。一個行之有效的方法是以30 分鐘為單位制訂計劃。

不少人制訂洽談計劃時都會按照小時來計算時間。可是，並不是所有洽談都需要至少一個小時的時間。如果隻是簡單的情況報告，30分鐘左右足矣。

明明該談的都已經談完了，但制訂的洽談計劃是一個小時，那麼剩下的時間可能就用來東拉西扯了。這就是在浪費時間。原本就應當約定為30分鐘。

※也要讓對方“珍惜時間”

如果我方珍惜時間，對方也會如此。假如對方覺得“這是個爭分奪秒的人呀”，那麼對方提出的會談方案也同樣會以30 分鐘來計算。

不僅洽談如此，也請您帶著“真的需要這麼長時間嗎”來思考，重新審視一下會議、發布會、報告會等各種各樣的計劃安排，按照所需短時間來安排日程。

零失誤68

按照“重要程度”“緊急程度”給工作分類

# 時間分配錯誤# 步驟錯誤# 忘做

幾乎所有的商務人士都曾遇到過一個問題，那就是應該先做“緊急工作”，還是先做“重要工作”。

緊急和重要，都是不可忽視的要素。因此，以這兩個要素為軸，制作一個“坐標繫”，讓眼下應該著手的工作更加明確。

下圖即為“緊急程度和重要程度坐標繫”

工作①是“客戶索賠”等。顧客暴跳如雷。道歉刻不容緩。這是涉及企業形像的大問題，因此緊急程度和重要程度都很高。

工作②是“銷售報告”等。雖然是必不可少的重要工作，但明天報告並無大礙。也就是緊急程度低但重要程度高。

工作是③“團隊聚餐”等。溝通交流的確不可忽視，但一來不用著急，二來也不是非做不可。緊急程度和重要程度都很低。

工作④是“經費核算”等。這項工作必須要在截止日期前完成，緊急程度很高，但並不會給企業帶來利潤，因而重要程度並不高。

※應該優先的是“緊急程度”還是“重要程度”

顯然有些工作應當優先開展，有些則無需優先。問題在於應該先做工作②還是工作④。答案是工作②，也就是“緊急程度低但重要程度高的工作”。

您的工作成果和評價終取決於重要程度高的工作。理應將盡可能多的時間和精力投入到這一類工作當中。

類似於工作③“緊急程度高但重要程度低的工作”，要在重要工作完成之後，三下五除二地迅速處理完畢。

如果弄錯了工作的先後順序，就會導致重要工作半途而廢或是被拋到了腦後。請您充分利用“拒絕失敗66”介紹的Todo 清單，並養成從重要程度高的工作開始做起的習慣吧。

零失誤69

從“三個角度”判斷輕重緩急

# 時間分配錯誤# 步驟錯誤

“這件工作很著急。請你開始開工，其他工作先放一放。”在辦公現場，這類突如其來且讓人無可奈何的要求不計其數。不過，因為是“緊急工作”，就必須暫停所有工作，全身心地投入其中嗎？

答案是“NO”。一如“拒絕失敗68”所述，重要工作應當排在緊急工作的前面。

當上司或客戶把緊急工作安排給您的時候，對於是否馬上開工，要有自己的判斷。

判斷依據有如下三點。

1. 1. 需要多長時間；


2. 2. 需要多少精力；


3. 3. 有多少收益。

相當耗時，一旦開始就會被拴在這裡。這種工作不能輕易接手。此外，需要耗費精力，且後回報很少。這樣的工作隻能是勞而無功。

“萬分緊急”“先做這個！”都與己無關。沒必要跟風而動。終還是要根據自己的輕重緩急進行判斷。

零失誤70

為占比兩成的重要工作傾盡全力

# 時間分配錯誤

當工作堆積如山的時候往往容易犯錯。一旦超過了承受能力，結果將是全部工作半途而廢。

不可能每一件事都做到盡善盡美，而且也不應該追求至臻至善。那麼應該怎樣做呢？方法就是將全部精力傾注到重要的兩成工作當中。

舉例說明，Web 網站的訪問量隻集中在所有頁面的兩成。出版界暢銷的兩成支撐起了整體的銷量。此外，手機的功能雖然五花八門，但用戶所使用的功能也僅占兩成。

※要重視能夠勞有所得的工作

把這一法則也應用在工作當中吧。將時間和精力傾注到重要的兩成工作之中。

譬如銷售工作，要盡量把時間和預算用在前兩成客戶身上。較之於對所有客戶一視同仁，這樣做的成果更加明顯。

沒必要在每一項工作中都拼盡全力。當然，認真對待所有工作是一種優秀品質，但畢竟自身能力有限。要善於校短推長，對工作做出取舍，這樣便能夠創造出更大的成就。