第1章信息整理文具的技巧
01文件夾整理技巧讓文件不再堆積如山
02使用文件夾完成工管理
03“招牌”標簽
04多功能的遮蔽膠帶
05便箋活用技巧 提高生產率
06活用便箋輕松查看筆記本
07便箋讀書技巧
08制作原創便箋
09便箋的隨身攜帶法
第2章與筆記本組合利用的文具使用技巧
10標上圖符或標記
11三種不同類型的標記方法
12輕松上手的剪報術
13筆的隨身攜帶術
14靈活使用高功能的插筆工具
15筆記本內可夾任何東西
16帶著多本筆記本四處行走
17洽談內容自動錄入議事記錄
第3章讓工作愉快起來的文具活用技巧
18讓你輕松記錄的筆
19玩轉樂高玩具 親自制作
20靈活使用原創印章
21使用單孔打孔機和孔眼機定制筆記本
22不斷改進的多功能橡皮
23靈活使用泡沫包裝紙
24下功夫牢記筆記
25呈現美好外觀
26iPhone和iPad各具適用的周邊工具
第4章提高工作效率的文具活用技巧
27充分利用有限的空間
28整理電源電線
29有效地記錄行程
30在記事本上標上標記
31計算時間、記錄預想和結果
32活用身邊事物 推算長度
33有效率地計算
34最大限度地利用剪切功能
35不犯錯誤蓋上批準印
36在信封的封口方式下一番功夫
37提高翻頁分發的效率
38愉快完成保密信息的處理工作
39在自己家中也能拍出好的照片
40對考試有幫助的文具
第5章何時何地都能派上用場的移動式文具活用技巧
41出差時攜帶的文具都統一成筆型
42移動時的充電方法
43為防受傷
44出差途中消除疲勞的方法
45不要積壓交通費用的清算
46外出時、出差時的發票管理
47坐在通勤電車上輕松讀報
48將包內物品整理整齊隨身攜帶
49用iPhone和iPad可以隨身攜帶的東西
第6章讓溝通交流順暢起來的文具活用技巧
50讓心動搖的留言傳達技巧
51讓對方干勁十足的資料轉達技巧
52靈活運用郵票
53活用名片留下深刻印像
54通過名片夾展現不同之處
55適用的名片管理方法
56制作全世界僅有一件的原創物品

假如你是領著薪水工作的上班族，那就是專業人士啦。
就像西雅圖水手隊的鈴木一郎、遊泳健將北島康介等運動員
一樣，專長於某一領域。
那你知道專業的運動員們對“工具”都是非常講究的嗎？
專業的棒球選手、足球運動員們從來都不會穿和別人一
樣的釘子鞋。鈴木一郎在打棒球時也沒有使用棒球俱樂部提
供的球棒和手套。
然而，我們平時使用的工具是不是都以公司提供的物
品為主呢？
如果你認為自己足夠專業的話，那麼請一定要對工作工
具講究起來。你應該仔細挑選工作所需的每一件工具，並且
好好研究一下使用方法。
棒球的專業人士都會挑選適合自己的球棒，然後擺出適
合的姿勢。隨隨便便、馬馬虎虎的人，不能稱為專業人士。
那麼，你們身邊的工具都是些什麼樣的呢？ 你們有沒有按照自己的意願來挑選工具並好好研究呢？
北島選手傾心於新式泳衣，眾所周知，他正是穿著新式
泳衣刷新了自我最高紀錄。新的工具會帶來新的可能。
這個道理並不僅僅適用於運動員們。
在工作中也是一樣的。新的工具會帶來新的可能。如果
你使用新的工具，處理工作的速度就會有所提高。
北島選手穿著新泳衣，提高了他的遊泳速度。
在工作中，有的工具可以幫助你提高效率，有的工具會
讓你與他人的溝通交流變得順利暢通，還有的工具會調動你
的工作熱情。
比方說，如今大家都在使用手機，通過它我們獲取信息
的效率得到大幅提高。
應該沒有人不知道手機，但是，還是有很多工具是大家
不知道的。
如果能學會使用那些原本不知道的工具的話，工作效果
肯定會比現在更好吧。即使是我們都已經很熟悉的工具，如
果能學會如何充分利用，也能收到更好的效果。
長期以來，我一直都執著於對工作工具的講究。
我不斷尋找那些可以提高工作效率的、更適合自己的工作類型的工具，並不斷加以充分利用。另外，我也嘗試了很
多會帶來新可能的工具，例如數字工具和模擬工具等。
就像北島選手執著於新泳衣，一郎選手執著於球棒一
樣，專業運動員們通過對工具的自如運用收獲了出色的成績。
對商業人士來說也是一樣的。大家通過有效利用工具發
掘出更多的可能，收獲更好的成果。
本書為大家介紹如何使用各種對工作有幫助的工具。
工具可以分為模擬工具和數字工具兩種，在這裡主要為
大家介紹的是文具的使用方法，文具是屬於模擬工具的。
這不是一本僅僅羅列出大家感興趣的工具的目錄集。而
是要將文具當作一種工作工具，並有意識地加以“充分利用”。
而且，我們並不建議你完全照搬書中的方法，而是希望
你能在參考之後挑選出適合自己的工具。
另外，我們要清楚認識到，即使是那些近在我們身邊、
卻沒有意識到的工具，隻要能好好研究其使用方法，或者是
和其他工具組合起來使用的話，也能發揮出的新的作用。如
果能給我們帶來靈感，創造出新的使用方法的話，那就更好
不過了。
在本書中，我們會反復解析以下兩個方面的思維方式。·使用“什麼樣的”工具？（新的工具）
·“如何”使用工具？（工具的新功能）
第一個問題是“新工具的可能性”。
如果使用新的工具，工作的速度和完成情況也會發生
變化。
隻要你將視線轉向新工具的可能性，你就可以期待出現
更多成果。
因此，我們要好好考慮在什麼樣的情況下使用什麼樣的
工具。
另一個問題是“工具的功能”。
每一樣工具都有其功能。雖然剪刀的功能是“剪紙”，
但是在做剪報時，是把剪刀用來“從雜志上截取信息”。
如此想來，除了剪刀之外，應該還有其他工具可以用來
“從雜志上截取信息”。
最近，我經常使用的是數碼相機。
將雜志上的插圖、有用的部分拍攝下來，“將信息從雜
志上截取下來”，保存到個人電腦上。這樣一來，就不需要
再用膠水粘貼了。
為了能發揮出每種工具的不同作用，一定要挑選出最具序 言5
效果的工具。
從雜志上截取信息時，如果數碼相機比剪刀更有效果的
話，那麼使用數碼相機就能不必要的勞力。
一個工具是具有多種功能的。以數碼相機為例，除了
“拍攝人或風景”這一功能之外，近來還新增了充當“掃描
儀”的功能，將文字和文件等做成數碼數據保存下來。
此外，原本在刷漆時需要覆蓋不必刷漆的部分以避免弄
髒，結束之後再拆除。這是遮蔽膠帶所具有的功能。最近，
各種漂亮圖案的膠布都紛紛登場，膠布也出現了新用法，刷
完漆之後不拆除也沒關繫。
這樣的膠布已經不僅僅是用來封口的工具了，它還具
有各種不同的活用方法，比如它可以用來做剪報時使用的膠
布，還可以用來做文件夾和筆記本的標簽，甚至可以在彎折
之後用來做便箋，還可以做無需用筆的標記等等。
除此之外，還有很多各種各樣的方法可以擴展各種道
具的功能。比方說，將各種具備不同功能的道具進行組合之
後再利用的“組合法”、在原有功能的基礎上增加新功能的
“定制定做法”、配合自己的做法創新制作的“自制法”
等等。在使用工具時，“使用什麼”很重要，與此同時“如何
使用”也很重要。
發現新的工具，會帶來之前從未發現的可能性。而且通
過最大限度地發揮工具的作用，會讓你身邊那些不起眼的工
具搖身一變，成為非常方便好用的工具，讓你收獲出色的工
作成果。組合使用，效果更佳。
當然，我們也不能忽視最初的樂趣——通過善用工具讓
工作變得愉快起來。
挑選工具，研究使用方法，然後享受使用的過程。
希望讀者朋友們能參考我所介紹的文具使用技巧，並找
到屬於自己的獨特用法。
針對商品上所標的標記，在卷末的“咨詢列表”部分統一
回答。

01文件夾整理技巧?讓文件不再堆積如山
文件夾是整理文件時不可缺少的工具。商務文件一般都是A4大小的，所以有很多人都使用A4文件夾來整理保存。雖然文件夾是大家都非常熟悉的工具，但是我們卻會常常弄錯它的用法。因此，首先為大家介紹文件夾的使用方法。
一般情況下，我們使用文件夾是為了整理資料，不讓信息擺放得零亂無章，或是為了妥善保存重要文件，避免出現折角情況。這樣的業務流程往往容易引起工作上的不便。
為了避免帶來工作上的不便，在使用文件夾整理文件時，應該按照“不同項目”、“不同案件”分開整理。為A項目準備A文件夾，為B項目準備B文件夾。技巧就在於：絕對不要將不同項目的資料放入同一個文件夾之內。
應該有不少人都試過以上所說的方法吧。實際上，絕大多數的人都會遇到這樣的情況：文件夾不斷分類，數量不斷增多，漸漸堆積成山，最終導致工作無法順利展開。也許連文件自身都在呼喊著“要這樣堆到什麼時候”。
信息不是用來儲存（保管）的，而是應該讓它流動起來（處理）。隻有靈活利用了，信息纔有價值，僅僅整理是毫無意義的。正因為使用文件夾能妥善地保存文件，本來應該流動利用的文件往往會在不知不覺中被儲存了起來，這是我們必須要注意的地方。
一般來說，有以下兩種方法：根據“待處理”、“已處理”、“保管”等工作階段區分文件的分類方法和按日期區分的時間繫列保管方法。但是，對一般人來說，采取這兩種方法非但不能充分利用信息，反而會導致文件不斷堆積。
在此，我們建議大家考慮“流動文件夾”。這是一種根據自己能處理的工作量來決定文件夾數量的方法。
以我自己為例來說，我都是將能流動管理的文件的數量設定為10個。因此，當前工作所用的文件夾也就隻有10個。
有新文件（工作）出現的時候，如果不處理好已有文件夾的工作的話，就不能將新工作加入文件夾之內。這樣一來就變成文件夾的數量決定自己可以處理的工作量。
比方說，假設現在已有10個文件，又新增了第11個文件，這時你就需要決定優先處理哪個，哪個文件暫緩，“不作處理”。若是都決定延緩或是保留的話，文件夾就會不斷增多，信息也隻會不斷堆積儲存，工作得不到有效處理，最終變得雜亂無章。
如果要將文件嚴密分類的話，必定會出現界限不明確的文件。若是設定詳細的規則，就隻會變得越來越麻煩，直到無法繼續下去。為了避免出現這樣的情況，一開始就設定好能流動處理的數量，之後再根據情況進行調節，盡量不要超出這個數，這樣的方法既簡單又實用。
假如已經堆積了八、九個文件，你就會開始著急，如果不趕快處理的話，就無法著手新的工作。這樣一來，工作效率也會自然而然地提高。也就是說，比起費時間分類、整理工作和文件，還不如集中處理眼前的工作。
若是保存文件的話，不管有多少個文件夾都沒關繫。不過若是處理文件的話，絕對不能讓流動文件夾的數量超過自己能處理的工作量。要設定幾個流動文件夾是你必須好好考慮的問題。
一般來說，什麼類型的文件夾都可以拿來使用。不過，對於需要與大量的紙質資料打交道的人來說，選擇“超硬文件夾（帶插袋）”作為流動文件夾十分方便，因為這種文件夾插袋比較大，而且結實耐用。
如果是一般的文件夾的話，不僅容納的紙張有限，勉強塞進去的話，接口處還會漸漸裂開。然而，換成超硬文件夾的話，附帶有10釐米左右的插袋，整理彙總的文件也能放得進去。不過，雖然一個文件夾能收納大量的資料，但是不要忘記快速處理文件的訣竅在於絕不將不同工作混雜在一起。
再重復一次，清楚意識收入文件夾中的文件是要流動利用還是要堆積儲存，是非常關鍵的。千萬不要被文件夾可以用來收集保存的表像蒙蔽了。
在不經意之間，文件夾常常被用於保管儲存資料，數量不斷增多。為了避免發生這樣的情況，最好有意識地將儲存和流動利用分開。流動利用的情況下，就使用“流動文件夾”來限定數量，從而避免發生工作停滯的情況。
02使用文件夾完成工管理
在工作管理上，文件夾是我們最熟悉而且很便宜的工具，對每一個人來說都不陌生。因此，在這裡為大家介紹幾種靈活使用文件夾的小技巧。
設定文件夾的數量，以項目為單位進行管理的時候，若是能貼上臨時標簽就十分方便了。反正是流動使用的文件，活用手邊的便箋條充當標簽就可以了。拿起隨處可見的“便利貼”就可以體驗一下了。
要點在於，不要將便箋條直接貼到文件夾封面上，而是要貼到文件夾的內側。在便箋條的背面，即邊緣處粘著膠的那一面上寫字，再貼到文件夾的內側。這樣的話，即使有幾個文件夾疊放在一起，或是放在包裡，便箋條也不會因為摩擦而受損或者脫落。
如果使用的不是普通的便箋條，而是“藏點標簽”之類可以當做標簽來粘貼的便箋的話，由於整個背面都塗著膠，所以也可以直接貼在文件夾上面。這樣的話，即使貼著標簽直接塞入包中，也不會因為和文件之間的摩擦而脫落。
如果你經常有一些繁雜的任務，可以列出一個待處理任務的列表。不過，還有一個更簡單的辦法，那就是將需要做的事情寫在便箋條上。這時的便箋不要貼在文件的紙張上，而是貼在按照不同項目整理出來的文件夾上。
這樣做的話，文件所需要的資料和需要處理的任務就實化，通過文件夾就可以輕松完成對整個工作情況的管理。由於資料和需要處理的任務實現了一體化，即使隨身攜帶也不會出現資料散失的情況，而且對於現在應該做什麼也是一目了然。
再給大家介紹一個小絕技，在和客戶洽談時，還可以將文件夾拿來充當白板使用。如果使用“簡易白板記號筆”在文件夾上寫字的話，用手指或者面巾紙就能輕松擦掉。
開自由討論會議時，我們會借助圖表來向大家解釋說明。這種情況下，也許你不想打開自己的筆記本來寫，也不好意思請對方來寫。但是如果你是寫在文件夾上的話，不管寫了多少都能輕松擦掉，你就可以毫無拘束地傳達自己的想法了。
不同的文件夾管理不同項目的資料，而且必要的任務和構思思路也以書寫在便箋上的形式與之融為一體。與客戶洽談時，還可以用來充當白板。是的，隻需要攜帶一個文件夾，你就可以將它靈活運用於各種用途。對我來說，文件夾是充滿潛力的、必不可少的工具。
03“招牌”標簽
為了能迅速地找出需要用的文件，最好在資料上貼標簽，提高與信息之間的連接性。這與“招牌”的效果是一樣的。為了到達想要去的地方，與其毫無方向地往前走，不如以那些指示位置的指示牌為標記。這樣應該能更快到達目的地。
按照自己能懂的方式給文件標簽起標題。使用文件夾的時候，起的標題最好能讓人立刻了解資料的內容，比方說“新商品的開發項目”、“A案的業務資料”等等。在前面一節中已經為大家介紹了便利貼和藏點標簽的用法。在這裡再為大家推薦一個好用的工具，那就是“便利貼標簽索引”。
這是一種用薄膜材料制作而成的便利貼標簽，其最大的優勢在於可以輕松簡單地粘貼、撕除。有很多人都在頻繁地循環利用文件夾，因此文件夾的臨時保存功能很強。這樣一來，即使給文件夾貼上了標簽，也很少會一直保存下去。
在這樣的情況下，能輕松簡單地粘貼、撕除的標簽就會成為非常方便好用的工具。
另一方面，大多數公司都應該能找到“索引標簽”。這樣的標簽是要完全粘貼到文件夾上去的，所以適合用來做儲存資料用的標簽。文件夾有兩個用途，分別是以流動處理為目的的臨時保管以及長久保存。標簽也可以按照不同用途加以不同運用。
如果面積太小，手寫不出整齊的文字的話，可以利用米其邦提供的“標簽伙伴”免費服務。通過這個服務可以輕松印刷出原創標簽。隻要下載安裝一下軟件，就能制作出印刷優良的標簽。
另外，在使用標簽充當索引時，為了能迅速找到需要的資料，很多人都是把標簽露在文件外面的。但是，這樣的貼法偶爾也會帶來麻煩。如果將資料放在包裡的話，標簽就會彎折損壞，甚至會在你沒注意到的時候脫落不見。
如果這樣貼的目的是為了提高可視性，那麼也不是一定要將標簽露在資料外面。
關於將標簽貼在文件夾的什麼位置的問題，隻要你根據自己的工作類型下點功夫應該就能找到答案。
如果你習慣用右手手指來翻頁的話，可以將索引貼在文件夾的右側。如果你不習慣裝訂合訂本，而是喜歡直接橫列著使用的話，將標簽貼在文件夾的底部位置應該會一目了然。
如果你習慣一邊用手摸著一邊找的話，推薦你使用標簽工具“DYMO”，因為這種工具可以產生凹凸感。由於DYMO不與日語相對應，所以必須使用字母或者數字來進行分類、貼標簽，這也是DYMO的不足所在。不過，能在膠帶上模壓出文字和數字的感覺很好玩，從而也會讓貼標簽的工作愉快起來。另外，與必不可少的標簽工具“貼普樂”相比，DYMO還具有不一樣的功能。
貼標簽的做法可以運用到各種各樣的場合。不過也有一些物品是很難貼上標簽的，例如活頁筆記本的背面。但是，還是有辦法可以將標簽貼上去的。隻要使用一種能將標簽掛在活頁環上的標簽工具“活頁環索引”，就可以將標簽弄上去了。
成為“招牌”的標簽是需要反復查看的，所以隻要認真仔細地下功夫研究，就能提高與資料的連接性。雖然在制作標簽的時候會耗費多一點時間，隻要能提高整體工作的效率，最後是會得到回報的。請一定要學會制作招牌的本領哦。