寫在前面  

1. 公文以簡為美

2. 寫作的三階段  

3. 文以識為高  

4. 字語為意役  

5.“有竹”與“無竹”之辨  

6. 文似觀山不喜平 

7. 公文主題辨析  

8. 角度的選擇  

9. 化陳腐為神奇  

10. 詳寫與略寫  

11. 虛寫與實寫  

12. 用材與謀篇  

13. 切忌“觀點 事例”  

14. 綜合的技巧  

15. 硬接硬轉  

16. 層、段的組合  

17. 正確運用“章斷條連”  

18. 公文語言ABC  

19. 公文寫作須咬文嚼字  

20. 有關“有關”  

21. 提升四種能力  

22. 高帽與長靴  

23. 標題四戒  

24. 簡報標題三要  

25. 標題與標點  

26. 公文的文采  

27. 香菱學詩的啟示  

28. 朗誦公文  

29. 從八股文說起  

30. 公文的古為今用  

31. 總結莫成“豆腐賬”  

32. 關於“意見”的意見  

33. “請示”探究  

34. 怎樣寫領導講稿  

35. 何為“好信息”  

36. 信息稿的加工  

37. 信息的深層開發  

38. 談談辦公室調研  

39. 怎樣寫好論文 

40. 怎樣成為寫作高手 

41. 鄧小平語言的魅力  

42. 熟知未必真知 

43. 從“牛”說起

44. 讀書雜談

45. 日本公文印像

19公文寫作須咬文嚼字

  三十一年前，筆者調入北京市委機關時，秘書處裡有一位老譚同志，身無職務，級別卻比處長還高（副局級），工作隻一件——市委文件文字把關。市委擬下發的文件，經秘書處修改後，一概送老譚審核。老譚是北京大學的高纔生，文字功底深厚，終日坐在碩大的辦公桌前，架著老花鏡看稿子。他審稿不慌不忙，一篇五六頁的稿子，往往推敲一天，可謂咬文嚼字，甚至吹毛求疵。經他審過的文稿，直送秘書長簽發。有時，趁文稿還未送走，我悄悄翻看一下自己處理的文稿，那觸目的朱筆圈改處，既令我赧顏又由衷欽佩，從中得益不少。記得那一時期，上報下發的市委文件從未出過文字問題，連一個標點符號都沒錯過。

  現今的公文，給我的感覺是文字水平下降。不知是核稿人員修辭煉句的功力不夠，還是字斟句酌的定力不足，文字粗率的也大有“文”在。舉例為證：××市人民政府2008年4月10日頒發的《××市電梯安全監督管理辦法》（以下簡稱《辦法》），屬法規類公文，用政府令的形式頒布。在這篇五千餘字的公文中，硬傷累累，需要修改的有四十多處。下面對其主要問題試做評改。

  全文為七章四十六條。章為總則，共八條，因為文字不多，逐條評點。

  條為了保證電梯安全運行，預防和減少事故，保障人民群眾生命和財產安全，根據《中華人民共和國安全生產法》和國務院《特種設備安全監察條例》，結合本市實際情況，制定本辦法。

  此條句“為了保證電梯安全運行” ，沒有限定《辦法》所“保證”的區域。該《辦法》的施行區域是××市，管不了也“保證”不了外省市的電梯安全運行，此句應改成“為了保證本市電梯安全運行”。

  第二句“預防和減少事故”，提法不妥。制定《辦法》的目的就是預防和制止安全事故，絕不是為了少發生一些事故。從理論上講，《辦法》制定的底線是，隻要嚴格執行這些規定，電梯運行就應該是安全的，就不應該發生安全事故。所以，此句應改成“防止安全事故”。

  第三句“保障人民群眾生命和財產安全”中，“人民群眾”概念太大，指代不明；“生命”一詞不如用“人身”更貼切，應改成“保障電梯乘員人身和財產安全”。我查了一下，《辦法》中這一提法是套用國務院頒布的《特種設備安全監察條例》（以下簡稱《條例》）原文，這樣套用是不妥的。因為《條例》是對八大類設備的規定，用語必然概括一些；而《辦法》隻是針對電梯一種設備，用語則應盡量具體，少用或不用概括敘述。

  這裡順便講一下公文寫作中的概括敘述問題。概括敘述是用抽像簡潔的語言，表現事物的整體。在概括敘述中，概括的高低程度，取決於概括對像的廣度。黨中央、國務院文件概括的對像多是全國性的事物，因此公文用語往往需要高度概括，概括敘述、“原則話”必然多一些；地區乃至基層的文件，概括的對像相對來說要狹小甚至單一，公文用語則應適度概括，運用中度、低度概括，多用具體敘述，“本地話”多一些。目前基層公文中出現的“照搬照套”上級文件、大話套話滿紙飛現像，多是因為不諳“適度概括”的道理。

  第二條 本市行政區域內電梯的生產（含制造、安裝、改造、維修、日常維護保養，下同）、使用、檢驗檢測及其監督檢查等活動，應當遵守本辦法。

  此條有兩個問題：一是對“電梯”的內涵和外延沒有確切地說明。按照國務院《條例》的規定，“電梯”是指“動力驅動、利用沿剛性導軌運行的箱體或者沿固定線路運行的梯級（踏步）、進行升降或者平行運送人或貨物的機電設備，包括載人（貨）電梯、自動扶梯、自動人行道等”。這樣重要的定義，在此條以至整個“辦法”中竟然不見。

  二是，句括號中的“日常維護保養”，不應列在生產環節中，按照《條例》的表述應列在使用環節中（這也是常識）。此句應改為：“本市行政區域內電梯的生產（含制造、安裝、改造、維修，下同）、使用（含日常維護保養，下同）。”

  第三條 電梯生產、使用單位應當建立健全安全管理制度和崗位安全責任制度。電梯生產、使用單位的主要負責人應當對本單位電梯安全全面負責。

  此條句表述不明確。對安全管理制度、責任制度，不該采用泛指表述。公文中經常用到類別詞和類屬詞，類別詞是泛指一類事物（如“管理制度”）；類屬詞是指一類事物下屬的具體事物（如“電梯安全管理制度”）。要根據語言環境，該用類屬詞時就不用類別詞。否則，造成表述不明，譬如一個人對自己的姐姐不叫“姐姐”卻叫“旁繫親屬”。此句應改為：“建立健全電梯安全管理制度……”

  第二句中的“本單位電梯”，表述不準確，應改為“本單位所生產或使用的電梯”。法規條文的表述必須十分嚴密，不能產生歧義，讓人鑽空子。例如這句中“本單位電梯”，其字面意思是：所有權為本單位的電梯。按這個意思理解，廠家生產的電梯一旦賣出去，就不再是本單位的電梯了，廠家就不負有安全責任了。顯然這不符合此條的本意。

  除文字方面的問題外，後一句中“全面負責”的提法，斷無道理。試問，電梯使用單位電梯工違規操作而造成的安全事故，也要電梯生產廠家負責嗎？這樣規定還有誰敢生產電梯呀！這條規定可改為：“電梯生產單位應對電梯安全性能以及安全事故涉及的電梯質量問題負責；電梯使用單位應對電梯的安全使用負責。”

  第四條 市和區（縣）質量技術監督局是本市負責電梯安全監督管理工作的主管部門（以下簡稱電梯安全監督管理部門）。區（縣）電梯安全監督管理部門應當做好本行政區域內電梯的安全監督管理。市電梯安全監督管理部門應當加強對區（縣）電梯安全監督管理部門的督促、檢查和指導。

  此條句主、賓語發生矛盾。主語由兩個並列成分聯合構成（市、區縣質監局）；賓語隻有一個（本市……工作主管部門），它不能將主語的兩個成分完全兼顧起來，因為區（縣）質監局不可能是××市某一工作的主管部門。一個句子的主謂賓各部分，若其中一個部分由兩個或兩個以上並列成分構成，而另一個部分隻有一個成分，就一定要使它們之間相互兼顧，避免顧此失彼的毛病。此句賓語部分的改法有兩種：①在“本市”後面加上“和區（縣）”；② 將“本市負責”四字刪去，改為“本地區”。

  第二句表述不全面。市和區（縣）都設立電梯安全監管部門，而此句隻對區（縣）電梯安全監管部門提出責任要求，似乎市電梯安全監管部門就不負有做好電梯安全監管之責。這一缺失是不應該的，應在主語中加上市電梯安全監管部門。

  第三句中的“加強”一詞不妥。因為“加強”表示“在原有基礎上更有效”的意思，一般用於已經工作一段時間之後對今後的工作提出要求，而不適合用來明確工作職責。對第二、三句修改如下：“市和區（縣）電梯安全監管部門應當按照本辦法做好本行政區域內電梯的安全監管工作。市電梯安全監管部門還負有對區（縣）電梯安全監管部門的督促、檢查和指導之責。”

  第五條 區（縣）人民政府應當加強對電梯安全管理工作的領導，督促和支持區（縣）電梯安全監督管理部門依法履行監督管理職責，及時協調、解決電梯安全監督管理中的重大問題。

  此條後一句的謂賓不搭配。謂語由“協調、解決”兩個成分並列構成，其中“協調”與賓語“問題”不搭配。有兩種改法：如改賓語則改為“重要工作和問題”，使謂語兩個成分分別搭配賓語兩個成分；如改謂語則改成“協商、解決”，與賓語“問題”均可搭配，但恐與原文本意略有出入。

  第六條 學校、新聞媒體、社會團體、基層群眾性自治組織應當開展電梯安全知識和電梯安全法律的宣傳、普及工作，倡導文明乘梯，增強安全意識和自我保護能力。

  此條犯了公文的常見病：普遍號召，籠統要求，難以落實。比如，要求學校開展電梯安全知識和電梯安全法律的宣傳、普及工作，仔細分析一下很不現實，因為鄉村小學也是“學校”，有必要開展這種宣傳普及工作嗎？至於“社會團體”“基層群眾性自治組織”的範圍更寬泛，細摳起來問題更多。目前一些公文在制定規定或提出要求時，把需要執行的單位和不需要執行的單位不加區別、混在一起，籠統要求如何如何，使接到文件的單位有的便難以執行。結果是能執行的就執行了，不能執行的就不執行了。久而久之，對這種籠統要求的工作，能執行的有的也不執行了，後是公文的權威性、法定效力大打。

  此條的修改，應從可操作性方面考慮。電梯安全知識和電梯安全法律的宣傳、普及工作，涉及很多專業知識，似應由電梯安全監管部門牽頭，由電梯生產、安裝、維修單位和電梯使用單位（包括其委托的電梯日常維護保養單位），分別進行不同形式的電梯安全宣傳工作；新聞媒體和有關的學校、社區組織可在全國安全月期間對電梯安全知識、安全法律集中進行宣傳和普及。

  此外，後一句“增強安全意識和自我保護能力”中，“安全意識”有泛指之嫌，應在前面加上特指修飾詞“乘梯”二字；“能力”一詞不妥，乘客為了乘電梯還要增強此種纔干，太強人所難了吧。此句可改為：“增強人們的乘梯安全和自我保護意識。”

  第七條 本市鼓勵推行科學的管理方法，采用先進技術，提高電梯安全性能和管理水平，增強電梯生產、使用單位防範事故的能力。

  先說文字上的問題。一是語序不妥。這是一個因果句，前因是兩個成分：“科學管理＋先進技術”，後果也是兩個成分：“電梯技術性能＋管理水平”，但是前後句兩個成分的順序不一致，不符合前後對應的表述習慣。鋻於一般的表述順序是“技術”在先“方法”在後，所以此句可改為：“本市鼓勵采用先進技術和科學管理方法，提高電梯的安全性能和生產運行的管理水平……”二是後一句中“事故”一詞之前，應加上“電梯安全”幾字，否則，容易產生歧義。

  此條內容上的問題是，隻說鼓勵而不說如何鼓勵，像一張空頭支票。作為政府一級的鼓勵，有何鼓勵政策、獎勵辦法？應有具體說法，不能隻用兩個鉛字了事。否則，不會產生任何激勵作用。目前一些公文中，充斥著這種“沒有錯也沒有用”的話，官話燴套話，口號原則湯，有人戲稱其為“大話公文”。這不僅敗壞了文風，還使公文的公信力下降。前一段時間，網上調侃電視劇《潛伏》造成的後遺癥，說現今人們見了雞窩就想伸手掏金條，見了紅頭文件就想劃根火柴燒掉。調侃之中流露出對“大話公文”的厭惡。

  第八條 任何單位和個人有權向電梯安全監督管理部門舉報電梯安全違法行為和電梯事故隱患。

  此條中的“電梯事故隱患”語義不通。“事故”一詞意為禍患，“隱患”一詞意為隱藏著的禍患；“事故隱患”＝“禍患隱藏著的禍患”，完全不通。此處應改為“電梯安全隱患”。在此《辦法》中，有五處使用“事故隱患”，一處使用“安全事故隱患”，三處使用“安全隱患”，應統一使用“安全隱患”。

  以上總則八條，條條帶傷。不禁令我想到舊時的一首打油詩：“出兵三十二，回來十六雙。人馬都還在，個個帶刀傷。”公文寫得如此遍體鱗傷，是寫作的大敗仗。

  以下六章，為篇幅，不再逐條評改，而是分成十個問題，既有語言上的毛病，也有內容上的欠缺，每個問題舉一兩例評改。

  1.層次混亂

  層次是文章思想內容的表現次序，既是客觀事物的發展階段和各個側面的有序體現，也是作者思維流動的發展過程。文章的大、小層次安排，是寫作的關鍵環節，應做到嚴謹、分明，切忌鑿枘不投，段落不清，次序混亂。

  第二章 電梯的生產

  ……

  第十二條 從事電梯日常維護保養的單位應當做好下列工作：

  ……

  （四）設立24小時日常維護保養值班電話，接到故障通知後及時予以排除；

  （五）接到電梯乘客被困故障報告後，30分鐘內趕到現場實施救援；

  上例有兩處毛病：

  一是題文不符。第二章的標題是“電梯的生產”，下面卻冒出來“電梯日常維護保養”一條，講的是電梯使用中的若干事項，這與電梯生產何干？電梯使用與電梯生產本是兩件事，硬要放到一起，就是古人講的鑿枘不投，譬如圓的卯眼和方的榫頭一樣格格不入。從文章結構上說，這是違反了層級從屬原則，犯了“血統不清”的錯誤。改正的方法，是將第十二條移到第三章“電梯的使用”中去。經查，國務院的《條例》正是這樣安排的。

  二是段落不清。上例（四）、（五）兩款，講的是同一件事，沒有必要分開表述，應並為一款。此外，第  （四）款中“故障通知”用詞不妥，應為“故障報告”。此款改為：“（四）設立24小時日常維護保養值班電話，接到故障報告後及時予以排除；對電梯乘員被困故障，應在30分鐘內趕到現場實施救援。”

  2.前後矛盾

  第十二條從事電梯日常維護保養的單位應當做好下列工作：

  （一）按照電梯使用維護說明書提出的保養項目、方法和周期要求，制定電梯的日常維護保養方案，確保其維護保養電梯的安全技術性能；

  （二）至少每15日進行一次日常維護保養工作；

  此條中關於電梯保養的周期問題，（一）、（二）兩個規定互相打架：條規定按照電梯說明書提出的保養周期進行保養；第二條又規定“至少15日”保養一次。由於電梯類型不同，如客梯、貨梯、自動扶梯等，其說明書提出的保養周期就會有所不同，如果與“至少15日”的要求不一致，是按條規定執行還是按第二條規定執行呢？令人無所適從。解決這一矛盾的方法是，將第二條修改為：“電梯使用維護說明書未明確保養周期的，至少每15日進行一次日常維護保養工作。”

  3.搭配不當

  第十七條 電梯使用單位……應當委托取得相應許可的單位實施電梯安裝、改造、維修和日常維護保養活動。

  “實施”與“活動”繫謂賓不搭配。“實施”即實行，一般與“法令”“政策”“計劃”等搭配，不與“活動”搭配。此處應將“實施”改為“進行”。

  第二十四條 ……電梯檢驗檢測機構和檢驗檢測人員對涉及的被檢驗檢測單位的商業秘密，負有保密義務。

  此句中“負有”與“義務”不搭配，“義務”作賓語時，與“有”“盡”等搭配使用。此句改為：“……，有保密的義務。”；也可改為“……，負有保密責任”。

  第二十一條 ……

  （五）遇有火災、地震等影響電梯運行和電梯乘客人身安全的突發性事件時，應當迅速采取措施，停止電梯運行。

  此句中“影響”與“乘客人身安全”不搭配，應用“危及”，可改為：“遇有火災、地震等影響電梯安全運行和危及電梯乘員人身安全的突發性事件時。”

  4.用詞不準

  第二十條……電梯使用單位應當在電梯安全檢驗合格有效期屆滿前一個月向電梯檢驗檢測機構提出定期檢驗要求。

  此句中“屆滿”一詞應改為“終止”，因為“屆滿”的含義是“擔任職務的時間已滿”，不適合此句的語言環境。

  5.句式雜糅

  第十九條……未經監督檢驗合格的電梯，電梯使用單位不得投入使用。

  此條中“未經監督檢驗合格的電梯”一句，將“未經監督檢驗”和“檢驗不合格”兩個意思糾纏在一起，造成表意不清。應改為“未經監督檢驗和檢驗不合格的電梯”。

  6.顧此失彼

  第二十七條……電梯檢驗檢測機構逾期未答復或者電梯使用單位對電梯檢驗檢測機構的書面答復仍有異議的，可以在收到答復之日起15日內向當地電梯安全監督管理部門申請復驗。

  此條前面說了兩種情況：“逾期未答復”和 “對答復仍有異議”，而後面的處理辦法隻針對第二種情況，對逾期未答復的卻無下文。揣其意應改為：“可以在逾期未答復或收到答復之日起15日內向當地電梯安全監督管理部門申請復驗。”

  第十四條從事電梯安裝、改造、維修和日常維護保養作業的人員，應當取得相應的《特種設備作業人員證》。其中，從事電梯安裝、改造作業的人員，應當取得電梯安裝項目資格；從事電梯維修、日常維護保養作業的人員，應當取得電梯維修項目資格。未取得《特種設備作業人員證》的人員，不得上崗作業。

  此條也是犯了顧此失彼的錯誤。後一句應改為：“未取得《特種設備作業人員證》及相應資格的人員，不得上崗作業。”

  7.概括失度

  第三十四條居民委員會、村民委員會發現轄區內電梯生產、使用單位存在電梯安全事故隱患或者違法行為時，應及時向所在地電梯安全監督管理部門等負有安全監督管理職責的部門報告……

  此條中所說的“負有安全監督管理職責的部門”，至少包括地區安全生產監督管理局、交通安全管理局、質量技術監督局（電梯安全監督管理部門）等單位，顯然，除了電梯安全監督管理部門外，其他部門沒有查處電梯安全隱患或違法行為的職權。所以，“負有安全監督管理職責的部門”這一詞組概括過度。在公文中經常用類別詞來概括同一類的事物，一定要選擇概括適度的類別詞，避免出現“大詞小用”“小詞大用”“外延交叉”的毛病。請見下例：

  第三十一條電梯安全監督管理部門應當對學校、幼兒園、機場、車站、商場、體育場館、展覽館等人員密集場所以及重要會議或者重大活動場所的電梯實施重點安全監察。

  此條中將“人員密集場所”“重要會議”“重大活動”三個場所並列，其外延存在相互交叉、包容的問題，如“人員密集場所”的外延包含了“重要會議場所”“重大活動場所”。修改方法是，將“重要會議或者重大活動場所”改為“重要會議或重大活動地點”。

  8.成分餘缺

  第十八條……電梯報廢時，電梯使用單位應當自報廢之日起30日內到原登記部門辦理注銷。

  此句中“辦理注銷”後面缺少賓語，應加上“手續”二字。另一種改法是，刪去“辦理”二字，因為“注銷”的意思就是“取消登記過的事項”，已然達意。

  （一）按照電梯使用維護說明書提出的保養項目、方法和周期要求，制定電梯的日常維護保養方案，確保其維護保養電梯的安全技術性能；

  此句是無主語句，後一句中的“其”字所替代的隻能是前一句的“電梯”，這樣就與“其”字後面“維護保養電梯”重復，應刪去其中一項。可改為：“確保其安全技術性能”，或“確保維護保養電梯的安全技術性能”。

  9.表意不明

  第二十七條 ……電梯檢驗檢測機構應當在15日內向電梯使用單位作出書面答復。

  此句中“15日”前缺少限制詞，意思不確切。按此句上下文意思應改為：“電梯檢驗檢測機構應當在接到書面意見後15日內向電梯使用單位作出書面答復。”

  第三十三條 ……發現重大事故隱患的，電梯安全監督管理部門應當報告同級人民政府；需要有關部門支持、配合的，還應當通知其他有關部門。

  此條後一句中的“其他有關部門”，字面意思是“有關部門”之外的“有關部門”，不但表意不明，而且與該文本意不符。應改為“需要有關部門支持、配合的，還應當通知這些部門”。

  10.內容不妥

  第三十七條違反本辦法第十條款規定，電梯安裝、改造、維修單位未執行本市《電梯安裝維修作業安全規範》導致存在安全隱患的，由電梯安全監督管理部門；逾期未改正的，處5以下罰款。

  此條規定不妥。如按此規定執行，對違反有關安全規定並導致出現電梯安全隱患的，先是責令限期改正，如果逾期未改正，僅僅罰款而已。這樣的規定根本沒有盡到安全監管職責，因為僅靠罰款不會令違法行為自動改正，也不會令安全隱患自動消失。筆者認為，為了確保電梯安全運行，除罰款外，至少應該立即停止施工或停止電梯的使用，直至安全隱患消除。 諸如此類“一罰了之”的條款，在此《辦法》中竟有七條之多。

  第十二條從事電梯日常維護保養的單位應當做好下列工作：……（三）制定應急措施和救援預案，至少每半年進行一次應急演練；

  第十五條電梯使用單位應當做到：……（五）制定電梯事故應急措施與救援預案，並定期組織演練；

  以上規定不切實際。按照以上規定，一部電梯要由電梯日常保養單位和電梯使用單位分別制定應急措施和救援預案，還要分別進行應急演練。且不說這一規定有無必要，若電梯真的發生事故，是兩套預案一起實施還是隻選擇其中一套實施呢？弄不好要錯失救援良機。從實際來看，電梯的使用有兩種情況，一種是使用單位自己負責電梯日常運行和維護保養，一種是由使用單位委托專業公司負責電梯日常運行和維護保養。對前一種情況，應由電梯使用單位制定救援預案和組織演練；對後一種情況，應由使用單位牽頭，與其委托的電梯日常保養單位共同制定救援預案和進行演練，這樣規定纔易於執行。具體改法是，刪去第十二條的第（三）款；並在第十五條第（五）款後面加上“如委托電梯日常保養單位的，應與其委托的單位共同制定上述措施預案和進行演練”。

  第三十條電梯檢驗檢測機構和檢驗檢測人員利用檢驗檢測工作故意刁難電梯生產、使用單位的，電梯生產、使用單位有權向電梯安全監督管理部門投訴。接到投訴的電梯安全監督管理部門應當及時進行調查處理。經調查屬實的，電梯安全監督管理部門可以另行指定電梯檢驗檢測機構承擔該單位電梯的檢驗檢測工作。

  此條規定對調查屬實的刁難者的處理，僅僅給受害者調換電梯檢驗檢測機構而已，對故意刁難者卻沒有任何說法，對因故意刁難給電梯生產、使用單位造成的損失也沒有任何說法。這樣的規定是不合情理的。

  以上擇要評改了《辦法》中三十多處毛病，此外還有語言啰唆、用詞不貼切等毛病，甚至還有未校對出來的錯字：如第十九條中“電梯的安裝、改造、重大維修過程”中的“過程”二字，應為“工程”之誤。至於語言啰唆等毛病，多屬可改可不改，這裡就不說了。

  公文語言在一篇公文中雖屬次要問題，但是一份省軍級的法規性文件，被挑出這麼多硬傷、軟傷，也真是不應該。更不應該的是，經過公文起草部門一繫列修改、審定，再送市政府核稿部門審核，經過幾級領導審批簽發，竟然都沒發現些許問題，真是無話可說。隻好借用錢學森一句“名言”：“人都干什麼去了？”