職場中，“軟實力”決定了一個人的能力上限，而“硬實力”則決定了一個人的能力下限。
什麼是“軟實力”呢？就是傳說中的高情商。比如，領會領導意圖的能力、上下溝通左右協調的能力、調動資源的能力、察言觀色的能力、經營人脈關繫的能力及抗壓的能力，等等。
“硬實力”是什麼呢？有一次，我和一位副廳級領導出差，他對我說了一席話，我至今記憶猶新。他說，你們在機關工作的年輕人，隻要做到三點就能在體制內安身立命：一是提筆能寫，二是開口能說，三是遇事能辦。我覺得他說的這三點就是職場中的“硬實力”。具備了這些“硬實力”，那麼，不管你是在體制內還是體制外工作，都能“喫得開”。
在求職、競聘環節，我們似乎總是看到、聽到“本人學習力、領悟力、溝通力、抗壓力、親和力等能力較強”之類的自譽之詞。這一繫列的“強”字蹦出來，似乎不需要經過大腦，可是，聽膩了這一套的考官，怎樣快速去考查你的這些能力呢？這些能力都屬於“軟實力”的範疇，是需要長期的觀察纔能慢慢顯現出來的。而
“硬實力”，如口纔好、擅寫作、會辦事的能力，則可以在短期內顯露出來。例如，在筆試階段，“筆杆子”容易殺出重圍；在面試階段，口纔好的人容易脫穎而出；在試用期，會辦事的人比較容易通過。
筆者在體制內單位工作了十幾年，在長期從事材料寫作工作的過程中，感觸是：寫作能力是在體制內工作的安身立命之本。有過硬的寫作能力，是獲得晉升、免於淘汰的一條路。畢竟，任何一個單位都需要用文字來獲取、傳達、傳播信息。哪怕一個單位的工作、業務做得再好，也得有人能將這些成果、成績、亮點用文字的形式總結出來。
寫作分為“個人寫作”和“為公寫作”兩種形式。前者主要是個人寫日記、寫留言、寫字條，甚至包括文學創作（如寫散文、小說等），而後者主要是代集體、代領導立言，大多因工作需要而寫，是處理公務用的。“為公寫作”就是文書寫作，又
稱為實用寫作，它與“個人寫作”完全不同。一般來說，文書的寫作動機一般不是作者自發形成的，而是上級授意、職責所在。文書的撰稿人雖然是個人，但為稿件承擔責任的一般是集體。一般來說，文書發布之後，就會產生行政效力，這種效力是法律賦予的。基於這種權威性，文書一般具有明顯的實用性，能有針對性地解決實際問題。文書自帶的依據和憑證作用、宣傳教育作用、溝通信息作用，能保證日常工作的正常運轉。
各級黨政機關、企事業單位、社會團體和組織的日常工作，總結起來就是：辦文、辦會、辦事。工作人員辦文、辦會、辦事的能力是保證工作效率的關鍵，而辦文是排在位的，因為文書是大家普遍使用的一種工作工具。離開文書，很多行政工作就無法運轉。
長期以來，撰寫文書是相關單位及其文秘人員的一項重要工作。文書寫作水平的高低，也是衡量工作效能的重要標尺。鋻於此，我們可以將文書寫作定義為：工
作人員在職權範圍內，為了維持日常工作的正常運轉、為了輔助單位或領導做好監督管理工作，在掌握專業實用文書寫作知識的基礎上，所從事的通用公文和各種實用文體的寫作。
一般來講，文書主要分為黨政機關公文、行政事務文書、新聞宣傳文書、司法文書、商貿文書等幾大類，其中，黨政機關公文、行政事務文書、新聞宣傳文書使用廣泛、頻繁。不同類別的文書，在文種使用、寫作規範、寫作方法上完全不同。廣義的“公文寫作”，是指“為公家寫文”，包攬了以上所有的文書種類。狹義的“公文寫作”，指的隻是撰寫黨政公文，而且隻包括通知、請示、報告等 15 種法定公文文種。
文書寫作能力是文秘人員的基本功。文書寫得好，你可能會被領導高看一眼、厚愛三分。當然，對文秘人員來說，能寫好各類文書隻是取得進步的必要條件，不是充分條件。換而言之，你隻會寫，肯定不成，但是，不會寫，萬萬不成。
文書寫作是一個“苦活計”，需要文秘人員坐得住冷板凳、加得了班、熬得了夜、喫得了苦，一般人喫不了這種苦。據筆者觀察，這些年體制內很多單位確實出現了“筆杆子”青黃不接的現像，文秘人員寫公文的功底薄弱、文字能力欠缺，稍微復雜一點的大稿就找不到人寫，以致很多典型情況、創新做法總結不到位，信息宣傳工作跟不上。在一些機關單位，很多年輕人的文書寫作水平確實不敢恭維，他們分不清“主謂賓定狀補”，標點符號亂用，更別說合理安排文章結構、理順文章邏輯。筆者就曾親眼見幾個重點大學畢業的碩士研究生，連通知這樣簡單的公文都寫不清楚。
造成這種現狀的原因，一方面可能是現在年輕人的時間被影視劇、短視頻所占據，而這些視頻畫面往往能直觀地呈現一個場景、故事，但影響了文字符號和腦中想像的鏈接，導致一部分年輕人的文字閱讀理解能力下降，寫作能力更是退化嚴重。如果我們是看書、看報長大的，那麼，文字閱讀能力和寫作語感就會稍微好一些。另一方面，文書寫作需要天賦，也需要磨煉，但有很大一部分人不知道該從哪兒學起、練起。
文書寫作主要是替領導機關或領導個人代言，重在“執公器、言公事、行公權”，因此，它和私人化的寫作是完全不一樣的，不能隨心所欲地去寫。幸運的是，文書寫作有套路可以遵循，有章法可以學習。掌握了這些套路和章法，再經過長期、反復地練習，你也能做到“下筆如有神”。想當年，筆者也是一個文書寫作的“小白”，但經過學習和鍛煉，現在幾乎已經能“玩轉”所有機關文書的寫法，這也是長期淬煉的結果。
剛開始學習文書寫作時，筆者找了很多關於公文寫作的書籍來看，但大多數書籍都是板正規範甚至僵化死板的，絕大多數都是理論、模板和案例的堆砌，讀起來枯燥乏味，對實踐工作也沒有太大的指導和借鋻意義。這些公文寫作書籍的編著者，大多沒有在機關工作的經驗，實踐中常用到的文種介紹得太粗糙，不常用到的文種又解釋得太精細，案例也與實踐脫節，對實際工作的參考價值和指導意義都不高。正是因為這類圖書太多，筆者萌生了編寫一本別致的公文寫作圖書的想法。本書采用工具書的體例去編寫，但在表述方法上更生動、樸實，在內容安排和案例選擇上更貼合工作實際。比如，黨政公文寫作是文書寫作的重點、難點，筆者用了大量的篇幅去講解，並附上了常見錯誤事例和問題解答；黨政公文中，通知、報告、請示等文種使用廣泛、頻繁，故而關於這些文種的案例解析也就多一些。鋻於司法文書、財經文書專業性較強，辦公室文秘人員撰寫傳記史類的機會不多，對於此類文書，本書便不予收錄。對辦公室文秘人員來說，本書介紹的這些文書、文種的寫作方法，在實踐中已經夠用了。本書介紹的所有文種，筆者都已簡明概念、指出寫作要點、列出範文並加以點評，能讓讀者在閱讀過程中快速有效地提高文書寫作水平。
後，筆者想說，既然大家都從事材料寫作工作，就要有一種“不干則已，干就干好”的精氣神。如果你消極應付，不僅是對工作的不負責，更是對自己的不負責。文書寫作水平的提高，從來沒有什麼捷徑可走，更沒有“寶典”“秘籍”之類的速成法。真金需要火煉，寫作能力也需要不斷地自我淬煉，看完一本書就文思泉湧的事情是不存在的。寫作這條路上根本沒有速成，咱們也不能老想著速成。真正的聰明人，都舍得下笨功夫，都舍得久久為功。希望你也能成為文書寫作的高手，在事業上更進一步！
