時間管理與效率提升的新認知
關蘇哲
新關點創始人
偉事達總裁教練
在日常的工作生活中,你是否經常遇到這些問題:信心滿滿的在一周內制定了許多目標,並確信自己能完成,但一周後發現隻完成了不到30%;被要求同時啟動兩個項目,結果顧此失彼,沒有一個令你滿意;制訂下個季度的幾項重點工作,卻因為覺得每項工作都重要越寫越多,難以突出重點。
你會發現自己總是無法按計劃完成工作。事實上,人們往往會高估自己完成工作的時間。而沒有按時完成工作時,我們會覺得是自己有拖延癥。我有個私人董事會企業家會員,他認為自己的問題就是拖延癥,用教練行業的術語說,也叫缺乏行動領導力。當時,我嘗試從心理學角度,用教練行業的一些認知和他溝通如何克服拖延癥。我們還借助每次會議後制定的行動擔責表,由我或其他企業家會員來監督他在表上承諾事項的行動。
然而,當我看完《死線效應》這本書後,我得到了新的啟發:對我們這些平時工作“很忙”的人來說,我們不僅僅需要克服拖延癥,還需要一種方法來幫我們有效的管理時間,確保工作如期完成。如果你總是不能按時完成工作,並因此影響到個人發展,那這本書可謂是及時雨。你可以一口氣看完它,因為書中的內容故事性很強,而故事背後的方法又簡單、有趣且實用。作者克裡斯托弗·考克斯做了不少有趣的研究,他會告訴你確保工作如期完成的 7 個方法。這些方法簡單獨特,無須改變人們的心態,隻需要為工作任務設置截止日。將截止日設置得越早,按時完成工作的概率就越高。
“截止日” 這個詞來自出版業,初是指印刷機上的一條線,這條線叫截止線,或者叫死線,一旦超過這條線,就無法印出字了。設置截止日能夠帶來高效的行為,不過你知道嗎,這種做法也有負面效果。因為隻要你設置了截止日,往往容易直到後時刻纔開始著手準備,這樣工作反而容易被延遲,這跟我們小時候考試前纔臨時抱佛腳復習有點類似,那這種現像被稱為“死線效應”。
對於那些職場上工作負擔過重的管理者來說,對截止日失去了掌控是死線效應糟糕的一種表現形式。或許終你完成了工作,但過程卻很痛苦,不僅你對自己提交的工作質量不滿意,而且後一分鐘提交的方案,往往也很難和同事們達成共識。
那如何為重要緊急的事情設置截止日,同時又能降低後時刻完成工作帶來的負面影響呢?在這裡,我為你分享幾個我的感悟。
一、把截止日分解為一個個更短的截止日,為接下來的工作留出更多餘地。
多年前,我曾負責過一個知名互聯網公司的營銷工作,當時團隊成員策劃了一個會員購物滿百送 優惠券的促銷活動,優惠券的使用期限是 90 天。我發現後提出了優惠券使用時間太長,可以圍繞另外一批會員重新發放使用期限僅為 21 天的優惠券,而且可以再試試更短的使用期限,比如 3 天內購買滿百減 的促銷活動。結果終數據顯示:90 天滿百減 20 的優惠券兌換率僅為 5%,21 天滿百減 20 的優惠券兌換率為12%,而設置更短截止日的3天內購買滿百減10的活動,兌換率卻高達 15%。
你可以在此書中發現很多類似案例。作者認為拖延癥的心理機制比較容易理解:時間越長,我們越傾向於低估未來的收益。這一心理過程被稱為“雙曲貼現”( hyperbolic discounting)。對不少人而言,通過努力完成一個項目獲得的未來滿足感,比不上立即可以獲得的獎勵讓人興奮。
人們容易陷入時間範圍決策陷阱。研究表明,願意今天就得到1,還是明天得到 102&nb,很多人會選擇前者,因為大部分人都是短期思維者,做決策時急功近利,這個傾向通常被稱為現實偏差, 所以,更短的截止日反而會促進任務如期完成。
二、設置中間截止日,先完成一個個小目標。
在《哈佛商業評論》 的一篇文章中,學者特雷莎· 阿馬比爾(Teresa Amabile)和史蒂文· J. 克雷默(Steven J.Kramer)探討了團隊在執行項目過程中實現他們所謂的“小目標” 的心理學效應。他們寫道:“當我們想到進步時,通常想到的是實現長期目標或者獲得重大突破時有多麼興奮。 實現這些大目標固然很好, 但概率也相對較低。好消息是,即便是實現小目標也能極大地提升工作滿意度。
換個中國讀者更容易懂的案例,2016 年 8 月底,王健林在接受陳魯豫采訪時說:先定一個小目標,比如我先掙一個億。“一個億的小目標”豪言一出,網友紛紛調侃、曬“小目標”。關於小目標,作者的一個建議是設置檢查點,確保每個節點都按時完成。而設置中間截止日,完成一個個小目標,是獲得好成績的有效方法之一。
不積跬步,無以至千裡,不要讓追求完美阻礙我們做決策。創業者必看的《精益創業》中談到過 MVP(小可行性產品)這個概念,就是創業者要盡快實現產品可用的功能,然後通過不斷迭代來完善產品服務。這個概念,也是《從優秀到卓越》作者吉姆·柯林斯說的:先發射子彈,再發射炮彈,任何大目標,其實都是由一個個裡程碑的小目標組成。
三、克服規劃謬誤,不斷修正時間表。
誠如作者所說,我們大多數人都是樂觀主義者,我們傾向於低估完成工作要花費的時間。同樣,如果一個項目有預算,我們也會低估它終耗費的金錢。著名的案例可能要屬悉尼歌劇院的修建。它於1957 年開始規劃,預期在 1963 年完成,預算 700。 然而,直到 1973 年歌劇院纔完工,並且即使特色的設計部分被縮減,終的修建成本仍然高達 1.02。類似的例子不勝枚舉,曾經有一項全球性研究考察了 258 個交通基礎設施,其結果表明,其中 86% 都超過了初預算。
阿莫斯· 特沃斯基和丹尼爾·卡尼曼曾在一篇論文中把這種過於樂觀的傾向稱為“規劃謬誤”(planning fallacy),即對於按時完成項目和經費預估持樂觀的態度,從而忽略了任何可能會修正時間表的信息。我們平日做決策的時候,過度自信算是著名的決策陷阱之一。所謂過度自信,除了高估自己能力之外,人們也會對未來過於樂觀。過度樂觀主要有兩種表現形式,其一是對於未來無法控制的事件,人們往往給出非常樂觀的預測,其二就是規劃謬誤。
我們制訂工作計劃時,不一定能想到導致失敗或延期的所有原因。我們忽略了一個事實:成功需要很多有利條件相互配合,而一個小差錯就可能會使一切偏離軌道。有一個方法可以幫助克服或減緩規劃謬誤,就是使用問題界定中的一個關鍵提問:過去類似項目,我們或他人實際所需的時間和預算是多少,過去是否也曾出現過延期或超支問題,然後根據過去,不斷修正項目完成時間表。對於未來,根據過去的經驗能做出好的預測。並不是所有任務延期都和拖延癥或追求完美有關,《死線效應》這本書的 7 個方法,對那些無法按時保證質量完成工作的人會有所幫助,讓你對時間管理和效率提升有新的認知。